Budget là thuật ngữ được dùng trong kinh doanh để đề cập đến những vấn đề liên quan đến tài chính. Cùng tìm hiểu Budget là gì và phương pháp lập ngân sách hiệu quả trong doanh nghiệp qua bài viết dưới đây của Vieclam123.vn nhé.
MỤC LỤC
Budget là từ tiếng Anh được dịch ra tiếng Việt là ngân sách hay ngân quỹ. Budget trong hoạt động kinh doanh được hiểu là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu theo kế hoạch tài chính, có thể là hoạch định cá nhân hay tầm nhìn tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách được sử dụng trong các bản cân đối kế toán, danh sách thu chi, ngân sách đầu ra, đầu vào cho từng bộ phận trong công ty.
Sự kết hợp của các ngân sách như ngân sách tiền mặt, ngân sách chi tiêu vốn và các khoản khác được gọi là ngân sách tổng thể hoặc kế hoạch lợi nhuận của công ty.
Budget còn được dùng cho cá nhân để thể hiện các hoạch định tương lai, chi phí chi tiêu để từ đó có những giải pháp hợp lý để mỗi cá nhân hoàn thiện cuộc sống của mình.
Budget (ngân sách) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Budget sẽ chỉ ra cách thức sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp. Người quản lý cần phải cân đối kế toán từ ngân sách tổng thể để có những điều chỉnh hợp lý trước khi bắt đầu một dự án nào đó.
Cụ thể, một số mục đích của việc lập Budget trong doanh nghiệp như sau:
Quản lý thu chi của một dự án, lập báo cáo về tài chính để làm rõ các khoản đầu tư của doanh nghiệp.
Xác định và điều chỉnh những nội dung cần thiết trong dự án để phù hợp với ngân sách trước khi chính thức bắt đầu.
Tạo cơ sở minh bạch trong việc quản lý dự án, trách nhiệm của những người liên quan.
Budget của doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng khi doanh nghiệp muốn xin đầu tư, tài trợ. Nhà tài trợ sẽ dựa trên Budget của doanh nghiệp để tài trợ một khoản vốn phù hợp. Khi quyết định tài trợ cho một doanh nghiệp nào đó, nhà tài trợ sẽ xem xét các vấn đề khác liên quan như:
Kế hoạch sử dụng vốn của doanh nghiệp cụ thể như thế nào
Những nguồn thu khác hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp
Chi tiêu của doanh nghiệp có tương ứng với hoạt động doanh thu hay không
Ngân sách của doanh nghiệp có tuân thủ theo các quy định của pháp luật hay không
Chi phí vận hành chiếm tỉ lệ bao nhiêu trong dự toán
Tìm hiểu đến các yếu tố tác động đến Budget của doanh nghiệp.
Một số yếu tố chủ quan và khách quan có thể tác động đến sự thay đổi trong kế hoạch Budget của doanh nghiệp có thể kể đến như:
Chính sách của Nhà nước tạo ra môi trường pháp lý cho các doanh nghiệp để cùng tham gia các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mọi quy định của pháp luật đều tác động trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy các chính sách, chiến lược phát triển của doanh nghiệp cần phải dựa trên các luật định của Pháp luật.
Thiên tai dịch bệnh có thể làm ảnh hưởng tới kế hoạch ngân sách của tổ chức, doanh nghiệp. Các khoản thu có thể bị ảnh hưởng, giảm sút bởi tác động tiêu cực của thời tiết. Chính bởi vậy mà doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi khoản chi sao cho phù hợp thì mới có thể duy trì hoạt động.
Khoa học công nghệ ngày càng phát triển khiến cho doanh nghiệp cần phải đầu tư đổi mới công nghệ để có thể tăng hiệu suất của các hoạt động kinh doanh. Vì vậy, trong định hướng của doanh nghiệp cần có sự cẩn trọng chọn lựa, suy xét để có thể lựa chọn những loại thiết bị vừa có thể đáp ứng được hoạt động sản xuất, vừa bắt kịp xu hướng thị trường, không bị lỗi thời.
Nếu doanh nghiệp nhận được khoản đầu tư, tài trợ từ những công ty, doanh nghiệp khác thì bản kế hoạch tài chính cũng có những sự thay đổi nhất định trong các khoản thu, chi.
Thời điểm lập Budget là khi doanh nghiệp đang trên đà phát triển hay vừa mới khởi nghiệp cũng quyết định đến bản kế hoạch tài chính. Ví dụ, với một doanh nghiệp vừa mới thành lập thì khoản thu sẽ ít hơn chi. Các khoản chi phí chủ yếu rơi vào các chi phí cố định như phí mặt bằng, mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị sản xuất. Trong khi một doanh nghiệp đang trên đà phát triển sẽ có một khoản thu tương đối ổn định và chi phí chi ra chủ yếu là chi phí biến đổi (tiền lương công nhân, tiền điện nước hàng tháng, phí duy trì, sửa chữa máy móc,...)
Khi lập kế hoạch Budget, doanh nghiệp cần phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố sau:
Nguồn thu của doanh nghiệp là những khoản doanh nghiệp có thể thu về sau khi đã thực hiện các khoản đầu tư. Nguồn thu ổn định, bền vững sẽ là cơ sở để đánh giá sự vững mạnh của doanh nghiệp. Nếu một doanh nghiệp không có nguồn thu ổn định, chứng tỏ doanh nghiệp hoạt động chưa được hiệu quả, vì vậy khó mà thu hút được nhà đầu tư.
Thông thường nguồn thu của một doanh nghiệp sẽ từ việc bán sản phẩm, làm hợp đồng tài chính và các nguồn thu từ nhà tài trợ.
Nguồn chi của doanh nghiệp là các khoản mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra khi muốn đầu tư để có thể sinh ra lợi nhuận. Các khoản chi có thể bao gồm: khoản chi phí vận hành công ty, doanh nghiệp, đầu tư vào trang thiết bị, máy móc, nhân sự, chi cho các dự án cụ thể, cho quảng cáo,...
Các khoản chi cần được phân chia cụ thể theo đơn vị, ngày tháng, phân theo theo chi phí cố định (fixed cost) và chi phí biến đổi (variable cost). Khoản chi cần phải được thiết lập phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp và với khoản thu được. Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể hoạt động một cách bền vững.
Khi lập ngân sách thu chi, doanh nghiệp cần phải cân nhắc để cân đối các khoản thu chi, thống nhất để có thể đánh giá chính xác và hiệu quả các hoạt động tài chính.
Loại tiền tệ cũng cần được trình bày cụ thể trong bản ngân sách thu chi, tỉ giá của đồng tiền bạn sử dụng cũng cần được trình bày cụ thể trong bản kế hoạch.
Bên cạnh đó, bản kế hoạch ngân sách cũng cần có phần chú thích để lưu lại những thông tin quan trọng trong quá trình lập ngân sách. Lập chú thích càng chi tiết, cụ thể, rõ ràng, càng dễ dàng điều chỉnh nếu như có bất kỳ thay đổi nào.
Một số phương thức lập Budget thường được sử dụng trong các doanh nghiệp như:
Theo phương thức này, các khoản thu chi trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ được phân chia ra theo từng khoản, mục cụ thể. Những khoản mục này phân chia một con số nhất định cho từng bộ phận, đơn vị. Vì vậy, các bộ phận, đơn vị phải chi tiêu trong đúng số ngân sách được cung cấp.
Phương thức lập Budget theo khoản mục có những ưu, nhược điểm như sau:
Ưu điểm: Lập ngân sách theo danh mục là phương thức đơn giản, dễ thực hiện và cũng dễ dàng kiểm soát các khoản chi.
Nhược điểm: Các khoản chi có tính chất tuân thủ theo quy định của Nhà nước, không nắm rõ được cụ thể khoản chi đó được dùng cho việc gì. Phương thức này được xem là khá cứng nhắc, chưa thể phân bổ ngân sách một cách hiệu quả cho các đơn vị thụ hưởng.
Phương pháp lập ngân sách theo công việc thực hiện là hình thức phân bổ nguồn chi theo khối lượng hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Sau khi dự toán những khoản chi tiêu dựa trên khối lượng công việc, đơn vị sẽ nhận được số ngân sách tương xứng.
Ưu điểm của phương thức lập ngân sách này là nắm được cụ thể từng khoản chi được chi ra cho việc gì, đáp ứng được nhu cầu sử dụng ngân sách. Tuy nhiên, nếu lập budget theo công việc cần thực hiện, đôi khi ngân sách chi ra sẽ cao, ảnh hưởng chung đến tổng thể các khoản chi.
Lập ngân sách theo kết quả đầu ra là hoạt động quản lý ngân sách dựa trên việc thiết lập mục tiêu, dự đoán kết quả của hoạt động để phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Để có thể lập kế hoạch ngân sách hiệu quả, các doanh nghiệp luôn chú trọng những phương pháp cơ bản sau đây.
Một ngân sách hiệu quả là ngân sách có sự liên kết với các chiến lược phát triển, mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Người quản lý cần phải xác định cụ thể chiến lược kinh doanh, từ đó kết nối chúng với kế hoạch lập ngân sách.
Bản ngân sách cần phải bao gồm cả các chỉ số hiệu suất tài chính và phi tài chính như một nguồn dữ liệu chính để hỗ trợ quá trình quản lý doanh nghiệp. Đây là những chỉ số đo lường hiệu suất cấp cao (KPI), có liên kết chặt chẽ với mục tiêu của doanh nghiệp. Một khi những chỉ số hiệu suất này đã được xác định thì cần phải truyền đạt tới toàn thể nội bộ trong tổ chức.
Nhằm giảm thiểu các thông tin chi tiết, cụ thể, dư thừa trong các bản ngân sách, khiến chúng trở nên dài dòng và không tập trung vào các KPI thì doanh nghiệp nên tập trung vào việc lập ngân sách cho những nhóm sản phẩm chính. Sử dụng ngân sách tổng hợp thay cho ngân sách chi tiết để cụ thể hóa các quyết định được đưa ra ở từng bộ phận.
Trước tiên, để biết lí do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng ngân sách cuốn chiếu thay cho ngân sách cố định thì chúng ta cùng phân biệt hai loại ngân sách này:
Ngân sách cố định: Được tiến hành thực hiện cho một khoảng thời gian cố định, dùng để so sánh với hiệu suất của từng quý. Các dự báo cuối năm sẽ đưa ra các khoản chi phí mà doanh nghiệp sẽ phải chi trả trong khoảng thời gian cuối năm. Trong trường hợp có những biến động của thị trường, các doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp là thực hiện theo ngân sách đã được dự báo trước hoặc chi nhiều hơn dự kiến sau đó cắt giảm về sau.
Ngân sách cuốn chiếu: được thực hiện cho 5 quý liên tiếp (tức là 15 tháng). Bản ngân sách sẽ được cập nhật theo từng quý để cân bằng các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn. Khi có những biến động về thị trường, doanh nghiệp có thể tăng nguồn tài nguyên để nắm bắt cơ hội.
Sử dụng ngân sách cuốn chiếu sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi được với sự thay đổi từ môi trường.
Nhìn chung, Budget chính là kế hoạch tài chính của mỗi công ty, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh. Hy vọng bài viết trên của Vieclam123 đây đã mang đến những thông tin hữu ích cho người đọc, nhất là những bạn làm trong ngành tài chính, marketing.
>> Tham khảo ngay:
MỤC LỤC
14/07/2023
13/07/2023
11/04/2023
22/03/2023