1. Tìm hiểu về hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính

1.1. Nguyên tắc việc ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính là công việc của kế toán được thực hiện trên phần mềm của máy vi tính. Các nguyên tắc của phần mềm kế toán được thiết kế theo một trong ba hình thức đã được quy định. Trong phần mềm kế toán sẽ không hiển thị quy trình ghi sổ kế toán đầy đủ. Nhưng nó sẽ được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo về tài chính đúng với quy định.

Tùy vào mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể sử dụng chương trình phần mềm kế toán khác nhau để phù hợp với tiêu chuẩn, kỹ năng và điều kiện áp dụng. Quy trình ghi sổ kế toán sẽ không hiển thị đầy đủ trên phần mềm kế toán nhưng nó sẽ được ghi một cách đầy đủ vào sổ kế toán và báo cáo tài chính đúng với quy định.

Chương trình phần mềm kế toán trên máy tính sẽ thực hiện được các nghiệp vụ về bút toán, hạch toán, các công việc kế toán nói chung,...

Các phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức như thế nào thì sẽ có loại sổ theo hình thức kế toán đó và hình thức sẽ không hoàn toàn giống với cách ghi sổ bằng tay.

Dựa vào quy mô và đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị sẽ có hình thức kế toán trên máy vi tính khác nhau sao cho phù hợp. Tuy nhiên đây sẽ là hình thức phù hợp với đơn vị có trình độ, chất lượng kế toán cao,... Đây là hình thức sẽ phù hợp với những đơn vị kế toán có tổ chức công tác kế toán quản trị vì sẽ được thực hiện trên phần mềm kế toán để có thể giảm được công tác kế toán và tăng năng suất lao động.

1.2. Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính là gì?

1.2.1. Dựa vào chứng từ kế toán và bảng tổng hợp

Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính đối với hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính sẽ dựa vào chứng từ kế toán và bảng tổng hợp. Các chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và dựa vào căn cứ chứng từ kế toán và bảng tổng hợp. Việc này sẽ xác định được tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để có thể nhập vào các dữ liệu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán về các bảng biểu. Sổ kế toán tổng hợp như Sổ cái, Nhật ký, sổ cái,... sẽ được tự động nhập và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan ở phần mềm kế toán.

1.2.2. Thực hiện lập báo cáo tài chính và khóa sổ

Các số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết sẽ được đối chiếu với nhau và được thực hiện tự động để có thể đảm bảo được tính chính xác và trung thực với những thông tin đã nhập trong kỳ. Sau khi đã in ra giấy thì kế toán có thể đối chiếu số liệu của sổ kế toán với báo cáo tài chính.

Các thao tác in báo cáo tài chính được thực hiện theo quy định. Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đến cuối năm sẽ được in ra giấy và đóng thành quyển để thực hiện các thủ tục pháp lý đúng với quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Trong biểu mẫu sổ sách về kế toán trên máy vi tính sẽ không cần phải giống với mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Để thuận lợi cho việc lập công thức thì trong biểu mẫu có thể thêm các cột thông tin trung gian và không cần phải có các cột thông tin như mẫu sổ kế toán bằng tay. Cần phải nhập các thông tin ngay khi phát sinh vào trong máy. Đồng thời cần phải có ngày trên chứng từ trùng khớp với nhau.

Cần phải thực hiện đối chiếu số liệu giữa các sổ sách với nhau, bởi đây là một việc rất quan trọng. Vì các thông tin trong sổ sách có thể bị sai từ khi tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết lên bảng tổng hợp. Nhưng đối với việc đối chiếu số liệu giữa các sổ trên hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính sẽ không mang nhiều ý nghĩa. Bởi tất cả các sổ sách kế toán đều được truy xuất chung vào bộ số liệu nên các sổ sách sẽ được độc lập với nhau.

2. Đặc điểm trình tự ghi sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính

Việc thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính thực chất là vận dụng một chương trình phần mềm kế toán để thiết kế được các hình thức kế toán đã được quy định và được nêu ở trên. Các quy trình trên phần mềm kế toán sẽ không hiển thị được đầy đủ quy trình giống như là kế toán thủ công. Nhưng các công tác sẽ được thực hiện một cách nhanh nhất và được in đầy đủ trong sổ kế toán, báo cáo tài chính cùng với các báo cáo kế toán khác theo như quy định.

Công tác kế toán trên máy vi tính khi thực hiện sẽ có quy trình đối với việc ghi sổ kế toán như sau:

Hàng ngày kế toán sẽ dựa vào những căn cứ đối với chứng từ kế toán đã được kiểm tra để có thể ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và Tài khoản ghi Có để có thể nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng đã được thiết kế trên phần mềm kế toán. Trong các sổ, thẻ kế toán và báo cáo kế toán thì các thông tin sẽ được tự động nhập vào.

Đến cuối tháng các thao tác khóa sổ và lập báo cáo kế toán sẽ được kế toán thực hiện. Các số liệu tổng hợp và các số liệu chi tiết luôn được thể hiện một cách trung thực với những thông tin đã được nhập trong kỳ một cách tự động. Sổ kế toán và báo cáo kế toán sau khi đã được in ra giấy sẽ được kế toán thực hiện kiểm tra và đối chiếu. Đến cuối tháng, cuối năm thì các sổ kế toán sẽ được in ra giấy và đóng thành quyển để thực hiện thủ tục pháp lý đúng với quy định về sổ kế toán bằng tay.

3. Ưu nhược của hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính

3.1. Ưu điểm của ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính có ưu điểm là tốc độ nhập và lý dữ liệu trên máy vi tính được thực hiện ổn định và nhanh hơn hình thức kế toán thủ công.

Có thể tra cứu ngay lập tức các dữ liệu kế toán cần thiết và gửi được cho nhiều người cùng một lúc.

Doanh nghiệp có thể sử dụng được hiệu quả hơn bởi các tính năng về dự báo dòng tiền, cảnh báo thông minh trên phần mềm, lập báo cáo tự động,.. Việc cải thiện dòng tiền qua thu nợ được tốt hơn và hàng tồn kho dễ dàng được kiểm soát. 

Kế toán trên máy vi tính sẽ giảm được thời gian nhân viên thực hiện nghiệp vụ và giảm được chi phí kiểm toán về hồ sơ gọn gàng, chính xác.

3.2. Nhược điểm của ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Khi ghi sổ kế toán trên máy vi tính sẽ gặp phải những nhược điểm như sau: 

Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính sẽ khó đáp ứng được phân tích thống kê mang tính quản trị mà chỉ đáp ứng được mặt sổ sách thông thường.

Sẽ chỉ được thực hiện bởi một người ở một file và cùng một thời điểm.

các phần mềm sẽ luôn được cập nhật định kỳ nên doanh nghiệp sẽ phải trả thêm các khoản phí về bảo dưỡng, bảo trì và nâng cấp các chi phí đã mua từ đầu nên chi phí để vận hành cho hệ thống là tương đối lớn.

Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp sẽ có một đặc thù riêng nên khi đó cần có thêm các tính năng riêng để phục vụ cho công tác kế toán để phục vụ cho yêu cầu thực tế của doanh nghiệp đối với công tác kế toán.

Trên đây là các thông tin về hình thức của việc ghi sổ kế toán trên máy vi tính. Hy vọng rằng với những thông tin mà bài đọc trên của vieclam123.vn vừa cung cấp có thể giúp bạn hiểu kỹ hơn về hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính để có thể vận dụng vào công tác kế toán nhé!