1. Tìm hiểu về mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh

1.1. Thế nào là hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh

Mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh là mẫu hồ sơ về việc lựa chọn nhà thầu. Khi đó, bên mời thầu sẽ gửi yêu cầu chào hàng và nhận báo giá của gói thầu từ nhà thầu. Sau đó sẽ lựa chọn ra mức giá thấp nhất.

Thủ tục trong chào hàng cạnh tranh sẽ được thực hiện rút gọn với các gói thầu như sau:

- Gói thầu dịch vụ phi tư vấn thông dụng đơn giản như là: bảo hiểm, logistics, lắp đặt, quảng cáo có giá trị dưới 500 triệu đồng.

- Gói thầu dành cho việc mua sắm  hàng hóa thông dụng và có sẵn trên thị trường với đặc tính kỹ thuật tiêu chuẩn hóa có tương đương về giá trị và chất lượng không quá 1 tỷ đồng.

- Gói thầu công trình đơn giản có bản vẽ thi công được phê duyệt giá trị dưới 1 tỷ đồng.

- Gói thầu mua sắm thường xuyên giá trị dưới 200 triệu đồng.

Việc chào hàng cạnh tranh sẽ được thực hiện khi đáp ứng được các điều kiện như sau: có kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt, dự toán phê duyệt và được bố trí vốn theo yêu của cầu tiến độ thực hiện gói thầu.

Quy trình thực hiện chào hàng cạnh tranh như sau: bên mời thầu sẽ chuẩn bị sau đó gửi yêu cầu báo giá tới các nhà thầu. Nhà thầu sẽ nộp báo giá và bên mời thầu sẽ tiếp nhận báo giá. Bên mời thầu sẽ đánh giá về các báo giá, quy trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả chọn nhà thầu sau đó thực hiện ký kết hợp đồng.

1.2. Nội dung trong mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh

Mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh được quy định trong mẫu số 07 tại Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT. Nội dung quy định về việc lựa chọn nhà thầu thông qua hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Ngoài ra còn quy định tại thông tư 11/2015/TT-BKHĐT về việc lập hồ sơ yêu cầu về việc chào hàng cạnh tranh.

Nội dung có trong hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh sẽ gồm những nội dung cụ thể như sau:

Đối với việc yêu cầu các nhà thầu nộp báo giá sẽ có các nội dung về: tư cách và điều kiện của các nhà thầu, đơn giá và biểu giá cụ thể của nhà thầu khi chào hàng, những điều kiện để nhà thầu trúng thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu được công khai, những biện pháp để đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng và cách thức đưa ra giải quyết kiến nghị.

Đối với mỗi gói thầu sẽ có mẫu mời thầu và dự thầu riêng. Các gói thầu khác nhau sẽ bao gồm những gói thầu về việc mua sắm hàng hóa, gói thầu xây lắp và gói thầu dịch vụ phi tư vấn.

Trong mỗi gói thầu cũng sẽ có những quy định riêng về Dự thảo hợp đồng. Trong dự thảo sẽ bao gồm những thông tin như sau:

Các thông tin về chủ đầu tư và nhà thầu, các thông tin bao gồm: họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản, mã số thuế, người đại diện và chức vụ.

Danh mục hàng hóa dịch vụ cần thực hiện, cung cấp sẽ thể hiện về đối tượng của hợp đồng được liệt kê.

Nội dung về thành phần có trong hợp đồng sẽ bao gồm: Biên bản thương thảo và hoàn thiện hợp đồng, phê duyệt về kết quả lựa chọn nhà thầu cùng với những yêu cầu về báo giá và những tài liệu đối với việc sửa đổi và làm rõ về bản chào giá của nhà thầu,...

Trong mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh sẽ có các thông tin về trách nhiệm đối với việc tham gia hợp đồng của các bên chủ đầu tư và nhà thầu.

Đưa ra các thông tin về giá cả cùng với phương thức thanh toán trong hợp đồng. Các thông tin cần phải có trong nội dung này bao gồm: giá ghi bằng số và bằng chữ, thời hạn thực hiện thanh toán và số lần thanh toán.

Cung cấp các thông tin về thời gian cụ thể, tiến độ thực hiện hợp đồng và những biện pháp để có thể thực hiện hợp đồng đối với nhà thầu và nhà đầu tư.

Các thông tin về những trường hợp đối với việc chấm dứt hợp đồng và giải quyết những tranh chấp được phát sinh. Đưa ra thời hạn có hiệu lực của hợp đồng.

Tải mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh chuẩn nhất

Hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh chuẩn

2. Nơi nộp hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh

Hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh có thể nộp theo nhiều hình thức sau:

Các nhà thầu sẽ nhận được  bản yêu báo giá của bên mời thầu về các gói thầu theo hình thức chào hàng cạnh tranh.

Khi đã nhận được yêu cầu báo giá thì các nhà thầu sẽ phải chuẩn bị hồ sơ báo giá theo như yêu cầu của bên mời thầu. Bên mời thầu có thể nhận trực tiếp hồ sơ hoặc có thể gửi qua đường bưu điện hay gửi email hoặc gửi bằng bản fax.

Khi đã tiếp nhận xong những thủ tục đối với việc nhận hồ sơ từ các nhà thầu thì bên mời thầu sẽ so sánh và đánh giá xem hồ sơ của các nhà thầu. Sau đó sẽ thực hiện những công việc có liên quan đến trình, thẩm định và phê duyệt. Sau đó sẽ công khai kết quả nhà thầu trúng thầu.

Khi tiếp nhận hồ sơ của các nhà thầu kể từ ngày bên mời thầu tiếp nhận thì thời gian đánh giá hồ sơ của bên mời thầu tối đa là 10 ngày. Thời gian cho việc thẩm định kết quả lựa chọn tối đa là 4 ngày làm việc. Thời gian cho việc phê duyệt kết quả lựa chọn là 3 ngày làm việc.

3. Những lưu ý trong hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh

Trong mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh cần phải lưu ý và chuẩn bị đầy đủ các thông như sau:

Đối với việc yêu cầu báo giá để gửi đến các nhà thầu cần phải đảm bảo về việc cung cấp đầy đủ các thông tin đối với phạm vi công việc, thời gian có hiệu lực báo giá của nhà thầu,  yêu cầu kỹ thuật, thời gian nộp báo giá nhà thầu, những yêu cầu về việc bảo hành, đào tạo và các dự thảo trong hợp đồng.

Trong hồ sơ đề xuất của bên nhà thầu sẽ có các nội dung về việc đảm bảo được các thông tin cần được điền theo mẫu mà pháp luật đã quy định. Trong đó ở cuối của văn bản sẽ có những xác nhận từ đại diện hợp pháp của nhà thầu.

Trong hồ sơ cần phải ghi đầy đủ những thông tin về biểu giá chào hàng, trong đó cần phải có chữ ký đến từ người đại diện hợp pháp của nhà thầu.

Cần phải có văn bản ủy quyền theo mẫu và có  xác nhận của cơ quan có thẩm quyền với những trường hợp được người ủy quyền ký nhận vào đơn chào hàng.

Trong các thông tư: Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT và Thông tư 11/2015/TT-BKHĐT về yêu cầu chào hàng cạnh tranh đều đã được quy định cụ thể. Trong đó, các thông tin cần phải điền đầy đủ theo mẫu và không được tự soạn thảo hay quy định.

Trên đây là các thông tin về hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh. Hy vọng với những thông tin trong bài đọc này sẽ giúp cho bạn hiểu hơn về mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh một cách chuẩn xác nhất nhé!