1. Tìm hiểu mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra

1.1. Khái niệm mẫu biên bản làm việc của đoàn thanh tra kiểm tra

Trước khi đi tìm hiểu về những thông tin cũng như cách thức thực hiện thì chúng ta hãy cùng nhau làm rõ khái niệm về mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra. Mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra là một văn bản hành chính ghi chép lại nội dung làm việc, thông tin được trao đổi, giải quyết vấn đề liên quan giữa hai hoặc nhiều đối tượng khác nhau. Trong đó, đối tượng thực hiện tạo lập biên bản là bên phía đoàn thanh tra cùng với những đối tượng khác bao gồm các đơn vị, tổ chức đón tiếp cán bộ thanh tra về làm việc.

Văn bản này được xem như là một loại giấy tờ pháp lý và đóng vai trò làm cơ sở căn cứ, chứng minh cho những sự việc và hoạt động đã diễn ra trong buổi kiểm tra. Dù không mang quá nhiều hiệu lực pháp lý, nhưng đây là một trong những thành phần không thể thiếu của bất cứ hoạt động kiểm tra thanh tra nào. Vậy những đặc điểm về yêu cầu cũng như mục đích của mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra là gì?

Xem thêm: Soạn thảo mẫu biên bản làm việc giữa 2 bên chuẩn nhất

1.2. Yêu cầu và mục đích của mẫu biên bản làm việc

1.2.1. Yêu cầu cần có trong mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra

Đặc điểm chung của các văn bản hành chính trong đó có mẫu biên bản làm việc này  đó là cần đảm bảo đầy đủ những yêu cầu cần có về mặt pháp lý cũng như tuân thủ theo một quy chuẩn nhất định. Những yêu cầu cơ bản đó sẽ được bao gồm như sau:

Đầu tiên là về yêu cầu về mặt hình thức, những văn bản sẽ cần được trình bày với đầy đủ các thành phần cần có như tiêu ngữ, quốc hiệu, tên biên bản, tên đơn vị, nội dung về thời gian, địa điểm, nội dung về quá trình làm việc và trao đổi thông tin,... Mẫu biên bản làm việc của đoàn thanh tra cần được trình bày một cách mạch lạc, rõ ràng và theo trình tự nhất định. Bên cạnh đó, ngôn ngữ, câu từ được sử dụng trong mẫu biên bản này cũng cần được đảm bảo về sự phù hợp và trình bày đúng chính tả.

Đối với yêu cầu về phần nội dung chính trong mẫu biên bản làm việc của đoàn thanh tra thì cần có được sự chính xác, cụ thể. Đó là những yếu tố về số liệu, sự việc, sự kiện trong quá trình tạo lập biên bản và đang diễn ra quy trình kiểm tra, thanh tra. Với những số liệu về thời gian, các số liệu cần phải nêu rõ được thời điểm thực hiện văn bản cũng như thời điểm diễn ra các  thỏa thuận liên quan.

Ngoài ra, trong quá trình thực hiện xây dựng mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra thì người chịu trách nhiệm tạo lập sẽ cần ghi chép thông tin, sự việc một cách trung thực nhất. Nội dung trong biên bản cần có sự đánh giá một cách khách quan tuyệt đối và không đưa vào bất cứ một cảm xúc cá nhân vào khi thực hiện công việc này.

Cuối cùng, mẫu biên bản làm việc của đoàn thanh tra chắc chắn phải có chữ ký đại diện của từng bên tham gia vào buổi làm việc. Đây là yêu cầu bắt buộc và nó sẽ trở thành căn cứ chứng minh những ràng buộc thuộc về trách nhiệm của mỗi bên. Làm cơ sở để giải quyết hiệu quả nhất những vấn đề phát sinh về pháp lý nếu có trong tương lai.

1.2.2. Mục đích tạo lập mẫu biên bản làm việc cho đoàn kiểm tra

Trên thực tế, mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra là một văn bản mà không một đơn vị nào khi thực hiện công tác này có thể bỏ qua. Nhìn vào đó chúng ta cũng phần nào thấy được sự cần thiết của mẫu văn bản này. Vậy mục đích khi thực hiện những văn bản hành chính này là gì?

Mục đích đầu tiên và cơ bản nhất của văn bản này đó là ghi chép lại toàn bộ thông tin, diễn biến làm việc của đoàn kiểm tra khi thực hiện công tác thanh tra tại các đơn vị, doanh nghiệp. Dựa vào những thông tin về nội dung có trong đó mà các đối tượng liên quan có thể thực hiện được các công tác khác. Những công tác đó có thể kể đến đó là xây dựng báo cáo, thực hiện kết luận và đưa ra kết quả cho buổi thanh tra, kiểm tra. Làm cơ sở để đoàn kiểm tra thực hiện những công tác liên quan đến xử lý, giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc.

2. Hướng dẫn thực hiện mẫu biên bản làm việc của đoàn thanh tra

Trên thực tế, Pháp luật cũng không có quy định nào về tiêu chuẩn khi thực hiện mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra. Thế nhưng khi thực hiện công tác xây dựng yếu tố này, người chịu trách nhiệm cũng cần đảm bảo văn bản của mình với đầy đủ ba phần đó là phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc biên bản.

2.1. Phần mở đầu mẫu biên bản làm việc

Ở phần mở đầu, thành phần của mẫu biên bản sẽ bao gồm tiêu ngữ, quốc hiệu, tên cơ quan đơn vị của cơ sở kiểm tra, thanh tra. Ở giữa của lá đơn sẽ là tên biên bản được trình bày bằng chữ in hoa nổi bật. Đây đều là những yếu tố bắt buộc cần có ở bất cứ văn bản hành chính nào và trong quá trình thực hiện, người chịu trách nhiệm cần soạn thảo một cách chính xác cũng như phân bố theo tiêu chuẩn của một mẫu biên bản chuẩn chỉnh.

2.2. Phần nội dung mẫu biên bản làm việc

Tiếp đến là phần nội dung của biên bản làm việc, thành phần này được mở đầu với thông tin cụ thể về thời gian và địa điểm ghi lại quá trình diễn ra của buổi kiểm tra. Tiếp đến là thông tin về thành phần tham gia bào gồm tên đoàn thanh tra (người đại diện) và tên cơ sở, tổ chức đang diễn ra quá trình kiểm tra. Tiếp đến là nội dung của quá trình làm việc trong đó sẽ có những thông tin chi tiết về các sự việc, nội dung đã thanh tra cùng như kết quả thanh tra của từng nội dung đó. 

Ngoài ra, phần này cũng cần có những ý kiến bổ sung nếu ý kiến của đối tượng thanh tra chưa đi đến sự thống nhất. Đây là nội dung có ý nghĩa quan trọng có thể trở thành căn cứ giúp các đối tượng liên quan thực hiện hiệu quả những công việc cần thực hiện sau buổi kiểm tra, thanh tra.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lập mẫu biên bản làm việc với khách hàng đơn giản

2.3. Phần kết thúc mẫu biên bản làm việc

Cuối cùng là phần kết thúc mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra. Ở phần này, người thực hiện cần ghi lại thời gian kết thúc quá trình thanh tra (ngày, giờ) cùng với số lượng biên bản kiểm tra được cung cấp, phát hành. Để hoàn thành, người thực hiện cần đem văn bản này cho những người đại diện ký kết để xác thực những nội dung trên là hoàn toàn chính xác. Sau khi đã thực hiện công việc tạo lập mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra, người thực hiện cần chịu trách nhiệm cho việc bàn giao để tiến hành lưu trữ cũng như bảo quản giấy tờ một cách an toàn.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về mẫu biên bản làm việc của đoàn kiểm tra. Hy vọng những thông tin trên được đem đến đã làm cho bạn có được sự giải đáp chất lượng nhất. Lời chúc sức khỏe cũng là lời kết cho những chia sẻ của chúng tôi ngày hôm nay. Đừng quên thường xuyên truy cập vào vieclam123.vn để đón đọc những bài viết hấp dẫn khác nhé!