1. Thông tin cơ bản cần biết về tổ chức sự kiện ngoài trời

1.1. Tổ chức event ngoài trời là gì?

Trước khi tìm hiểu về tổ chức event ngoài trời là gì thì bạn cần biết được event ngoài trời là gì? Thực tế thì event ngoài trời chính là sự kiện ngoài trời. Đây là các sự kiện, chương trình được diễn ra ở không gian bên ngoài thay vì là ở trong một khán phòng, hội trường hay không gian kín. Sự kiện ngoài trời có tính mở, được tổ chức tại một địa điểm nhất định và có sự góp mặt của nhiều người tham gia. Vì thế mà event ngoài trời thường dành cho những chương trình có số lượng người lên tới vài trăm hoặc hơn thế.

Sự kiện ngoài trời cũng khá đa dạng khi có thể là sự kiện 1 lần, sự kiện hàng năm hay chuỗi sự kiện. Thực tế thì sẽ tùy thuộc vào mong muốn, nhu cầu cũng như quy mô sự kiện để xác định nên tổ chức event ngoài trời hay trong nhà.

Dựa vào ý hiểu về event ngoài trời thì tổ chức sự kiện ngoài trời chính là các công đoạn để tạo nên một sự kiện ngoài trời hoàn chỉnh. Bao gồm từ việc lên ý tưởng, kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ cho tới khi sự kiện được diễn ra và kết thúc. Việc tổ chức sự kiện ngoài trời cũng là một hình thức truyền thông, marketing mà các nhãn hàng, thương hiệu áp dụng để PR, quảng cáo về sản phẩm, dịch vụ của mình. Vì thế mà đây sẽ là một thị trường tiềm năng, màu mỡ để dân sự kiện có thể phát huy được vai trò của mình.

1.2. Những điểm cộng khi tổ chức event ngoài trời

Tổ chức event ngoài trời sẽ có thể mang đến những lợi ích, sự thuận tiện sau đây:

1.2.1. Sức chứa lớn

Lợi ích dễ dàng nhận thấy nhất của event ngoài trời chính là sức chứa cực lớn. Bởi vì không bị giới hạn về mặt không gian nên các sự kiện ngoài trời sẽ có thể thu hút và đảm bảo được số lượng khách mời lên tới vài trăm người hoặc nghìn người. Đây là điều mà các sự kiện trong nhà khó có thể thỏa mãn hay đáp ứng được.

1.2.2. Dễ dàng thu hút được khán giả

Vì được tổ chức ở bên ngoài, không bị che khuất bởi điều gì nên các event ngoài trời dễ dàng thu hút và gây sự chú ý tốt hơn tới khán giả hay những người đi đường. Các sự kiện cần có đông đảo người tới xem thì event ngoài trời chính là sự lựa chọn thích hợp nhất.

1.2.3. Tạo không gian thoải mái cho khách mời

Các sự kiện ngoài trời thường mang đến không gian thoải mái hơn cho người tham dự. Bởi được tổ chức ở bên ngoài, họ có thể tự do di chuyển, khám phá xung quanh nơi diễn ra sự kiện thay vì bị bó hẹp ở trong một không gian kín bên trong ngôi nhà. 

Đặc biệt là với những không gian đẹp thì đây sẽ là yếu tố giúp sự kiện ghi điểm vì có góc check in sống ảo cực kỳ lung linh hay là giúp khách mời có những bức ảnh để đời hoặc đơn giản là một không gian ngắm cảnh cực chill.

1.3. Những rủi ro khi tổ chức event ngoài trời

Bên cạnh những lợi ích thì tổ chức event ngoài trời vẫn có những rủi ro nhất định mà bạn cần biết.

1.3.1. Thời tiết xấu

Thay đổi nhanh như thời tiết là điều hoàn toàn có thật, cùng với đó là bạn khó có thể chắc chắn cho dự đoán về thời tiết của ngày diễn ra sự kiện được. Với event ngoài trời, nếu như thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ sự kiện và công sức mà đội ngũ tổ chức đã bỏ ra. 

Mưu sự tại nhân, thành sự tại thiên. Đôi khi người tính không bằng trời tính, vì thế mà rủi ro về thời tiết sẽ là yếu tố mà bạn khó có thể kiểm soát được với event ngoài trời. 

1.3.2. Dễ xảy ra sự kiện không may

Vì là sự kiện bên ngoài, số lượng khách mời đông nên đôi khi đội ngũ tổ chức khó có thể kiểm soát được toàn bộ vấn đề diễn ra trong sự kiện. Điều này sẽ có thể dẫn tới một số sự việc không may như:

- Thất lạc trẻ em

- Khách mời không được take care chu đáo

- Có những vị khách không mời mà tới

- Cháy nổ, hỏa hoạn,....

Rất nhiều tình huống xấu có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên, mọi vấn đề sẽ có thể khắc phục và được kiểm soát tốt nếu như bạn biết cách và có kinh nghiệm tổ chức event ngoài trời cho mình.

2. Kinh nghiệm tổ chức event ngoài trời như thế nào?

Event ngoài trời có những rủi ro nhưng không thể phủ nhận lợi ích mà nó mang lại. Vì thế mà việc đúc kết kinh nghiệm tổ chức event ngoài trời sẽ là cách để bạn khắc phục được những hạn chế đó. 

2.1. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Với một sự kiện ngoài trời, địa điểm đóng góp một phần không nhỏ tới sự thành công của sự kiện đó. Vì thế mà việc lựa chọn địa điểm cần được chú ý và cân nhắc kỹ lưỡng. Để có thể tìm ra được địa điểm phù hợp cho event của mình thì bạn có thể dựa vào những câu hỏi sau đây:

- Nội dung, chủ đề sự kiện hướng đến là gì?

- Đối tượng tham dự sự kiện là những ai?

- Diện tích mà địa điểm cần thiết để đáp ứng được sự kiện cần tổ chức là bao nhiêu?

- Các tiện ích của địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào? (chỗ gửi xe, an ninh, di chuyển có dễ dàng hay không,...)

Trả lời chính xác, đúng trọng tâm của từng câu hỏi sẽ giúp bạn chọn lựa chính xác được địa điểm mà mình mong muốn. Tuy nhiên, với một số địa điểm thì bạn sẽ cần phải xin phép thay vì thuê đơn thuần, vì thế mà lưu ý đến thủ tục hành chính của địa điểm là điều rất cần thiết.

2.2. Dự trù các phương án đề phòng rủi ro

Điều quan trọng của tổ chức event ngoài trời chính là thời tiết. Thời tiết thuận lợi, địa điểm phù hợp sẽ cấu tạo nên thành công lớn cho toàn bộ event. Tuy nhiên, đây là một trong những rủi ro với sự kiện ngoài trời, vì thế mà bạn cần có những phương án, cách khắc phục nếu không may xảy ra.

- Lưu ý về thời tiết trước khi quyết định tổ chức event ngoài trời. Nếu khu vực bạn tổ chức đang là mùa mưa thì tốt nhất bạn không nên lựa chọn event ngoài trời. Vì khả năng thời tiết không ủng hộ là rất cao.

- Nếu trời có khả năng mưa thì việc chuẩn bị sẵn áo mưa, ô, dù và phông bạt sẽ rất cần thiết để bạn đảm bảo sự kiện có thể tiếp tục và không ảnh hưởng tới khách mời. 

Tốt nhất, tùy theo tình hình thời tiết thực tế mà bạn nên có sự tính toán, cân nhắc cho những vấn đề có thể xảy ra với sự kiện của mình.

2.3. Chú ý vấn đề ăn uống

Với các sự kiện trong nhà, vấn đề ăn uống sẽ được giải quyết đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên, với event ngoài trời thì điều này cần hết sức chú ý. Bạn sẽ phải lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn uy tín, đảm bảo hợp khẩu vị cũng như vệ sinh an toàn thực phẩm. Nhất là với các sự kiện lớn, số lượng khách mời đông thì điều này càng phải được quan tâm, chú trọng.

2.4. Vệ sinh tại sự kiện

Là một event ngoài trời nên vấn đề vệ sinh tại không gian diễn ra sự kiện cần được quan tâm. Đừng để sau khi sự kiện kết thúc, thứ đọng lại trong tâm trí khách mời là rác, rác và rác. Hãy để hình ảnh của event và đội ngũ tổ chức event là các bạn được đẹp đẽ hơn khi có sự chuẩn bị cẩn thận cho công tác vệ sinh trong suốt thời gian diễn ra event.

2.5. Đảm bảo an ninh 

Sự an toàn của những người tham gia sự kiện là rất quan trọng, cho dù bạn là khách mời thông thường hay là KOLs, VIP,.... Mức độ bảo vệ có thể là khác nhau, nhưng tựu chung lại sự an toàn cho tất cả những người có mặt trong sự kiện là yêu cầu tối thiểu. 

Trên đây chính là những chia sẻ cụ thể về tổ chức event ngoài trời. Hy vọng rằng, qua đây, các bạn đã hiểu rõ hơn về loại sự kiện này cũng như đúc kết được cho mình kinh nghiệm tổ chức event ngoài trời hiệu quả, chuyên nghiệp nhất.