1. Phòng xuất nhập khẩu tiếng Anh là gì?

Trong tiếng Anh, phòng xuất nhập khẩu được viết là import-export department, được biết đến là một bộ phận có trách nhiệm trong việc kiểm soát, quản lý tất cả các hoạt động trong chuỗi cung ứng. Phòng xuất nhập khẩu được cơ cấu trong các doanh nghiệp kinh doanh có hoạt động xuất nhập khẩu.

Với định nghĩa phòng xuất nhập khẩu tiếng Anh là gì đã nêu, có thể thấy vai trò của phòng quan trọng trong việc đảm bảo dùng tài sản công ty một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó, bộ phận phòng ban này còn luôn nỗ lực cập nhật các thế mạnh của ngành công nghệ logistics để đem vào thực hiện trọng trách, mục tiêu tối ưu hóa quá trình vận chuyển nguồn hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu.

2. Chức năng, nhiệm vụ chính mà phòng xuất nhập khẩu đảm đương

Sau khi khái niệm phòng xuất nhập khẩu tiếng Anh là gì đã được làm sáng tỏ, nếu muốn được gia nhập vào bộ phận này, người lao động buộc phải nắm bắt chức năng, nhiệm vụ chính của phòng để từ đó xác định định hướng phát triển cho riêng mình.

2.1. Định hướng chiến lược cho doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu có nhiều công đoạn cần tiến hành. Có thể đánh giá rằng quy trình hoạt động của nó rất phức tạp, lại liên quan với nhiều đối tượng. Bởi thế, phía công ty cần xây dựng được kế hoạch chiến lược, định hướng rõ ràng để cho hoạt động xuất nhập khẩu được diễ ra thuận lợi, hiệu quả tốt cũng như dễ dàng tiếp ứng được mọi thay đổi từ môi trường.

Ngoài ra nếu có thể định hướng chiến lược bài bản trong quá trình hoạt động thì đó cũng là cách để doanh nghiệp cải thiện dần các thiết sót phát sinh. Từ đó, doanh nghiệp dần dần tiếp cận tốt mọi mục tiêu cần đạt ở từng thời kỳ.

Bên cạnh những cái lợi nhờ xây dựng chiến lược bài bản thì ở phương diện ngược lại, nếu không có định hướng chi tiết, đúng đắn sẽ khiến cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu gặp phải rất nhiều khó khăn. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn bị động, thụ động trước mọi dẫn dắt của thị trường, của đối thủ. Đồng nghĩa với đó là không có dược khả năng tự lực để tự làm cho mình dịch chuyển, phát triển lên. Trước một thực trạng thị trường kinh tế nói chung và thị trường lĩnh vực xuất nhập khẩu nói chung luôn luôn biến động và chứa nhiều nguy cơ thì việc chịu phụ thuộc vào người khác sẽ dễ làm cho doanh nghiệp của bạn bị chao đảo hoặc thậm chí là sụp đổ.

2.2. Phòng xuất nhập khẩu triển khai tìm hiểu, nghiên cứu sâu thị trường

Phòng xuất nhập khẩu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý hoạt động nghiên cứu thị trường bên cạnh tìm kiếm các thị trường tiềm năng cho công ty. Hoạt động nghiên cứu này sẽ giúp cập nhật đầy đủ thông tin về thị trường. Thường xuyên làm nghiên cứu để nắm bắt kịp thời, chính xác các diễn biến xảy ra trên thị trường. Nhờ đó, doanh nghiệp bạn sẽ có đủ các cơ sở vững vàng để đưa được quyết định đúng đắn trong các việc như lựa chọn đối tác phù hợp, có chiến lược để đàm phán thành công đi đến ký kết hợp đồng.

Nghiên cứu thị trường sẽ giúp ích trong việc đảm bảo doanh nghiệp hiểu rõ quy định pháp lý liên quan để thực hiện tuân thủ. Song ngoài điều giá trị đó, phòng xuất nhập khẩu cũng phải chú trọng nghiên cứu thị trường ở phương diện sản phẩm cũng như thị trường quốc tế. Điều đó là đương nhiên vì sản phẩm chính là hạt nhân mà xuất nhập khẩu hướng đến.

2.3. Xây dựng kế hoạch triển khai những phương án phù hợp cho hoạt động kinh doanh

Thông qua hiểu biết bản chất phòng xuất nhập khẩu tiếng Anh là gì và thông tin thu thập được từ quá trình nghiên cứu, phòng ban này sẽ thực hiện khâu tiếp theo trong hệ thống nhiệm vụ, chức năng của mình. Đó chính là xây dựng phương án kinh doanh.

Các phương án kinh doanh sẽ cụ thể hóa hành động, tác động trực tiếp tới giao dịch mua bán sản phẩm. Phương án kinh doanh cũng là cơ sở giúp cho phòng ban dễ dàng phân chia nhiệm vụ, xác định các loại mục tiêu và hứa hẹn một kết quả tốt nhất.

2.4. Đàm phán để ký kết hợp đồng

Từ sự thống nhất về thỏa thuận trao đổi thì hai bên sẽ tiến hành bước ký hợp đồng xuất nhập khẩu. Bản hợp đồng này sẽ được lập thành văn bản rõ ràng, gửi các bên nắm giữ. Nó là minh chứng cho sự thống nhất về thỏa thuận của bên mua và bán trong mối quan hệ hợp tác quốc tế. Người ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu phải là người có đủ tư cách pháp lý, bên cạnh đó, phòng cũng phải kiểm soát đúng mặt hàng và đảm bảo chúng được pháp luật cho phép, không phải là hàng cấm.

2.5. Điều hành quá trình triển khai hợp đồng

Bản hợp đồng được ký kết đánh dấu quá trình hợp tác bắt đầu. Sự hợp tác này là trên phương diện toàn công ty nhưng đằng sau đó phải có bàn tay điều phối, quản lý của phòng xuất nhập khẩu để hợp đồng được thực hiện hiệu quả.

Cụ thể phòng xuất nhập khẩu chính là bộ phận trực tiếp tổ chức mọi công tác để hợp đồng được thực hiện đúng như thỏa thuận. Trong suốt quá trình hợp đồng diễn ra, phòng sẽ thường xuyên theo dõi sát sao đối với mọi nghiệp vụ ngoại thương,

Phòng xuất nhập khẩu cũng phải kịp thời nắm tiến độ triển khai hợp đồng, mức độ hiệu quả đạt được theo từng giai đoạn. Bên cạnh đó phải theo dõi, cập nhật những phản hồi gửi đến từ phía đối tác.

3. Phòng xuất nhập khẩu được tổ chức ra sao, cơ cấu hoạt động thế nào?

Qua thông tin về chức năng, nhiệm vụ do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm, có thể thấy rõ rằng vai trò của phòng ban này là vô cùng to lớn. Vậy trong một doanh nghiệp, phòng ban này có quy mô ra sao, được tổ chức như thế nào? Hãy khám phá thêm khía cạnh này của phòng xuất nhập khẩu để giúp chúng ta có hình dung đầy đủ nhất.

3.1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu

Phòng xuất nhập khẩu được cơ cấu theo hình tháp với hai bộ phận: cấp quản lý, cấp nhân viên. Trong đó, cấp quản lý được tổ chức với chức vụ trưởng phòng. Còn cấp nhân viên gồm nhiều bộ phận đảm đương các công tác liên quan tới xuất nhập khẩu. Dựa vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mà cấp nhân viên sẽ được tổ chức với các chức năng khác nhau. Tùy theo chức năng mà chức danh được thiết lập.

3.2. Cơ cấu tổ chức cụ thể của phòng xuất nhập khẩu

3.2.1. Phòng xuất nhập khẩu trong công ty xuất khẩu

Đó có thể là công ty chuyên hoạt động ở mảng sản xuất phục vụ xuất khẩu. Cũng có thể là loại hình doanh nghiệp thương mại xuất khẩu. Ở công ty này, phòng xuất nhập khẩu sẽ được cơ cấu như sau: Cấp cao nhất là trưởng phòng xuất nhập khẩu, sau đó đến cấp nhân viên. Cấp nhân viên sẽ gồm nhân viên thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, bộ phận theo dõi đơn hàng, nhân viên chứng từ. Đây cũng là cơ cấu đầy đủ thường bắt gặp trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu lớn. Còn ở công ty nhỏ thì đa số sẽ chỉ để một người đảm đương các mảng khác nhau của hoạt động xuất nhập khẩu và gọi tắt là nhân viên xuất nhập khẩu.

3.2.2. Công ty nhập khẩu tổ chức phòng xuất nhập khẩu ra sao?

Giống với công ty xuất khẩu, tại công ty nhập khẩu cũng có hai cấp là cấp quản lý với sự điều hành của trưởng phòng. Bên dưới là cấp nhân viên với sự phân chia rõ các bộ phận là nhân viên theo dõi các đơn hàng được nhập khẩu về công ty, nhân viên chuyên thu mua hàng hóa, nhân viên chứng từ.

3.2.3. Công ty forwarder cũng có phòng xuất nhập khẩu

Đây là một loại hình doanh nghiệp chuyên mang tới các dịch vụ về giao nhận, vận chuyển, hợp tác cùng với các công ty về xuất nhập khẩu. Vậy phòng xuất nhập khẩu của công ty này được tổ chức như thế nào.

Bắt đầu từ chức vụ trưởng phòng. Tiếp theo đó là cấp nhân viên gồm có nhân viên làm sale, nhân viên booking, làm file giá, nhân viên theo dõi các chứng từ mua bán, bộ phận chăm sóc khách hàng. Bên cạnh đó ở mô hình Forwarder còn sắp xếp cả những người làm nhiệm vụ chuyên môn hóa khác.

3.2.4. Các công ty Logistics

Đây là doanh nghiệp chuyên cung cấp đầy đủ mọi dịch vụ phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu được diễn ra như khai thuế quan, cho thuê bãi, kho; hỗ trợ đóng gói, làm hồ sơ cho hàng hóa xuất nhập khẩu, kiểm định chất lượng sản phẩm, trucking, ...

Cơ cấu tổ chức được xây dựng trong một phòng xuất nhập khẩu tại công ty này gồm trưởng phòng, các vị trí nhân viên như sale, hỗ trợ, chứng từ, hiện trường, ...

Đến đây, những thông tin của bài viết đã đủ để bạn nắm rõ bản chất phòng xuất nhập khẩu tiếng Anh là gì trên các khía cạnh nhiệm vụ, chức năng, cơ cấu tổ chức. Có thể nói, đây chính là môi trường cực kỳ giàu tiềm năng để phát triển và nhu cầu tuyển dụng cao cho nên bạn đừng chần chờ, đắn đo khi lựa chọn phòng xuất nhập khẩu là nơi lập nghiệp.