1. Mẫu đơn xin hoãn thi là gì?

Mẫu đơn xin hoãn thi được hiểu là văn bản gửi tới phòng đào tạo, quản lý tại các trường đại học, cao đẳng để các sinh viên trong trường bày tỏ nguyện vọng được hoãn thi kết thúc học phần môn học trong học kỳ mà mình đang học. Mẫu đơn sẽ nêu rõ sinh viên xin hoãn thi là ai, môn thi muốn được hoãn và lý do chính đáng cụ thể.

Thực tế thì kỳ thi cuối kỳ có ở rất nhiều cấp bậc và đều có vai trò quan trọng với mỗi một người học. Tuy nhiên, có thể thấy rằng, mẫu đơn xin hoãn thi phổ biến nhất trong môi trường giáo dục chuyên nghiệp, tức là các trường cao đẳng, đại học hiện nay và sinh viên trong trường sẽ là đối tượng chính sử dụng mẫu đơn này.

Bởi tính chất quan trọng của kỳ thi kết thúc học phần, nó ảnh hưởng tới kết quả học tập, khả năng nhận học bổng, sự đánh giá từ phía thầy cô, nhà trường và xếp loại bằng cấp. Chính vì thế mà việc xin hoãn thi sẽ cần được tiến hành dựa trên một thủ tục, quy trình nhất định. Tức là nó sẽ cần có một nghi thức nhất định và mẫu đơn xin hoãn thi chính là văn bản biểu đạt cho nghi thức được thực hiện đó.

2. Quy trình xin hoãn thi được thực hiện như thế nào?

Như đã nói ở trên, việc xin hoãn thi sẽ cần được thực hiện theo một trình tự nhất định. Và trình tự này sẽ được quy định tùy thuộc vào mỗi trường. Các trường đại học, cao đẳng sẽ có những quy định riêng cho việc xin hoãn thi của sinh viên để tạo điều kiện cho sinh viên cũng như công tác tổ chức kỳ thi và đánh giá, xếp loại sinh viên ở cuối kỳ.

Theo mô hình chung hiện nay thì quy trình xin hoãn thi có thể được tiến hành như sau:

- Sinh viên làm mẫu đơn xin hoãn thi và kèm theo giấy tờ chứng minh liên quan cho lý do được nêu trong đơn và gửi về Phòng Đào tạo.

- Cán bộ phòng Đào tạo sẽ tiếp nhận và trình đơn với lãnh đạo phòng để xem xét và đưa ra quyết định.

- Cán bộ phòng Đào tạo tiếp nhận kết quả và thông báo cho sinh viên dựa trên lịch hẹn trả kết quả tương ứng.

Đây là quy trình cơ bản cho việc xin hoãn thi ở đa số các trường đại học, cao đẳng nước ta. Trong một số trường hợp đặc biệt thì đơn sẽ được quyết định bởi Hiệu trưởng. vì thế mà cán bộ tiếp nhận đơn sẽ cần trình Hiệu trưởng để được phê duyệt.

Bên cạnh đó, với sự phát triển của công nghệ thì một số trường đã áp dụng cách thức thông báo kết quả trực tuyến thông qua tài khoản của mỗi sinh viên trong trường. Các bạn sinh viên có thể đăng nhập hoặc truy cập vào website của trường để biết đơn của mình được phê duyệt hay không.

3. Hoàn thiện mẫu đơn xin hoãn thi như thế nào?

Dựa vào quy trình trên, có thể thấy rằng, sinh viên có được chấp thuận hoãn thi hay không sẽ phụ thuộc vào mẫu đơn xin hoãn thi được gửi tới phòng Đào tạo. Vì thế mà việc tạo một mẫu đơn chỉn chu là yêu cầu bắt buộc với những bạn có nhu cầu, mong muốn được hoãn thi.

3.1. Có gì trong mẫu đơn xin hoãn thi

Trước khi bắt tay vào việc hoàn thiện chi tiết thì bạn cần nắm bắt thông tin chính cần có trong đơn xin hoãn thi. Cụ thể các thông tin cần được cung cấp gồm có:

- Thông tin về sinh viên xin hoãn thi

- Thông tin về môn thi muốn xin hoãn và kỳ thi tương ứng

- Lý do xin hoãn thi

Việc đảm bảo đầy đủ thông tin là yêu cầu bắt buộc với đơn xin hoãn thi được lập. Bởi đây sẽ là cơ sở để lãnh đạo phòng đưa ra quyết định xác nhận đồng ý hay không đồng ý với việc xin hoãn thi của sinh viên. Hơn hết, đầy đủ thông tin tức là bạn đã đảm bảo được về mặt nội dung của mẫu đơn và đơn của bạn sẽ có thể dễ dàng được chấp thuận để gửi tới lãnh đạo phòng Đào tạo.

3.2. Chi tiết mẫu đơn xin hoãn thi

Khi đã nắm bắt được thông tin cơ bản cần có thì bạn sẽ triển khai chi tiết cho từng phần nội dung của đơn xin hoãn thi. 

3.2.1. Đơn xin hoãn thi gửi tới đâu?

Đây chắc hẳn là điều mà khi làm đơn xin hoãn thi các bạn sinh viên quan tâm rất nhiều. thông thường, đơn sẽ được gửi tới phòng đào tạo để được tiếp nhận và phê duyệt. Tuy nhiên, tùy theo mỗi trường lại có quy định thêm như gửi tới giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn thi, trưởng khoa,... Vì thế mà bạn sẽ cần nắm rõ về quy định xin hoãn thi của trường mình để gửi tới đúng địa chỉ nhất. 

3.2.2. Thông tin người làm đơn

Thông tin người làm đơn sẽ là thông tin của sinh viên muốn được xin hoãn thi. Việc cung cấp thông tin là điều bắt buộc để phòng Đào tạo có thể nắm bắt sinh viên xin hoãn thi là ai và thiết lập danh sách tương ứng để sắp xếp cho kỳ thi một cách hiệu quả, chính xác nhất.

Những thông tin mà các bạn sinh viên cần cung cấp trong đơn xin hoãn thi như sau:

- Họ và tên bản thân

- Ngày tháng năm sinh

- Mã sinh viên, Lớp chuyên ngành, Khoa đào tạo

- Số điện thoại liên hệ

Đây là những thông tin cơ bản cần có khi cung cấp thông tin cá nhân. Tùy vào yêu cầu mỗi trường mà bạn sẽ cần phải nêu rõ số điện thoại, địa chỉ hiện tại hay quê quán của mình.

3.2.3. Thông tin về môn thi và lý do xin được hoãn

Tiếp đến sẽ là phần nội dung chính của mẫu đơn xin hoãn thi đó là thông tin về môn thi và lý do xin hoãn thi của sinh viên.

Bạn cần nêu rõ môn thi mình muốn xin hoãn thi là gì, số tín chỉ, lớp học phần theo học và năm học tương ứng. Cùng với đó là thông tin về ngày thi diễn ra môn thi đó mà bạn đã được xếp lịch tương ứng (trường hợp muốn xin hoãn khi đã có lịch thi). Trường hợp bạn muốn xin hoãn nhiều môn thi thì cần lập bảng chi tiết cụ thể bên dưới sau khi đã trình bày xong lý do của mình.

Khi đã cung cấp thông tin về môn thi thì bạn sẽ nêu ra lý do xin hoãn thi của mình. Lý do phải là lý do chính đáng, đúng với thực tế bạn gặp phải. Để tăng độ tin cậy thì bạn sẽ cần đưa ra các giấy tờ kèm theo nhằm chứng minh cho lý do đó. Ghi rõ những giấy tờ bạn nộp kèm mẫu đơn vào phần Các tài liệu kèm theo ở bên dưới phần nội dung ghi lý do.

Lý do sẽ là yếu tố mang tính quyết định để việc xin hoãn thi của bạn có được duyệt hay không. Do vậy mà bạn sẽ cần phải chắc chắn về lý do của bản thân trước khi ghi vào trong mẫu đơn của mình.

3.2.4. Phần kết 

Với phần kết đơn, bạn cần đưa ra lời hứa và sự cam đoan của mình với những thông tin nêu trên và việc tuân thủ đúng quy định xin hoãn thi mà nhà trường đã đưa ra. Cuối cùng, để hoàn tất đơn thì bạn sẽ ký và ghi rõ họ tên bản thân vào phần người làm đơn tương ứng.

4. Download mẫu đơn xin hoãn thi chuẩn

Việc tự viết đơn xin hoãn thi không khó nhưng nếu xét về mặt thẩm mỹ thì sẽ chưa thực sự chỉn chu bởi các dòng có thể chưa thẳng hàng ngay lối hay các mục chưa cân đối,... Điều này sẽ phần nào khiến mẫu đơn của bạn thiếu sự chuyên nghiệp cũng chưa đảm bảo tính lịch sự, trang trọng khi gửi tới thầy cô và nó cũng có thể ảnh hưởng tới quyết định phê duyệt đơn xin hoãn thi của bạn nếu như nhận được đánh giá không tích cực vì mẫu đơn này. Do vậy mà việc sử dụng mẫu đơn xin hoãn thi có sẵn sẽ rất thích hợp và tiện lợi.

Hầu hết các trường đều có sẵn mẫu đơn xin hoãn thi theo form nhà trường đề ra và được đăng tải trên website của trường. Các bạn có thể tải về và sử dụng cho mình. Còn nếu không bạn có thể sử dụng mẫu đơn xin hoãn thi chuẩn mà vieclam123.vn cập nhật dưới đây.

Link tải: mau-don-xin-hoan-thi.doc

Trên đây là thông tin chi tiết về mẫu đơn xin hoãn thi gửi tới các bạn. Mong rằng, bài viết đã mang đến cho bạn những chia sẻ hữu ích khi tìm hiểu về đơn xin hoãn thi.