1. Bạn biết biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản về việc giao nhận nguồn hàng hóa là mẫu văn bản được lập ra để ghi chép, xác nhận lại quá trình giao hàng hóa. Qua đó nó giúp các bên xác nhận rõ ràng về thời gian, số lượng của việc giao nhận có đúng với sự thỏa thuận ban đầu hay không. Cụ thể hơn, giấy tờ này là sự kết nối giữa các bên liên quan, gồm bên giao hàng hóa và bên nhận hàng hóa được giao. Các nội dung ghi bên trong đó đã được thống nhất và đồng ý xác lập của cả đôi bên.

Mẫu giấy tờ này không thể thiếu vì nó có giá trị quan trọng trong trường hợp phát sinh những tranh chấp. Vậy cụ thể vai trò đó được biên bản giao - nhận hàng hóa thể hiện như thế nào? Tìm hiểu câu trả lời để bạn ý thức sâu sắc hơn nữa về việc chuẩn bị mẫu văn bản này nhé.

Xem thêm: Mẫu biên bản hủy hàng hóa hỏng và những thông tin xoay quanh

2. Vai trò quan trọng của biên bản giao nhận hàng hóa thể hiện như thế nào?

Bạn biết đấy trong kinh doanh không tránh khỏi việc có những tranh chấp phát sinh đối với các giao kết, thỏa thuận nếu như không có bất cứ bằng chứng, cơ sở nào ghi chép lại sự thỏa thuận ban đầu. Nếu như việc giao nhận hàng hóa không có biên bản ghi chép, thể hiện lại toàn bộ các giá trị đã thống nhất thì cũng có nguy cơ xảy ra những điều không mong muốn đó.

Vậy thì để cho sự hợp tác giữa bên giao hàng và phía nhận hàng không rơi vào những rủi ro đó thì các bên đều phải sử dụng biểu mẫu là biên bản giao nhận hàng hóa một cách thường xuyên và trong mọi giao dịch. Nó sẽ trở thành một căn cứ, trình bày lại toàn bộ sự thỏa thuận đã đưa ra, ngay cả khi đó chỉ là sự thỏa thuận bằng miệng hay đã ký kết hợp đồng.

Với giá trị quan trọng đó thì nhất định bất cứ ai kinh doanh cũng không thể bỏ qua việc sử dụng giấy tờ này nhé. Tìm hiểu nhiều hơn các giá trị của biên bản giao nhận hàng hóa để việc sử dụng có hiệu quả hơn là điều vieclam123.vn sẽ giúp bạn ngay lúc này.

3. Nội dung và cách trình bày mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

3.1. Nội dung biên bản giao - nhận hàng hóa

Pháp luật hiện hành không đưa ra bất kỳ quy định nào áp dụng cho mẫu biên bản này. Chủ yếu người cần dùng sẽ dựa trên nhu cầu sử dụng, mục đích để tự soạn ra biểu mẫu văn bản đáp ứng. Nhưng đương nhiên nó vẫn phải giữ được đúng bản chất và thể thức là một biên bản về nội dung giao nhận hàng hóa, do đó nội dung không thể thiếu và cũng là nội dung chính bên trong bạn cần đảm bảo được bao gồm:

- Thông tin cụ thể của các bên tham gia trong hoạt động giao nhận hàng hóa và được ghi chép lại trong biên bản giao nhận. Đó sẽ là bên bán, bên nhận, thậm chí còn có cả bên giao. Tuy nhiên bên giao còn tùy vào trường hợp đơn vị có thuê bên giao vận chuyển hay là tự mình đem hàng tới mới xác định.

- Thời gian giao hàng

- Nội dung của hàng hóa được giao: ghi chép về tên sản phẩm, chủng loại, số lượng giao, đơn giá,...

- Chữ ký và con dấu xác nhận của các bên tham gia.

Với những nội dung cơ bản này, bạn có thể trình bày chúng theo hướng dẫn tiếp theo bên dưới.

Xem thêm: [DOWNLOAD] Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ mới nhất hiện nay

3.2. Hướng dẫn cách viết biên bản giao nhận hàng hóa

Trước tiên, bạn hãy đảm bảo cho mẫu biên bản này được trình bày chuẩn theo form mẫu văn bản hành chính. Ở góc bên trái, trên cùng là vị trí ghi tên của công ty bạn, phía bên phải trên cùng sẽ ghi Quốc hiệu - Tiêu ngữ. Phía dưới của phần tên doanh nghiệp và quốc hiệu tiêu ngữ sẽ ghi nội dung biên bản về vấn đề gì, thời gian, địa điểm tạo lập biên bản. Đây là chuẩn form văn bản hành chính mà dù không làm biên bản này bạn vẫn phải trình bày đối với các mẫu giấy tờ hành chính khác.

Sau khi đã đảm bảo được một cách quy chuẩn hình thức trên là đến phần ghi tên của Biên bản. Dòng chữ thể hiện tên biên bản được viết bằng chữ in hoa có dấu và căn đều ngay chính giữa như sau:

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA

Phía dưới đừng quên đưa rõ nguồn bạn lấy làm căn cứ để lập biên bản, chẳng hạn như căn cứ vào bản hợp đồng mua hàng, dựa vào đơn hàng hay dựa trên các thỏa thuận,... Ghi nội dung đầy đủ về yếu tố thời gian lập biên bản và thời gian giao nhận nguồn hàng hóa.

Các thông tin bao gồm thông tin hàng được giao nhận sẽ ghi thật chi tiết để cả hai nhận được cơ sở xác đáng, các thỏa thuận rõ ràng đã được thông qua đều được trình bày đầy đủ trong biên bản nên hoàn toàn có thể yên tâm ký xác nhận và hoàn thiện thủ tục giao - nhận hàng. Bên cạnh đó, thông tin của những cá nhân giao và nhận hàng cũng rất quan trọng vì họ sẽ là những người xác nhận trong biên bản, chịu trách nhiệm với sự xác nhận của mình và nếu có phát sinh vấn đề về việc giao - nhận thì lúc này đơn vị sẽ liên hệ đến họ để giải quyết vấn đề.

Đến đây có thể kết thúc biên bản, các bên liên quan sẽ thực hiện ký xác nhận và kèm theo đóng dấu để mẫu biên bản có tính pháp lý.

Nếu đã nắm được cách lập biên bản thì bạn hãy tải mẫu dưới đây về máy và thực hành ngay thôi, hoặc sử dụng biểu mẫu khi cần lập biên bản giao nhận hàng hóa theo yêu cầu từ đơn vị nhé.

MẪU BIÊN BẢN GIAO - NHẬN HÀNG HÓA.doc

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA.docx

4. Những lưu ý cần thiết khi lập mẫu biên bản về giao nhận hàng hóa

Việc nắm bắt cách xây dựng mẫu biên bản như nêu ở trên là các thao tác cơ bản, nhưng nếu bạn chưa cập nhật thêm thông tin lưu ý thì trong quá trình bắt tay và thực tế cũng sẽ không tránh khỏi những băn khoăn phát sinh. Vậy để biên bản trở nên chính xác và có tính hiệu lực, đủ điều kiện trở thành một căn cứ pháp lý tránh các tranh chấp về sau thì hãy lưu ý một vài điều sau đây:

- Thông tin của các bên liên quan cần nêu trong biên bản một cách chính xác và đầy đủ. Tuyệt đối không viết nhầm lẫn vì đó chính là diều dễ gây ra lỗ hổng khi có tranh chấp xảy ra. Không phải tự nhiên chúng ta có thể tạo lập mẫu giấy tờ này, điều kiện để lập chính là phải có một cơ sở khác làm tiền đề tiên quyết, chẳng hạn như Hợp đồng, Đơn đặt hàng, sự thỏa thuận giao kèo,...

Sau khi đã lập xong biên bản, các bên xem lại nội dung một cách cẩn thận và phải ký xác nhận vào giấy tờ. Chữ ký hay con dấu chính là yếu tố xác nhận rằng các bên đã đồng tình với mọi nội dung được trình bày trong biên bản. Sẽ có ít nhất 2 biên bản được lập ra để mỗi bên có thể giữ một bản làm căn cứ.

Nhìn chung, với nội dung trên, bạn đã có được những kiến thức quan trọng về việc lập mẫu biên bản giao nhận hàng hóa. Rất mong rằng bài viết sẽ trở thành nguồn tư liệu cần thiết và kịp thời trong trường hợp của bạn.