1. Khi nào cần viết thư từ chối nhận việc?

Bạn cần viết thư từ chối nhận việc đến nhà tuyển dụng khi không thể đảm nhận vị trí công việc mà họ sắp xếp cho bạn. Có thể do bạn ứng tuyển và vượt qua vòng phỏng vấn của nhiều vị trí công việc khác nhau, sau đó nhận được rất nhiều thư mời từ nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể lựa chọn một công việc mà bạn cho rằng phù hợp nhất với năng lực và định hướng tương lai của bạn.

Viết thư từ chối chưa bao giờ là dễ, nhất là khi từ chối sự ưu ái của người khác dành cho bạn. Trong thị trường việc làm cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc bạn nhận được thư mời nhận việc là một việc đáng tự hào và chứng tỏ rằng nhà tuyển dụng đánh giá cao năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc của bạn. 

Vì vậy, một bức thư từ chối nhận việc khéo léo sẽ thể hiện được sự tôn trọng của bạn đối với những đánh giá cao của họ. Thư từ chối nhận việc cũng là tấm vé thông hành thuận lợi cho bạn nếu như trong tương lai bạn cần liên hệ với nhà tuyển dụng cho một vị trí công việc khác. 

Nhiều ứng viên sau khi nhận được thư mời nhận việc, mặc dù không đáp ứng được vị trí công việc đó, cũng không có ý định viết thư từ chối gửi tới nhà tuyển dụng. Việc này không những khiến nhà tuyển dụng mất thời gian chờ đợi phản hồi của bạn mà bỏ lỡ cơ hội dành cho ứng viên khác. Nó còn khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, thậm chí là bất lịch sự. Có thể ở thời điểm hiện tại, những đánh giá này không ảnh hưởng tới cuộc sống và công việc của bạn, nhưng biết đâu trong tương lai, chính nó lại là rào cản trong sự nghiệp của bạn.

Một lá thư từ chối nhận việc không cần quá phức tạp, cầu kỳ. Chỉ cần cho nhà tuyển dụng thấy được thái độ chân thành của bạn, sự tiếc nuối và lời cảm ơn dành cho họ. Lập tức bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. Thứ bạn có được trong tương lai có thể sẽ còn nhiều hơn công sức bạn bỏ ra để viết một lá thư từ chối. 

2. Viết thư từ chối nhận việc như thế nào?

Đối với thư từ chối nhận việc, bố cục của nó cũng giống như bao thư khác, bao gồm các nội dung chính như:

• Tiêu đề thư: Họ và tên ứng viên – Vị trí công việc được mời

• Lời chào đầu thư: Tên, tuổi, địa chỉ ứng viên; Tên, địa chỉ công ty; Tên người tuyển dụng

• Lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng: Cảm ơn công ty về lời đề nghị, bày tỏ sự đánh giá cao thời gian, công sức của phía tuyển dụng

• Lý do từ chối nhận việc thật khéo léo, thông minh: Thẳng thắn thông báo rằng bạn không thể đảm nhận vị trí này và bày tỏ sự tiếc nuối. Không nên nói lý do vì nhận việc nơi khác nên từ chối.

• Lời chào cuối thư: Một lần nữa bày tỏ lòng cảm kích về lời mời, để lại thông tin nhằm giữ liên lạc và ký tên.

Cụ thể ở từng phần, bạn sẽ trình bày như sau:

Tiêu đề thư

Ở ngay tiêu đề thư, bạn cần nêu rõ nội dung thư là thư từ chối nhận việc, vị trí công việc cụ thể và tên của bạn, để nhà tuyển dụng đọc tiêu đề sẽ quyết định xem nội dung thư. Nếu thư không có tiêu đề, rất có thể nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua lá thư đó và cho nó vào thùng rác. 

Ví dụ viết tiêu đề thư: “Thư từ chối nhận việc-Vị trí nhân viên hành chính nhân sự-Nguyễn Thị Linh”

Lời chào đầu thư

Bất cứ lá thư nào cũng cần có lời chào đầu thư đến nhà tuyển dụng, người nhận thư.

Ví dụ lời chào đầu thư: “Kính gửi ông/bà/anh/chị/công ty ABC”

Nội dung thư

Phần chính của lá thư, bạn cần gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã lựa chọn bạn cho vị trí công việc này.

Ví dụ bạn có thể viết: “Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ông/bà/anh/chị vì đã quan tâm, đánh giá cao và trao cho tôi cơ hội được làm việc tại vị nhân viên hành chính nhân sự của công ty.”

Tiếp theo, bạn nên bày tỏ sự tiếc nuối vì đã không thể đảm nhận vị trí công việc này. Đồng thời nêu lý do từ chối và xin lỗi nhà tuyển dụng nếu có làm ảnh hưởng đến công việc của họ.

Ví dụ:

“ Mặc dù đây là cơ hội tuyệt vời để tôi có thể rèn luyện bản thân mình, nhưng sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi cảm thấy vị trí công việc hiện giờ không còn phù hợp với định hướng phát triển trong tương lai của mình. Vì vậy, tôi rất tiếc phải đưa ra quyết định từ chối công việc này. Tôi thành thật xin lỗi quý công ty nếu quyết định này của tôi có ảnh hưởng tới quá trình tuyển dụng của công ty.”

Một số lý do bạn có thể sử dụng để viết trong thư từ chối nhận việc như:

• Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi cảm thấy bản thân không phù hợp với công việc này

• Sau khi xem xét cẩn thận, tôi nhận thấy công việc không còn phù hợp với định hướng phát triển của bản thân trong tương lai

• Tôi đã nhận được lời đề nghị công việc khác phù hợp hơn trong thời gian chờ đợi kết quả từ phía công ty

• Tôi muốn làm việc ở một vị trí khác để thử năng lực của mình trong một lĩnh vực mới.

Nếu như bạn có bạn bè, người thân mà bạn cảm thấy phù hợp với vị trí công việc thì bạn cũng có thể cung cấp thông tin liên lạc của người đó cho nhà tuyển dụng. 

Lời chào cuối thư

Sau khi đã trình bày đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn cần một lần nữa gửi lời cảm ơn và xin lỗi tới nhà tuyển dụng. Cuối cùng, bạn có thể ký tên ở cuối thư và để lại thông tin liên lạc để nhà tuyển dụng có thể liên lạc với bạn nếu họ có bất kỳ điều gì muốn trao đổi thêm.

Ví dụ:

“Một lần nữa xin cảm ơn ông/bà/anh/chị đã sắp xếp cho tôi vị trí công việc này và tôi cũng xin lỗi vì quyết định từ chối nhận việc của mình. Tôi hy vọng sẽ có thể hợp tác lâu dài với quý công ty vào một dịp nào đó.

Trân trọng,

[tên của bạn]

[Điện thoại-email liên hệ]

3. Lưu ý khi viết thư từ chối nhận việc

Khi viết thư từ chối nhận việc, bạn cần lưu ý một số điều sau đây để bức thư của bạn trở nên chuyên nghiệp, khéo léo:

Thái độ khiêm tốn, tôn trọng, thẳng thắn: Thái độ này của bạn được thể hiện trong từng câu chữ bạn viết. Hãy thể hiện sự tôn trọng nhà tuyển dụng dù cho ở thời điểm hiện tại hai bên không hợp tác với nhau. Đồng thời, bạn cũng nên thẳng thắn nêu lý do từ chối, không nên né tránh, lòng vòng, dài dòng làm mất thời gian của cả hai bên.

Thời gian trả lời thư nhanh chóng: Khi bạn đã có quyết định của mình thì đừng chần chừ mà hãy viết thư từ chối nhận việc ngay lập tức. Sự chậm trễ của bạn sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình tuyển dụng của công ty và điều đó có thẻ khiến hình ảnh của bạn xấu đi trong mắt nhà tuyển dụng.

Nội dung thư ngắn gọn, súc tích: nội dung thư từ chối nhận việc nên đầy đủ các phần từ lời chào, nội dung chính đến phần kết thư. Tuy nhiên cần phải đảm bảo ngắn gọn và trình bày những thông tin trọng tâm. Sự dài dòng của bạn sẽ chỉ khiến mất thời gian của cả hai bên, và nó cũng không khiến cho nhà tuyển dụng đánh giá bạn cao hơn.

4. Mẫu thư từ chối nhận việc tham khảo

Dưới đây là mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Việt và tiếng Anh để bạn có thể tham khảo:

4.1. Thư từ chối nhận việc tiếng Việt

Tiêu đề: Thư từ chối nhận việc - Vị trí nhân viên kinh doanh - Nguyễn Văn A

Kính gửi anh/chị/ Quý công ty … (Tên người tuyển dụng/ Tên công ty)

Tôi tên là Nguyễn Văn A và tôi mới nhận được thư mời đề nghị tôi làm việc ở vị trí nhân viên kinh doanh của quý công ty. Trước tiên, tôi rất cảm ơn anh/chị và quý công ty đã đánh giá cao và tạo cơ hội để làm việc tại vị trí này. Tôi rất trân trọng điều đó.

Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi phải báo với ông/ bà/ quý công ty rằng tôi không thể tiếp nhận vị trí nhân viên kinh doanh tại quý công ty. Đây là một quyết định khó khăn với tôi, nhưng sau khi cân nhắc kỹ càng, tôi nhận thấy nó không thật sự phù hợp với khả năng và mục tiêu cá nhân của tôi ở thời điểm hiện tại và trong tương lai. Vì vậy, tôi rất tiếc phải đưa ra quyết định từ chối công việc mà anh/chị sắp xếp cho tôi.

Một lần nữa tôi xin cảm ơn sự quan tâm của quý công ty. Tôi hy vọng có thể gắn bó với công ty vào một thời điểm nào đó khác trong tương lai. 

Tôi rất xin lỗi nếu như quyết định này của tôi có ảnh hưởng đến quy trình tuyển dụng của công ty. Nếu có bất kỳ điều gì muốn trao đổi thêm, anh chị có thể liên lạc với tôi theo số điện thoại...hoặc email….

Trân trọng,

Nguyễn Văn A.

4.2. Thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Subject: Job Refusal-Sales Position-Nguyen My Linh

Dear Mr./Ms…..,

Thank you very much for offering me the opportunity to work at Sales Position in your company. Firstly, I appreciate the offer and your interest in hiring me. However, I will not be accepting the position because after a long while of consideration, I have accepted a position with another company that is a good match for my current professional goals. 

One more time, I would like to express my gratitude for the offer and also my regrets that I am not able to join the company at this time. You have my best wishes in finding another suitable candidate for the position soon. 

Best regards,

My Linh

Nguyen My Linh

Phone Number:...

Email:.....

Dịch:

“Tiêu đề: Thư từ chối nhận việc-Vị trí nhân viên kinh doanh-Nguyễn Mỹ Linh

Gửi anh/chị,

Cảm ơn rất nhiều vì đã tạo cho tôi cơ hội để làm việc ở vị trí nhân viên kinh doanh trong công ty bạn. Đầu tiên, tôi rất coi trọng đề nghị này và sự ưu của bạn đã lựa chọn tôi. Tuy nhiên, tôi sẽ không đảm nhận vị trí này được bởi sau một thời gian dài cân nhắc, tôi đã chọn một vị trí ở công ty khác cái mà phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai của tôi.

Một lần nữa, tôi muốn thể hiện sự trân trọng của tôi cũng như sự tiếc nuối vì tôi không thể gắn bó với công ty của bạn. Chúc quý công ty có thể sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này.

Trân trọng,

Mỹ Linh

Nguyễn Mỹ Linh

Số điện thoại:....

Email:....”

5. Kinh nghiệm viết thư từ chối nhận việc

Khi viết thư từ chối nhận việc bạn cần chú ý một số điều sau:

• Gửi thư càng sớm càng tốt

• Thái độ trân thành

• Lý do cần hết sức ngắn gọn

• Khéo léo tạo cơ hội giữ liên lạc

Viết thư từ chối nhận việc không hề khó như bạn tưởng. Hơn nữa, bạn còn có thể viết nó một cách chuyên nghiệp để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vieclam123.vn hy vọng bài viết đã mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích.

>> Xem thêm tin:

• Lưu ý trả lời thư mời phỏng vấn lịch sự, chuyên nghiệp
• Thư từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp, lịch sự, không gây mất lòng