1. Agenda là gì?

Agenda có nghĩa là Chương trình nghị sự thường được sử dụng trong lĩnh vực kinh tế. Agenda là một danh sách các hoạt động họp theo thứ tự sẽ được đưa lên trong cuộc họp.

Từ Agenda được còn được sử dụng với những nét nghĩa phổ biến sau đây:

• việc phải làm (a list of matters to be discussed at a meeting)

• sổ nhật ký

• Chương trình nghị sự

• Nhật ký công tác

• các công việc trong cuộc họp, hội lễ (a list of things to be discussed during a meeting)

• Kế hoạch làm việc

• Chương trình làm việc

• Nhật ký công tác

• Lịch trình công việc

Ví dụ:

• This is her Agenda (Đây là sổ nhật ký của cô ấy)

• Do you have an Agenda for this summer vacation? (Bạn có lịch trình nào cho kì nghỉ hè này chưa?)

• We had some interesting issues that were discussed on our Agenda this morning. (Chúng ta có một vài vấn đề thú vị được thảo luận trong chương trình sáng nay)

Một số từ đồng nghĩa với Agenda trong tiếng Anh như: Schedule (lịch trình), calendar (lịch), diary (nhật ký), timetable (thời gian biểu), program (chương trình), plan (kế hoạch), outline (đề cương) , memo (bản ghi nhớ), order of the day (thứ tự trong ngày), schema (lược đồ), itinerary (lịch trình), lineup (dòng), list (danh sách).

Một số ví dụ sử dụng từ Agenda như:

• items on the Agenda: các vấn đề trong chương trình nghị sự

• Place an problem on the Agenda: đưa vào một vấn đề trong chương trình nghị sự

• tentative Agenda: chương trình nghị sự tạm thời

• Ambitious Agenda: chương trình nghị sự đầy triển vọng

• domestic agenda: chương trình nghị sự trong nước

• environmental agenda: chương trình nghị sự về môi trường

• feminist agenda: chương trình nghị sự về nữ quyền

Một số cụm từ tiếng Anh khác cũng liên quan và thường xuất hiện trong các cuộc họp như:

• Calling a meeting: tổ chức, duy trì một cuộc họp

• Following the Agenda: theo lịch trình

• Asking for suggestion or feedback: chủ động hỏi ý kiến, phản hồi

• Writing an Agenda: chuẩn bị chủ đề thảo luận

• Taking a minutes: ghi chép cuộc họp

• Opening a meeting: bắt đầu cuộc họp

• Bring the meeting to a close: kết thúc cuộc họp

2. Phân biệt Agenda và Schedule

Agenda và Schedule đều có nghĩa là lịch trình, chương trình, kế hoạch làm việc. Trong nhiều trường hợp, hai từ tiếng Anh này có thể thay thế cho nhau. Tuy nhiên, cần phải phân biệt rõ sự khác nhau của hai từ này để sử dụng sao cho đúng trường hợp.

• Agenda thường đề cập tới lịch trình của một sự kiện, hội nghị, cuộc họp, hội thảo, các buổi lễ kỷ niệm có nhiều người tham gia.

Ví dụ: There was several important items on the Agenda (Có một vài điểm quan trọng trong chương trình sự kiện)

• Schedule cũng mang ý nghĩa là lịch trình nhưng được áp dụng rộng rãi hơn. Đó có thể là lịch trình làm việc, sinh hoạt hàng ngày của một cá nhân, hoặc lịch trình của một sự kiện hay dự án nào đó trong thời gian dài.

Ví dụ: I show my daily schedule for my friends. (Tôi chỉ ra lịch trình hàng ngày của mình cho những người bạn của tôi)

Một số từ cũng có nghĩa tương đồng với Agenda như Diary, Timetable. Diary là danh từ tiếng Anh có nghĩa là sổ ghi chép hàng ngày. Timetable thường nhắc đến thời gian thực hiện từng hành động, trong khi Agenda thường ghi chép nhiều nội dung cho từng mốc thời gian cụ thể hơn. 

3. Các bước chuẩn bị Agenda 

Trước khi tổ chức một sự kiện, chương trình hội nghị hay một cuộc họp quan trọng, các công ty, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về Agenda (lịch trình) để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số việc cần làm để chuẩn bị Agenda cho một cuộc họp được chỉn chu nhất:

Thứ nhất, cần phải xem xét toàn bộ các tài liệu để cân nhắc nên đưa ra những vấn đề nào trong cuộc họp.

Thứ hai, cần tổng hợp lại những vấn đề chưa được giải quyết ở buổi họp trước để tiếp tục thảo luận trong buổi họp tới. 

Thứ ba, cần liệt kê, xác định cụ thể những vấn đề cần triển khai, thảo luận, những vấn đề phát sinh cần tìm ra phương hướng giải quyết.

Cuối cùng, cần phải xác định rõ mục tiêu, phương hướng của cuộc họp, những vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng, những vấn đề ưu tiên.

Khi đã xác định được hết những yếu tố trên, buổi họp sẽ diễn ra đúng chiều hướng và đạt được hiệu suất cao nhất. Cần phải kiểm tra lỗi trước khi phân phát Agenda cho các thành viên tham dự để chắc chắn rằng không còn lỗi nào xảy ra dù là những lỗi nhỏ nhất. 

4. Trình bày bản Agenda như thế nào?

Khi đã xác định được nội dung chủ chốt cần được thực hiện trong các cuộc họp, chương trình hội nghị, người thực hiện Agenda cần phải trình bày một cách cẩn thận và gửi cho các bên liên quan, những người tham dự. Một Agenda chuẩn, chỉn chu, đẹp mắt, chuyên nghiệp sẽ giúp người đọc dễ tiếp thu hơn, từ đó cũng phối hợp để buổi họp, hội nghị diễn ra suôn sẻ nhất.

Một bản Agenda đầy đủ sẽ bao gồm những thông tin sau:

• Tiêu đề cuộc họp: Tiêu đề cuộc họp thường được đặt ngay đầu văn bản, nêu khái quát về nội dung cuộc họp. Ví dụ về tiêu đề của Agenda như: “Meeting Agenda”, Sale Meeting Agenda, 2020 Community support group Agenda,...

• Thời gian, địa điểm: Ngay dưới tiêu đề cuộc họp sẽ là thời gian thực hiện và địa điểm tổ chức cuộc họp. Thời gian và địa điểm cần phải rõ ràng và cụ thể chứ không được chung chung. Ví dụ cần viết “9:00 sáng ngày 18 tháng 11 năm 2020, tại phòng 101 sảnh trung tâm tòa nhà ABC, số 1 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội”, chứ không viết chung chung “tháng 11 năm 2020 tại số 1 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy”,...

• Nội dung cụ thể: Nội dung chương trình cần phải trình bày cụ thể, sắp xếp theo thứ tự thời gian. Đồng thời, có thể thêm cột người phụ trách để tăng thêm sự hứng thú và thu hút người tham gia. Việc tính toán, ước chừng thời gian cụ thể cho từng hoạt động, chủ đề là vô cùng quan trọng để chương trình có thể diễn ra đúng theo dự tính, không kéo dài thời gian, cũng không kết thúc quá sớm so với dự kiến. 

Lưu ý khi trình bày nên lựa chọn font chữ dễ đọc, rõ ràng, giãn cách dòng hợp lí, trình bày rõ ràng, phân bổ bố cục đẹp mắt, màu sắc hài hòa. Không nên để font chữ quá nhỏ hay có quá nhiều màu sắc trong bản Agenda sẽ gây rối mắt và phân tâm người xem. 

Hy vọng qua bài viết trên đây của Vieclam123.vn, bạn đã hiểu Agenda là gì, và cách tạo ra Agenda chuẩn, chuyên nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có thể có một phong cách riêng để tạo Agenda, miễn là Agenda đảm bảo được tính trực quan, dễ tổ chức, nhanh chóng, hiệu quả thì chương trình sự kiện, cuộc họp, hội nghị có thể diễn ra thành công. 

>> Tham khảo thêm:

• Kick off là gì? Mục đích chung của kick off là gì?
• Các kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ và ví dụ