Ngay sau đây, Hà My dựa vào các căn cứ pháp lý rõ ràng để giúp bạn đọc làm sáng tỏ vấn đề này. Dành chút thời gian nán lại bài chia sẻ của My nhé, bạn, những ai đang nắm giữ một trong hai vị trí này sẽ có được câu trả lời thỏa mãn nhất cho những nghi vấn trên.

1. Góc nhìn pháp lý xác lập mối liên hệ giữa thủ quỹ và kế toán

Thủ quỹ và kế toán là hai vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể chỉ có thủ quỹ hoặc chỉ có kế toán nếu có quy mô vừa và nhỏ. Còn ở các doanh nghiệp, tập đoàn lớn thì thường có sự xuất hiện cả hai vị trí này hoạt động song song. 

Mỗi vị trí đều được phân định chức năng, vai trò nhiệm vụ riêng. Trong đó, họ đều có những trọng trách liên quan đến tiền và thực hiện việc quản lý tiền của doanh nghiệp. Nhưng chắc chắn không phải chung nhiệm vụ mà là những khía cạnh khác nhau để cùng chung quản lý tiền bạc. 

Bởi vì có trách nhiệm đối với cùng một đối tượng thế nên không ít người đã thắc mắc rằng liệu một thủ quỹ thì có thể làm kế toán hay không? Quả thực thủ quỹ hay kế toán không phải là chức vụ mà doanh nghiệp tự nghĩ ra và tự tổ chức.

Cả hai đều là chức vị quan trọng mà pháp luật quy định và có yêu cầu rõ ràng những doanh nghiệp nào bắt buộc phải tổ chức hoạt động cho hai chức vụ đó. Vậy nên chắc chắn câu hỏi thủ quỹ có được làm kế toán không cũng phải dựa vào quy định của Luật kế toán và pháp luật để trả lời. 

2. Thủ quỹ có được làm kế toán không?

Trong nội dung hướng dẫn về việc thực hiện Luật kế toán đặt ra tại Điều 19, ở Khoản 3 của Nghị định số 174 đưa ra nội dung mà căn cứ vào đó, câu trả lời của câu hỏi thủ quỹ có được làm kế toán không sẽ được hé mở. Theo đó, những cá nhân đang thực hiện công tác quản lý trong đó có thủ quỹ sẽ được giao cho nhiệm vụ mua bán thường xuyên những tài sản thuộc một đơn vị kế toán. Trong trường hợp này, thủ quỹ sẽ không được phép làm kế toán. 

Tuy nhiên, nếu thủ quỹ làm việc tại các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty tư nhân, công ty không có vốn nhà nước, có quy mô siêu nhỏ thì thủ quỹ có thể kiêm nhiệm cả vai trò kế toán.

Như vậy, theo pháp luật, thủ quỹ có thể trở thành kế toán hoặc không tùy vào từng hoàn cảnh công việc và tại những doanh nghiệp khác nhau. Điều này không phải doanh nghiệp tự đặt ra là được mà phải tuân thủ theo sự quy định từ pháp luật. Nói một cách xác định thì tại các đơn vị kế toán Nhà nước, thủ quỹ hoàn toàn tách bạch rạch ròi với kế toán, không được làm kế toán. 

3. Vì sao thủ quỹ không được làm kế toán?

Nếu không làm trong các doanh nghiệp mà luật pháp đã nêu rõ thì thủ quỹ sẽ không được làm kế toán là điều phải tuân thủ. Vậy vì sao lại có sự phân biệt đó để dẫn tới việc thủ quỹ thì không được làm kế toán ở đơn vị nhất định? 

Theo luật pháp tại Điều số 18, khoản 1 thuộc Nghị định số 174, một nhân viên kế toán sẽ được phép thực hiện các nhiệm vụ công việc khác không nằm trong danh mục cấm đối với nghiệp vụ kế toán. Còn thủ quỹ sẽ không được phép làm kế toán nếu như không nằm trong các trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 19 của Nghị định này. 

Sở dĩ pháp luật đưa ra quy định trên để tránh xảy ra việc một cá nhân vụ lợi trong quá trình làm việc. Khi một cá nhân đồng thời nắm giữ cả hai vai trò thì cũng giống như việc bạn vừa đá bóng cũng lại vừa là người thổi còi, rất dễ để xảy ra những hành vi gian lận. 

Kế toán thì đảm đương việc chi và làm sổ sách ghi chép lại các khoản, thủ quỹ lại là người giao tiền. Thế nên những nhiệm vụ này cùng do một người làm hoàn toàn không có tính minh bạch, công khai, đúng như câu diễn nôm quen thuộc mà con người ai cũng thường xuyên nói tới - “không biết đâu mà lần”.

4. Những thắc mắc liên quan được giải đáp

4.1. Trường hợp cụ thể nào thủ quỹ có thể và không thể làm  kế toán 

Tại các đơn vị doanh nghiệp chỉ do một cá nhân làm chủ, nếu người làm thủ quỹ cũng thực hiện nhiệm vụ có liên quan tới vấn đề về tài chính cá nhân thì thủ quỹ có thể làm kế toán. Ở công ty khác thì mặc định thủ quỹ và kế toán hoàn toàn rạch ròi, thủ quỹ không thể đồng thời làm kế toán được. 

Trong các công ty nhỏ, xu hướng của người làm chủ thường là tìm mọi cách để tiết kiệm tối đa các khoản chi phí. Do đó, dựa vào những nét tương đồng giữa hai vị trí thủ quỹ và kế toán mà họ có thể cân nhắc để cùng một người kiêm nhiệm, Thế nhưng, quyết định này sẽ phải thận trọng vì để thủ quỹ kiêm nhiệm kế toán sẽ dễ khiến doanh nghiệp phải đối diện với rủi ro lớn. 

4.2. Những rủi ro có thể gặp phải khi thủ quỹ làm kế toán

Trong thực tế và xác lập vai trò quan trọng của kế toán, có thể thấy đây là một công việc mang tính khách quan, vừa đảm đương ghi nhận các thông tin số liệu lại vừa hỗ trợ phân tích các giá trị. Thế nên nếu một thủ quỹ vốn không có nghiệp vụ chuyên môn kế toán mà được giao kiêm nhiệm cả chức vụ này thì doanh nghiệp phải xác định sẽ đối diện với các rủi ro nhất định. 

Thứ nhất, người thủ quỹ do không có chuyên môn nghề nghiệp kế toán thế nên sẽ làm báo cáo không đúng chuẩn, thậm chí là không chính xác theo quy định được yêu cầu. 

Thứ hai, thủ quỹ làm kế toán không có đủ khả năng làm minh bạch các khoản lãi - lỗ, nghiêm trọng hơn là họ không thể làm cho các thông tin về Thuế được tách bạch rõ ràng. Ngoài ra, nguy cơ đối diện với rủi ro về chi phí trong doanh nghiệp cũng dễ phải gánh chịu.

Như vậy, việc xác định thủ quỹ có được làm kế toán không thực sự rất quan trọng để doanh nghiệp nhận ra vai trò to lớn của vị trí kế toán cũng như sự cần thiết để tách rõ hai nhiệm vụ này. Trong mọi trường hợp không cho phép, nhất là tại các doanh nghiệp nhà nước, bạn nhất định không thể sắp xếp kiêm nhiệm giữa hai vị trí này. Luôn đồng hành cùng My để hiểu luật nhiều hơn và quản trị doanh nghiệp tốt hơn bạn nhé.