JD là tên viết tắt của Job Description hay còn gọi là bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc này có vai trò và ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp, ứng viên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
MỤC LỤC
JD là viết tắt của Job Description có nghĩa là bản mô tả công việc. JD là bản đề mục mô tả chi tiết những công việc, quyền hạn, trách nhiệm cần phải làm cũng như lợi ích mà nhà tuyển dụng đưa ra cho ứng viên khi làm việc ở vị trí nhất định trong công ty, doanh nghiệp.
Một bản JD hoàn chỉnh cần đáp ứng những yêu cầu sau:
Giúp bộ phận nhân sự chọn lọc ra được những ứng viên phù hợp cho doanh nghiệp.
Mô tả chi tiết công việc giúp ứng viên xem xét năng lực, khả năng của bản thân có phù hợp với yêu cầu tuyển dụng hay không.
Giúp ứng viên hình dung ra công việc cần làm và những câu hỏi trong buổi phỏng vấn.
Giúp ứng viên xác định được vai trò, nhiệm vụ, vị trí của mình trong doanh nghiệp.
JD có vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng việc làm của doanh nghiệp cũng như tìm việc làm của ứng viên. Cụ thể vai trò của JD như sau:
Đối với doanh nghiệp, một bản JD cụ thể, rõ ràng, chi tiết được gửi đến nhân viên sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp cần phải có sự phân công công việc cho nhân viên ở những vị trí cụ thể, từ đó mới có thể có sự liên kết, mạch lạc, thống nhất trong bộ máy quản lý.
Doanh nghiệp, công ty có thể dựa trên bản mô tả công việc đã được trình bày sẵn để đánh giá ứng viên có thực sự phù hợp với vị trí công việc đó không. Cũng dựa vào JD mà doanh nghiệp có được lợi thế trong việc giải quyết những tranh chấp không đánh có nếu nhân viên có thắc mắc về trách nhiệm trong công việc.
Doanh nghiệp sẽ dựa trên JD để đánh giá kết quả công việc của nhân viên cũng như xây dựng hệ thống lương thưởng sao cho phù hợp với trách nhiệm trong công việc.
Mỗi người khi ứng tuyển vào một vị trí công việc thường sẽ xem xét JD để có cái nhìn tổng quát, hiểu được trách nhiệm trong công việc từ đó tự bản thân đánh giá xem mình có phù hợp với vị trí công việc không cũng như có thực sự mong muốn gắn bó với công việc hay không. Không có bản mô tả công việc cụ thể, các ứng viên sẽ khó hình dung được công việc mình sẽ làm từ đó có cái nhìn mơ hồ về doanh nghiệp, từ đó giảm thiểu sự tin cậy với tổ chức doanh nghiệp.
Để đảm bảo một JD đúng chuẩn, một JD cần phải có đầy đủ các thông tin sau:
Trước hết, bản JD cần phải nêu ra tên công ty, doanh nghiệp, vị trí đang tuyển dụng. Từ đó, ứng viên có thể tìm thông tin chung về doanh nghiệp qua nhiều nguồn khác nhau để có được cái nhìn tổng quát cũng như quy mô, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Bản JD cần phải có mô tả chi tiết về công việc cần phải hoàn thành của vị trí tuyển dụng, trách nhiệm trong công việc, KPI nếu có, để ứng viên có thể biết được cần phải làm gì.
Khi tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ có những yêu cầu cụ thể về ứng viên để có thể lọc được những ứng viên phù hợp nhất. Một số yêu cầu thường xuất hiện trong JD tuyển dụng như:
Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành…
Có [số năm] kinh nghiệm trong lĩnh vực….[lĩnh vực có liên quan đến vị trí đang tuyển dụng]
Có chứng chỉ ngoại ngữ, tiếng Anh, tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Trung…. ở cấp độ [cấp độ cụ thể] trở nên
Yêu cầu về thái độ, tinh thần, kỹ năng làm việc: thái độ ham học hỏi, cầu tiến, tinh thần làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình, sử dụng thành thạo tin học văn phòng, phần mềm Photoshop...
Tùy từng vị trí công việc mà nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những yêu cầu nhất định để tìm được ứng viên phù hợp. Có những vị trí nếu không có quá nhiều yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm thì sẽ đưa ra những yêu cầu về thái độ, trách nhiệm trong công việc.
Khi nhìn vào yêu cầu tuyển dụng, những bạn nào không đáp ứng đủ yêu cầu như mong đợi của nhà tuyển dụng sẽ tự động chuyển sang công việc khác. Nhà tuyển dụng cũng sẽ nhìn vào những yêu cầu này trước tiên khi chọn lọc ứng viên, trước khi đánh giá những yếu tố khác trong quá trình xem xét CV xin việc mẫu và phỏng vấn với từng ứng viên cụ thể.
Bên cạnh những trách nhiệm, yêu cầu trong công việc, một bản JD hoàn chỉnh sẽ phải mang đến cho ứng viên thông tin về chế độ đãi ngộ của công ty đối với vị trí tuyển dụng. Ứng viên cần biết được mình sẽ nhận được những gì khi cống hiến cho công ty và hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao. Chế độ đãi ngộ hợp lý sẽ khuyến khích ứng viên ứng tuyển và thu hút sự quan tâm của ứng viên hơn là những vị trí công việc có chế độ đãi ngộ không xứng đáng với công sức bỏ ra.
Thông thường, chế độ đãi ngộ sẽ phần nào phản ánh tầm quan trọng của vị trí công việc trong công ty. Trách nhiệm công việc càng cao, yêu cầu công việc càng nhiều thì chế độ đãi ngộ cũng sẽ tương xứng.
Một số chế độ đãi ngộ sẽ được nêu ra trong bản JD như:
Lương cứng
Hoa hồng( nếu có), thường tuần, tháng, quý, năm, thưởng tết và các dịp lễ đặc biệt(nếu có)
Chế độ bảo hiểm, thưởng thâm niên, chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ, du lịch hàng năm
Phụ cấp tiền ăn, tiền đi lại, phí hao tổn trang thiết bị (Đối với những công việc yêu cầu nhân viên mang những thiết bị cá nhân khi đi làm như laptop, máy tính bảng, điện thoại,...)
Chế độ đãi ngộ sẽ là một trong những yếu tố ứng viên thường xuyên đem ra để so sánh những vị trí công việc khác nhau ở những công ty, doanh nghiệp khác nhau. Bởi với cùng một trách nhiệm công việc như nhau, công ty nào có chế độ đãi ngộ nhân viên tốt hơn thì sẽ thu hút được ứng viên hơn.
Ở trong bản mô tả công việc, ứng viên cũng sẽ được cung cấp thông tin về thời gian tuyển dụng của công ty. Từ đó, ứng viên chủ động sắp xếp thời gian nộp hồ sơ, CV, hẹn lịch phỏng vấn hay ngày bắt đầu công việc.
Thêm vào đó, ở phần này, các thông tin liên hệ với doanh nghiệp như số điện thoại, địa chỉ email cũng được cung cấp cho ứng viên để ứng viên có thể tiện liên lạc và giải đáp thắc mắc một cách tốt nhất.
Một JD chuẩn, thu hút ứng viên sẽ đáp ứng được những tiêu chí sau:
Mô tả công việc phải đúng chuẩn với những công việc mà ứng viên sẽ làm trong quá trình đi làm. Nếu mô tả công việc một kiểu nhưng khi bắt đầu làm việc ở công ty, ứng viên lại phải làm một công việc khác hoàn toàn không đúng với những gì đã mô tả thì ứng viên sẽ nhanh chóng cảm thấy không hài lòng. Mỗi lượt ứng viên rời bỏ vị trí công việc vừa mới đảm nhận vì lý do này sẽ khiến cảm nhận của họ về danh tiếng công ty bị suy giảm.
Vì vậy, một JD đúng, chuẩn, thể hiện rõ nhiệm vụ, công việc, được trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng sẽ thu hút ứng viên hơn bao giờ hết.
Sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng phần nào cũng sẽ được thể hiện ngay trong JD gửi cho ứng viên ngay khi họ chưa trở thành thành viên chính thức của doanh nghiệp. Bản JD được trình bày rõ ràng, cụ thể, đúng ngữ pháp, không sai chính tả sẽ để lại ấn tượng tốt với ứng viên.
Trong JD, nhà tuyển dụng không những phải thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình mà còn cần phải thể hiện mong đợi tìm được ứng viên phù hợp, thể hiện qua những yêu cầu cụ thể, trách nhiệm và quyền hạn. Việc này sẽ giúp ứng viên nhận thấy doanh nghiệp thực sự cần những ứng viên như này để có thể đảm nhận được vị trí công việc họ đang tìm kiếm. Ứng viên sẽ có được định hướng rõ ràng từ đó mong muốn được hoàn thành tốt công việc trong tương lai.
Không có một khuôn mẫu nhất định nào trong việc trình bày JD hay sử dụng ngôn ngữ trong bản CV. Bởi vậy, bạn có thể sử dụng nhiều cách trình bày khác nhau, miễn sao đảm bảo cung cấp đủ thông tin đến ứng viên. Sự thay đổi trong màu sắc JD, cách trình bày, thông điệp truyền tải sẽ khiến doanh nghiệp trở nên khác biệt so với những đơn vị cùng ngành.
Để có được một bản JD chuyên nghiệp, thu hút với ứng viên, nhà tuyển dụng cần thực hiện hoàn chỉnh quy trình lập bản JD sau:
Người phụ trách công việc tuyển dụng của công ty, doanh nghiệp sẽ xem xét tuyển dụng những vị trí còn thiếu trong công ty. Từ đó, lên kế hoạch tổng quan về vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, yêu cầu với ứng viên…
Việc lập kế hoạch này đồng thời cũng được thực hiện bởi các nhà quản trị doanh nghiệp. Họ sẽ có vai trò xem xét bộ máy, cơ cấu hoạt động của công từ, từ đó thiết kế, sắp xếp lại cho phù hợp hệ thống nhân sự để đảm bảo vận hành ổn định trong thời gian lâu dài.
Doanh nghiệp cần phải có bản chiến lược cụ thể, biết được bộ phận cần hoàn thành những gì để đạt được mục tiêu chung, từ đó xây dựng công việc cho từng vị trí
Dựa trên định hướng chung trong doanh nghiệp, bộ phận tuyển dụng sẽ phải phác thảo những công việc cần hoàn thành của vị trí mới để có thể đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Khi đã biết được vị trí cần tuyển dụng và phác thảo bản mô tả công việc cụ thể, HR cần phải hoàn thành bước cuối cùng là chuẩn hóa JD. Bản JD sẽ phải có đầy đủ những thông tin đã nêu trên ở mục “Nội dung của JD” bao gồm giới thiệu về tổ chức, doanh nghiệp, mô tả trách nhiệm trong công việc, yêu cầu với ứng viên và chế độ đãi ngộ tương xứng.
Xây dựng JD đúng chuẩn, hiệu quả chắc chắn sẽ mang đến những tác động tích cực đến sự phát triển chung của doanh nghiệp.
Có một số khái niệm vẫn thường gây nhầm lẫn cho các bạn ứng viên trong lĩnh vực tuyển dụng như JD (Job Description), JS (Job Specification), JP (Job Profile), JA (Job Analysis), JR (Job Requirement). Đây đều là những thuật ngữ quan trọng mà bạn cần phải nắm được và phân biệt rõ.
Job Analysis (Phân tích công việc) là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị để xác định các công việc cần tiến hành, yêu cầu trong công việc, kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Job Analysis là cơ sở để nhà quản trị doanh nghiệp xác định rõ những yếu tố khác như bản mô tả công việc (JD), bản yêu cầu chuyên môn (JR), bản tiêu chuẩn trong công việc (JS), hay hồ sơ công việc (JP).
JD: là bản mô tả công việc, liệt kê nhiệm vụ chức năng cần hoàn thành trong mối quan hệ với công việc
JR: bản yêu cầu chuyên môn về học vấn, kinh nghiệm, các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc, kiến thức kĩ năng, thể chất và điều kiện làm việc.
JS: bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân, các kỹ năng cần thiết, phù hợp với công việc.
JP: hồ sơ công việc
Như vậy, trên đây là những thông tin cơ bản về JD là gì. JD cần được điều chỉnh liên tục để phù hợp với tính chất công việc luôn thay đổi ở trong các tổ chức, doanh nghiệp. Vieclam123.vn hy vọng đã giúp bạn hiểu hơn JD là gì qua bài viết này.
>> Xem thêm tin:
MỤC LỤC
14/07/2023
13/07/2023
11/04/2023
22/03/2023