1. Những thông tin về trưởng phòng thu mua tiếng anh là gì ?

Trưởng phòng thu mua tiếng anh được hiểu là purchasing manager là người quản lý đứng ra kiểm soát dịch vụ hàng hóa đầu vào cho các doanh nghiệp, xác định phương pháp tiết kiệm chi phí, phát triển chiến lược của đơn vị, cải thiện sản xuất. Khi thương mại toàn cầu càng đi lên, nhiều lĩnh vực và ngành nghề được phát triển như logistics và xuất nhập khẩu, phân phối và sản xuất  do vậy các vị trí việc làm trong các ngành nghề này cũng được phổ biến nhiều hơn có mức lương hấp dẫn và thu hút được nhiều nhân tài. Khi được bổ nhiệm trưởng thành thu mua là một trong những bước tiến dài trong sự nghiệp. Là người quản lý quan trọng trong công ty thì bạn cũng phải có những trách nhiệm khá nặng nề. Đôi khi bạn cũng có trách nhiệm thay mặt công ty để đàm phán giá cả và cả việc giám sát và đàm phán các hợp đồng.

2. Trưởng phòng thu mua cần làm những công việc gì?

2.1. Trưởng phòng thu mua nhiệm vụ chính là gì?

Tuy nhiên thì công việc của trưởng phòng thu mua cũng sẽ khác nhau một vài phần nào tùy thuộc và người tuyển dụng nhưng về tổng quan cơ bản thì trách nhiệm của nhà quản lý sẽ có vai trò như quản lý tổng thể về hoạt động thu mua, quản lý các nhân sự, thực hiện các nhiệm vụ hay đánh giá hiệu suất và kết quả của công việc. Là người đứng ra để kiểm soát quá trình thu mua nguyên vật liệu, đàm phán các hợp đồng quan trọng và một vài các công việc khác liên quan đến công việc về hàng hóa dịch vụ. Người quản lý còn lập kế hoạch và quản lý toàn bộ ngân sách cho bộ phận thu mua. Đánh giá chính sách mua hàng tại công ty, tìm phương pháp nghiên cứu khảo sát thị trường để xây dựng và áp dụng các chính sách mới hợp lý phù hợp với tình hình thực tế. Tuyển dụng đào tạo nhân viên bộ phận thu mua trong doanh nghiệp, công ty. Quản lý các hồ sơ tài liệu về mặt hàng tồn kho, tìm hiểu xác định nhu cầu thu mua hàng hóa trong từng thời gian. Cuối cùng là giám sát các cuộc đàm phán, thay mặt công ty thương lượng và duy trì với nhiều mối quan hệ một cách tích cực với các đối tác.

2.2. Trình độ chuyên môn của một trưởng phòng thu mua.

Đối với vị trí của một trưởng phòng thu mua thì các nhà tuyển dụng đòi hỏi tích hợp rất nhiều các yếu tố để đánh giá. Một người đảm nhận trưởng phòng thu mua phải đảm bảo được các yếu tố như năng lực, thành tích, bằng cấp thậm chí là cả kinh nghiệm trong nghề.

Để được đảm nhiệm vào vị trí trưởng phòng thu mua người ứng cử viên cần có bằng cử nhân trở lên về logistics, quản lý chuỗi cung ứng, quản trị kinh doanh. Đã có kinh nghiệm làm việc trong thời gian từ 4 - 6 năm trở lên. Được làm việc với các phần mềm cộng tác, quản lý các danh sách về nhà cung ứng. Và đã từng đảm nhận các vai trò vị trí trưởng phòng, phó phòng mua hàng hoặc nhà quản lý giám sát. Có tư duy kinh doanh, có tố chất đàm phán, khả năng tổng hợp tư duy phân tích dữ liệu về động lực thị trường. Khả năng lãnh đạo mãnh liệt, quả quyết. 

3. Tố chất nhất thiết cần có ở một trưởng phòng thu mua là gì?

3.1. Kỹ năng đàm phán với đối tác

Nhà một trưởng phòng thu mua thì kỹ năng đàm phán là yếu tố quan trọng hàng đầu. Một cuộc đàm phán thành công sẽ phụ thuộc vào kiến thức và kỹ năng đàm phán. Đây là quá trình mà bạn và đối tác thỏa thuận được sự lợi ích chung từ hai bên. Cuộc đàm phán thường hướng đến mục tiêu thương lượng giữa hai bên. Trao đổi sự tương thích về dịch vụ sản phẩm tương đương với mức giá, số lượng và thời gian. Do vậy cần phải có năng lực thuyết phục và có tầm nhìn kế hoạch.

3.2. Có kiến thức và kỹ năng quản lý ngân sách

Có kiến thức tốt không thể thiếu đối với một nhà quản lý. Làm chủ kiến thức là điều dẫn đến sự thành công. Bạn phải là người hiểu rõ về các thông tin sản phẩm một cách nhuần nhiễn và sâu để đáp ứng được với đối tác. Kiến thức và đàm phán chính là chìa khóa vàng giúp bạn trở thành một trưởng phòng thu mua chuyên nghiệp.

3.3. Khả năng phân tích, tổng hợp, dự đoán

Với kỹ năng này giúp trưởng phòng đưa ra được những quyết định đúng đắn, thúc đẩy được sự phát triển của doanh nghiệp. Bạn cần phải có thời gian chuẩn bị nghiên cứu thị trường các yếu tố liên quan một cách chuyên sâu. Khả năng phân tích là cách để bạn có thể chủ động trong việc phân tích các sự cố và đưa ra được hướng giải quyết sao cho tốt nhất ở thời điểm đó.

3.4. Sự nhạy bén trong kinh doanh

Người làm quản trị cần có đầu óc nhạy bén, dù cho bất kì ngành gì thì họ cần phải rèn luyện cho mình được một đầu óc nhạy bén trong kinh doanh. Để có được bạn phải rèn luyện hàng ngày, trau dồi năng lực quan sát, quan sát phân tích nhìn tổng quan và đưa ra được quyết định hành động nhanh và gọn lẹ đúng đắn. Với cương vị là một trưởng phòng thu mua bạn cần đưa ra các quyết định hành động dựa trên cơ sở các lập luận lý lẽ khoa học. Tuy nhiên trong một vài các trường hợp khó có thể triển khai hay ít các tài liệu để đưa ra các sự lựa chọn bạn phải biết cách cân đối giữa kiến thức, biết định lượng và định tính để tìm ra các phương án tối ưu. Định lượng nhấn mạnh vào các vấn đề như logic, dẫn chứng, nhu cần phải thực sự am hiểu có năng lực nghiên cứu và phân tích tài liệu thống kê. Còn định tính nhấn mạnh vào sự hiểu biết hay cách tiếp cận qua lý lẽ và giải thích.

3.5. Quản lý rủi ro và thời gian

Trong Trưởng phòng mua hàng thường gặp rất nhiều rủi ro ,được chia làm 3 loại rủi ro chính bao gồm: Hoạt Động, thương mại và pháp lý. Khi bạn có đầy đủ những kiến thức, kỹ năng đàm phán thỏa thuận về các hợp đồng có lợi sẽ giảm tỷ lệ rủi ro. Để giảm tỷ lệ rủi ro ở mức thấp nhất, trước hết bạn cần phát hiện ra nguy cơ rủi ro có thể xảy ra, đặt ra các câu hỏi tình huống và đưa ra các giải pháp dự phòng cần tránh, từ đó tránh dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Với một chuyên viên mua hàng chuyên nghiệp, thao tác đúng giờ luôn đặt lên hàng đầu nhằm đảm bảo hiệu quả mục tiêu công việc không bị trề trị .Bạn cần lập ra một danh sách thứ tự ưu tiên công việc, cần sắp xếp những công việc quan trọng cần làm đầu tiên, cần xử lý và giải quyết ngay, ....

3.6. Kỹ năng quản lý nhân sự

Yếu tố dẫn đến thành công của các nhà lãnh đạo không thể thiếu đó chính là kỹ năng quản lý nhân sự và đào tạo một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Để hoàn thành một công việc một cách hoàn hảo, người trưởng phòng phải cần đến sự hỗ trợ, kết nối làm việc nhóm từ các đồng nghiệp. Khi đó, nhân sự cấp dưới càng giỏi sẽ giúp cho công việc hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Purchasing Manager cần có nhiệm vụ giao phó, phân bổ việc cho các nhân viên cấp dưới làm việc đúng với sở trường, năng lực của mình. Bên cạnh đó Purchasing Manager cần phải biết thấu hiểu, cảm thông với nhân viên cấp dưới của mình, từ đó đưa ra những cơ chế thưởng phạt giúp động viên tinh thần làm việc của họ, từ đó họ sẽ đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.

3.7. Kỹ năng sử dụng công nghệ 

Với thời đại công nghệ  số 4.0 đang phát triển, kỹ năng sử dụng công nghệ là một trong những kỹ năng quan trọng đối với những người đang ở vị trí cấp cao như một trưởng phòng thu mua. Một người trưởng phòng thu mua cần phải am hiểu kiến thức về công nghệ số, kỹ năng sử dụng máy tính thông thạo bài bản, quan trọng nhất là những phần mềm quản lý hàng hóa tồn kho.

Alo! Tôi muốn ứng tuyển Trưởng phòng mua hàng! Các nhà tuyển dụng đang ở đâu ?

Khi tự tin trở thành một  Purchasing Manager thì bạn phải đáp ứng những yêu cầu nào của các nhà tuyển dụng? Vấn đề cấp thiết đầu tiên, bạn phải đáp ứng được yêu cầu về bằng cấp, tối thiểu nhất thì bạn phải là một cử nhân về kinh doanh, kinh tế hoặc các lĩnh vực liên quan. Bạn cần phải đáp ứng được kinh nghiệm ít nhất 5 năm làm việc trong ngành hoặc các ngành liên quan mới có thể ứng cử vào vị trí quản lý mua hàng cấp cao. Bất cứ doanh nghiệp nào, ở đâu thì bạn cũng cần phải có chứng nhận khác nhau, nếu có chứng chỉ về SPSM - chứng chỉ quản lý chuỗi cung ứng thì bạn sẽ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng, đây là một lợi thế rất lớn trước các ứng viên khác.

Chắc chắn qua bài viết này thì các bạn đã hiểu rõ trưởng phòng thu mua tiếng anh là gì. Qua đây cũng giúp các bạn ứng viên có thể hiểu rõ hơn về công việc của một trưởng phòng thu mua, nhờ đó mà có thể trang bị cho bản thân một cách tốt nhất trước khi ứng tuyển.