1. Mục đích của việc lập bảng kế toán công nợ bằng Excel

Khi tiến hành giao dịch giữa công ty và khách hàng hay các đối tác sẽ phát sinh ra công nợ. 

Nhất là đối với các doanh nghiệp thường xuyên tham gia vào quá trình xuất - nhập hàng hóa. Nguồn tiền từ đó sẽ được chuyển giao theo nhiều đợt khác nhau (trước khi giao dịch, trong khi giao dịch và sau khi giao dịch).

Để đảm bảo được việc có thể kiểm soát tốt tình hình của biến động công nợ trong công ty với các đối tác, khách hàng trong một kỳ thì doanh nghiệp đó cần phải lập bảng kế toán công nợ bằng Excel. 

Thông qua việc lập bảng Excel, doanh nghiệp có thể đưa ra được các phương án giải quyết công nợ. Các phương án đó có thể là: thời hạn thanh toán nợ, giải ngân để thanh toán cho đối tác hay liên hệ với các khách hàng khi tới kỳ hạn thanh toán. Việc này sẽ để cho họ chi trả đúng với thời gian quy định.

Bộ phận kế toán hay với lãnh đạo công ty cũng có được thêm căn cứ về số công nợ cần phải thu đối với mỗi khách hàng. Qua đó sẽ thực hiện việc lên kế hoạch và thông báo chi tiết về các khoản và mức chiết khấu hay thời gian phải nộp. 

Tùy vào lĩnh vực hoạt động của mỗi công ty, doanh nghiệp mà bảng kế toán công nợ trên Excel có thể được lập theo nhiều hình thức. Ngoài ra còn phụ thuộc vào mong muốn của lãnh đạo hoặc chính bản thân kế toán. Dựa vào đó có thể phân loại về bảng kế toán công nợ như sau: bảng tổng hợp công nợ khách hàng, bảng chi tiết công nợ từng khách hàng, bảng tổng hợp công nợ trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Kế toán kho trên excel là gì? Cách quản lý file ecxel hỗ trợ công việc

2. Cách lập bảng kế toán công nợ Excel chuẩn

Cùng vieclam123 tìm hiểu nội dung trong bảng kế toán công nợ bằng Excel (công nợ phải thu và công nợ phải trả) bao gồm những nội dung sau:

- Danh mục liên quan đến khách hàng hoặc nhà cung cấp. Bao gồm các thông tin liên quan đến khách hàng hay nhà cung cấp như: Họ tên, địa chỉ, số liệu khi sử dụng phần mềm, mã số khách hàng hay nhà cung cấp, số điện thoại của họ,…

- Mẫu báo cáo chi tiết khi trình bày nội dung về công nợ chi tiết đối với từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp.

- Báo cáo tổng hợp số liệu công nợ phải trả, các thông tin cần có sẽ bao gồm: STT, các nội về sản phẩm của khách hàng hoặc nhà cung cấp. Bao gồm các thông tin về (tên gọi, mã số hàng hóa, cột để phân loại khách hàng và nhà cung cấp), các thông tin về dữ liệu công nợ phải trả (phải trả khi bắt đầu, phải trả vào đầu kỳ, phải trả khi tăng - giảm, phải trả vào cuối kỳ,…)

2.1. Bảng tổng hợp số công nợ

Trong bảng tổng hợp số công nợ sẽ cần có các nội dung như: STT, tên khách hàng/ nhà cung cấp, mã khách hàng/ nhà cung cấp, phân loại các đối tượng, số tiền phải thu, số tiền phải trả, thông tin về địa chỉ, số điện thoại và các thông tin khác.

Đối với các cột ở hàng ngang sẽ cần các thông tin của các khách hàng/ nhà cung cấp có công nợ với doanh nghiệp. Những số liệu liên quan đến công nợ phải được đảm bảo rõ ràng và chính xác.

Đối với việc lập bảng kế toán công nợ bằng Excel này, người quản lý có thể có cái nhìn tổng quan về các thông tin công nợ đối với doanh nghiệp. Với các khoản phải trả, các khoản cần phải thu. Trong bảng sẽ đưa ra số liệu về khoản tiền còn lại sau khi đã thanh toán và thu hồi công nợ. Bảng tổng hợp này được dùng trong nội bộ doanh nghiệp.

2.2. Bảng chi tiết về công nợ khách hàng

Trong bảng chi tiết công nợ của từng khách hàng. Nó sẽ được sử dụng vào nhiệm vụ xuất hóa đơn cho khách hàng. Mỗi khách hàng sẽ có một hóa đơn riêng để dễ dàng theo dõi các thông tin. Đây là những thông tin cần thiết bao gồm: tên công ty, địa chỉ công ty, mã số thuế, tên của báo cáo, ngày/ tháng/ năm, mã số khách hàng, tên của khách hàng và địa chỉ liên hệ của khách hàng.

Ngoài ra sẽ có các thông tin trong cột Excel, bao gồm các thông tin: thời gian, các nội dung, phải trả tăng, phải trả giảm, số dư và ghi chú chi tiết về các thông tin liên quan. Nội dung ở hàng ngang sẽ là các số liệu về công nợ theo ngày giao dịch của công ty đối với khách hàng.

2.3. Bảng tổng hợp về công nợ phải trả của doanh nghiệp

Việc lập bảng kế toán công nợ bằng Excel sẽ bao gồm việc lập bảng tổng hợp về công nợ phải trả. Nó dùng trong nội bộ doanh nghiệp và dùng để thống kê tất cả các khoản mà doanh nghiệp đó cần phải thanh toán. Các nhà lãnh đạo hoặc với kế toán sẽ cần nắm các thông tin đó để lên kế hoạch, đồng thời chuẩn bị nguồn tiền thanh toán cho các nhà cung cấp.

Việc đảm bảo được hoạt động này sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể giữ vững được uy tín với các khách hàng khi thanh toán các khoản công nợ đúng hẹn. Nhờ đó mà mối quan hệ, hợp tác giữa doanh nghiệp và khách hàng có thể phát triển lâu dài, bền vững.

Xem thêm: Bật mí đến bạn mẹo học thực hành Kế toán thuế hiệu quả và chất lượng

3. Sử dụng hàm nào trong bảng kế toán công nợ Excel?

Để có thể lập bảng kế toán công nợ bằng Excel một cách đơn giản nhất thì bạn có thể sử dụng các hàm: 

Sử dụng hàm Vlookup và Sumif để tính toán số nợ đầu kỳ và số nợ phát sinh. 

Sử dụng hàm Min/ Max để so sánh hai hay nhiều giá trị công nợ có trong bảng. 

- Hàm Vlookup được sử dụng để dò tìm giá trị như sau:

= Vlookup (giá trị cần dò tìm; bảng giới hạn cần tìm; số thứ tự cột, giá trị logic)

Hàm được sử dụng khi mà bạn muốn dò tìm một khoản công nợ đối với những khách hàng hoặc nhà cung cấp trong một bảng thống kê với rất nhiều số liệu.

- Hàm Sumif sử dụng để tính tổng những giá trị có điều kiện:

= Sumif (dải ô muốn đánh giá, điều kiện, ô muốn tính tổng)

Hàm sẽ được sử dụng khi  bạn muốn tính tổng công nợ của một khách hàng, tính tổng công nợ phải trả, tổng công nợ phải thu (tính tổng có điều kiện). 

Hàm Sumif khác với hàm Sum ở chỗ đó là bạn có thể tính tổng các số liệu có điều kiện, được lọc tự động mà không cần nhấn vào từng giá trị cần thiết. 

- Sử dụng hàm Min/ Max để so sánh giá trị: 

=Min (các giá trị cần so sánh được cách với nhau bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy)

=Max (các giá trị cần so sánh cách nhau với nhau bằng dấu phẩy hoặc chấm phẩy)

Từ đó bạn có thể kéo dải ô cần phải so sánh vào các hàm để thao tác được nhanh chóng hơn. Đối với hàm trên sẽ áp dụng được cách so sánh đối tượng khách hàng có số lượng công nợ nhiều nhất,  khách hàng có số công nợ ít nhất.

Kế toán công nợ bằng Excel có vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình học và làm việc đối với mỗi một kế toán. Vì thế mà bạn cần phải nghiên cứu và trau dồi thêm các kiến thức về kế toán công nợ trong Excel. Nó sẽ là một công cụ đắc lực để hỗ trợ bạn thực hiện tốt công việc kế toán.

Trên đây là nội dung hướng dẫn bạn lập bảng kế toán công nợ bằng Excel. Hy vọng rằng nội dung trên sẽ có ích đối với những bạn đang trong quá trình học tập và trau dồi các kiến thức trong ngành kế toán.