1. Tổng quan về kế hoạch truyền thông sự kiện

Hiểu một cách đơn giản thì truyền thông sự kiện chính là việc bạn quảng bá sự kiện sắp được tổ chức trên các kênh thông tin truyền thông đại chúng để ngày càng có nhiều người hơn biết về sự kiện. Mục đích cuối cùng không chỉ dừng lại ở việc quảng cáo mà còn là “lôi kéo” người xem mua vé tham dự hoặc đến tham gia sự kiện.

Truyền thông sự kiện là một khâu có tính chất bản lề, quyết định mức độ thành công của mỗi sự kiện. Để làm tốt việc này bạn cần xây dựng một timeline hoàn chỉnh và lên kế hoạch những việc cần làm.

Timeline và kế hoạch truyền thông sự kiện phải được xây dựng phù hợp với đặc điểm của sự kiện. Những gì bạn cần quan tâm đến bao gồm: Thời gian, ngân sách và thị trường mục tiêu. Bạn cần sử dụng tất cả những công cụ mà mình có, tận dụng tốt nguồn ngân sách được cấp, tối ưu việc quảng bá trên các kênh tin tức và lên kế hoạch marketing tỉ mỉ để đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất.

2. Tổng quan về timeline truyền thông sự kiện

Có tất cả 4 giai đoạn trong timeline truyền thông sự kiện, bao gồm: Pre-event (giai đoạn trước sự kiện), event launch (ra mắt sự kiện), day-to-day- marketing (tiếp thị hàng ngày) và last call (tung ra cú hích cuối cùng).

Trong cả 4 giai đoạn này, tất cả những hành động cần thực hiện đều nhằm hướng đến mục đích cuối cùng đó là quảng bá, tăng cường mức độ nhận thức về sự kiện và thúc đẩy mọi người tham gia sự kiện. Nhìn chung, những đối tượng mục tiêu mà bạn hướng tới cần trải qua hai giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn nhận thức, dành cho những người đã từng tham dự sự kiện tương tự trước đó hoặc những người có tiềm năng tham dự. Giai đoạn thứ hai là giai đoạn thuyết phục và chuyển đổi.

3. Các giai đoạn trong timeline truyền thông sự kiện

Như vậy, bạn đã có sự hình dung rõ ràng hơn về kế hoạch truyền thông sự kiện và timeline truyền thông sự kiện. Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết hơn về từng giai đoạn trong timeline truyền thông sự kiện và những công việc bạn cần hoàn thành để đảm bảo hiệu quả của kế hoạch truyền thông sự kiện.

3.1. Giai đoạn pre-event

Kế hoạch truyền thông sự kiện cần được xây dựng và triển khai ngay khi sự kiện được lên lịch tổ chức. Nếu bạn chờ đợi đến khi mọi chi tiết đã được thảo luận xong xuôi rồi mới thực hiện truyền thông sự kiện thì bạn sẽ không thể đạt được kết quả như mong đợi. Sau đây là những công việc bạn cần làm để tận dụng tốt khoảng thời gian trước khi sự kiện được diễn ra.

3.1.1. Xây dựng landing page

Truyền thông online có hiệu quả đáng kinh ngạc trong thời điểm hiện nay. Để chuẩn bị cho điều này, bạn cần xây dựng landing page cho sự kiện để tạo cơ sở cho hoạt động truyền thông. Bạn cũng có thể tạo một fanpage dành riêng cho sự kiện hoặc tạo event trên Facebook để thu hút sự chú ý của người xem, tận dụng sức mạnh tuyệt vời của nút “share” và mạng xã hội.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần thường xuyên cập nhật mọi thông tin liên quan đến sự kiện hoặc tổ chức một vài mini-game, chia sẻ sẽ được nhận quà… nhằm tăng cường nhận thức của mọi người về sự kiện và thu thập được một lượng lớn thông tin liên hệ của những người quan tâm.

3.1.2. Thuyết phục mọi người tham gia sự kiện

Song song với việc tạo landing page hoặc fanpage và thu hút được sự quan tâm của rất nhiều người, bạn cần duy trì nhận thức của họ về sự kiện và thuyết phục họ tham gia sự kiện.

Nhiệm vụ của bạn là tạo ra các bài dạng blog để chia sẻ về sứ mệnh, mục đích sự kiện được tổ chức và thuyết phục mọi người tham gia sự kiện. Bạn cũng có thể chia sẻ thông tin về các hoạt động sẽ được tổ chức trong sự kiện, câu chuyện và ý nghĩa phía sau các hoạt động đó.

3.1.3. Đưa tin về sự kiện trên các phương tiện truyền thông

Internet phát triển là một cơ hội rất tốt cho những bạn làm truyền thông sự kiện. Các phương tiện truyền thông và mạng xã hội là đích đến mà bạn hướng tới. Nút chia sẻ hay hashtag sẽ trợ giúp bạn rất nhiều trong trường hợp này.

Bên cạnh đó, hãy chia sẻ thông tin về sự kiện trên mạng xã hội Facebook, Twitter, Youtube, Instagram, LinkedIn… và các forum khác như: Quora, Reddit, Tumblr, Pinterest… để càng có nhiều người hơn biết đến và cảm thấy có hứng thú với sự kiện.

3.1.4. Tìm đối tác truyền thông và quảng bá sự kiện

Những đối tác hỗ trợ hoặc bảo trợ truyền thông với chuyên môn và cách làm việc chuyên nghiệp chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả nhiều hơn so với những tay nghiệp dư. Nếu bạn không thể hoàn thiện kế hoạch truyền thông thì họ sẽ giúp bạn điều chỉnh và thực hiện kế hoạch ngay từ những giai đoạn đầu tiên.

Ngoài ra, việc hợp tác với các KOL hay Influencer cũng là một giải pháp rất hay mà bạn không nên bỏ qua. Tuy nhiên, bạn cần phải đặt trước với họ từ sớm bởi họ thường xuyên bận rộn. Bạn cũng cần chuẩn bị một vài phương án dự phòng bị “hủy kèo” bất ngờ.

3.2. Giai đoạn event launch

Trong giai đoạn này, bạn vẫn cần duy trì đều đặn hoạt động trên các kênh thông tin truyền thông, mạng xã hội… Bên cạnh đó, bạn cần triển khai những hoạt động sau đây để kế hoạch truyền thông sự kiện không bị gián đoạn.

3.2.1. Tận dụng email marketing

Email marketing vừa có hiệu quả cao mà lại không tiêu tốn quá nhiều chi phí. Đây cần được coi là công tác trọng tâm trong giai đoạn event launch. Có rất nhiều cách để bạn thu thập địa chỉ email của khách hàng và những đối tượng tiềm năng. Sau đó, bạn chỉ cần chi một khoản tiền nhỏ cho dịch vụ gửi email hàng loạt để quảng bá sự kiện thông qua email.

3.2.2. PR sự kiện trên mặt báo

Báo chí vẫn luôn là công cụ PR rất hiệu quả. Ở đây, chúng ta đang đề cập chủ yếu đến báo và tạp chí điện tử. Bạn cũng có thể nhận dịp này để quảng cáo thương hiệu và chèn thêm những đường link đến landing page hoặc website của bạn. Hãy cung cấp một cách ngắn gọn và đầy đủ các thông tin liên quan đến sự kiện để đưa sự kiện lên báo một cách dễ dàng hơn,

Bạn cũng cần nhắc đến một khía cạnh nổi bật nhất của sự kiện để “giật tít” và thu hút sự chú ý của cộng đồng mạng, chẳng hạn như sự tham gia của người nổi tiếng, câu chuyện thú vị phía sau sự kiện, các hoạt động thú vị…

3.3. Giai đoạn day-to-day-marketing

Giai đoạn này có vai trò quan trọng không kém những giai đoạn trước. Bạn vẫn cần duy trì những hoạt động đang được thực hiện từ những giai đoạn trước. Bên cạnh đó, bạn có thể triển khai thêm một vài hoạt động sau đây.

3.3.1. Early bird discount

Hãy tận dụng tâm lý ưa thích ưu đãi hoặc khuyến mãi của đa số mọi người để kêu gọi hành động. Nếu bạn bán vé, bạn có thể mở đăng ký trước với số lượng có hạn để kêu gọi mọi người mua vé ngay từ hôm nay thay vì chờ đến khi chính thức mở bán vé.

Đăng ký sớm sẽ được giảm giá hoặc tặng kèm quà tặng độc quyền. Những thông tin hấp dẫn này sẽ khiến nhiều người “không thể kìm lòng” được và đăng ký mua vé từ sớm. Đây chính là tiền đề cho sự thành công của sự kiện.

3.3.2. Quảng cáo trả phí

Đây là giai đoạn bạn cần đẩy mạnh các hoạt động truyền thông sự kiện. Do đó, các kênh thông tin truyền thông, mạng xã hội… vẫn cần được duy trì đều đặn, tuy nhiên bạn cần phải làm nhiều hơn thế nữa.

Quảng cáo trả phí là một phương pháp rất hiệu quả mà bạn có thể nghĩ tới. Facebook Ads, Google Ads là hai kênh quảng cáo hiệu quả và thông dụng nhất. Bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách “vung tiền” để đẩy mạnh quảng cáo cho một vài giai đoạn quan trọng trong timeline truyền thông sự kiện.

3.4. Giai đoạn last call

Có thể coi đây là giai đoạn “tổng tiến công” trong chiến dịch truyền thông sự kiện. Bạn cần chắc chắn rằng sự kiện được quảng bá rộng rãi và kêu gọi được số lượng lớn người tham gia. Hãy tiếp tục duy trì các hoạt động truyền thông mà bạn đã triển khai ở các giai đoạn trước.

Ngoài ra, bạn còn có thể tập trung nhiều hơn vào yếu tố sales trong các thông điệp truyền thông, tận dụng sức mạnh của cộng đồng mạng và phương pháp quảng cáo truyền miệng, hoặc thậm chí là bạn có thể gọi điện thoại trực tiếp để mời tham gia sự kiện.

Trên đây, bài viết đã cung cấp cho bạn một góc nhìn tổng quan nhất về timeline kế hoạch truyền thông sự kiện và những việc mà bạn cần làm để tổ chức thành công một sự kiện. Đây là một công việc khá “vất vả” nhưng cũng vô cùng thú vị và chắc chắn bạn sẽ cảm thấy vui sướng và tự hào về kết quả mà mình đạt được. Hãy lên timeline từ sớm và phối hợp tốt với đội nhóm của mình để có thể thực hiện thành công chiến dịch truyền thông cho mỗi sự kiện mà mình phụ trách nhé!