1. Chứng từ kế toán nguyên vật liệu - những thông tin tổng quan

1.1. Chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm những gì?

Trong lĩnh vực kế toán, chứng từ là yếu tố quan trọng luôn xuất hiện kèm theo nghiệp vụ kế toán. Có rất nhiều loại chứng từ khác nhau phục vụ cho mọi yếu tố cần thực hiện kế toán trong đó có chứng từ nguyên vật liệu. 

Xét trong Luật Kế toán ban hành chứng từ kế toán nguyên vật liệu được quy định rõ tại Quyết định số 1411 trong chương trình Cơ khí trọng điểm do Bộ Tài chính ban hành cùng những văn bản, giấy tờ quy định khác liên quan tới hoạt động kế toán nguyên vật liệu thì những chứng từ kế toán gồm có:

- Phiếu 01-VT (nhập kho)

- Phiếu 02-VT (xuất kho)

- Phiếu 03XKNB (Xuất kho kiêm vận chuyển trong nội bộ)

- Biên bản 05-VT (Kiểm kê vật tư, hàng hóa, sản phẩm, công cụ)

- Hóa đơn 01/GTKT

- Hóa đơn 02/GTTT (bán hàng)

- Hóa đơn 02 - BH (hóa đơn kiêm vai trò là phiếu xuất kho)

- Hóa đơn 03 - BH (về cước phí vận chuyển)

- Phiếu 04-VT (báo vật tư còn cuối kỳ)

- Bảng 07-VT (phân bổ nguyên vật liệu)

- Biên bản 03-VT (Kiểm nghiệm vật tư)

- Chứng từ liên quan khác

Phía trên là tổng hợp của các chứng từ thuộc loại chứng từ nguyên vật liệu. Không phải tất cả chúng đều sẽ xuất hiện trong cùng một hoạt động mà phía doanh nghiệp, nhân viên kế toán sẽ lựa chọn chứng từ phù hợp với từng lĩnh vực kinh doanh hay tình hình cụ thể của hoạt động kinh doanh. 

Thế nên muốn chọn được chứng từ phù hợp để áp dụng vào cụ thể lĩnh vực thì nhất định bạn phải nắm được một cách tổng quan về tất cả những chứng từ nguyên vật liệu đó. Đương nhiên, về sự hiểu biết thì nghiệp vụ kế toán của một nhân viên kế toán đã bắt buộc bạn phải đáp ứng yêu cầu này.

1.2. Chứng từ kế toán nguyên vật liệu được lưu trữ ở đâu?

Toàn bộ mọi chứng từ trong hoạt động kế toán bao gồm cả chứng từ được lập bởi chính doanh nghiệp hoặc được nhận từ phía bên ngoài vào thì đều được tập trung lưu giữ ở bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán này sẽ có trách nhiệm kiểm tra lại đầy đủ thông tin trong chứng từ, xác minh tính pháp lý của chúng rồi mới đưa các chứng từ vào sử dụng và ghi sổ. 

Chứng từ kế toán với quy trình kiểm tra nghiêm ngặt trước khi dùng nên nó sẽ nằm trong một quy trình luân chuyển. Quy trình này được pháp luật về kế toán quy định ra sao? Đọc bài viết sau đây để cùng My làm sáng tỏ, đồng thời cũng mở rộng cho bản thân bạn cơ hội thạo nghề hơn.

2. Quy trình thực hiện luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu

Chứng từ kế toán cần nguyên vật liệu cần được lập đầy đủ và kịp thời, đáp ứng đúng chuẩn form biểu mẫu của chứng từ cũng như nội dung được quy định. Người lập chứng từ sẽ chịu trách nhiệm trong việc ghi chép lại nội dung thông tin, đảm bảo sự chính xác về số liệu. Đặc biệt lưu lại đầy đủ và chính xác tuyệt đối cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Làm tốt nghiệp vụ với chứng từ kế toán như vậy, bạn cần nắm được quy trình luân chuyển chúng. Vậy quy trình này diễn ra như thế nào?

Bước 1 - Yêu cầu về việc xuất và nhập đối với nguyên vật liệu. Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận yêu cầu này từ các bộ phận khác như bộ phận kho, bộ phận kinh doanh, …

Bước 2  - Tiến hành đối chiếu chứng từ

Sau khi tiếp nhận, kế toán viên sẽ tiến hành kiểm tra, so sánh các chứng từ này. Yêu cầu cần đáp ứng đó chính là đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp lý của chứng từ thông qua việc các chứng từ phải đáp ứng đúng quy định như có đủ phê duyệt từ cán bộ liên quan, tuân thủ những quy chế doanh nghiệp đặt ra. 

Ngoài ra, kế toán cũng thực hiện kiểm tra nguồn nguyên vật liệu còn tồn kho. Nếu không có đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu, kế toán nguyên vật liệu sẽ báo lại cho bộ phận liên quan. 

Trong trường hợp yêu cầu hợp lý với thực tế xuất - nhập kho thì sẽ làm phiếu xuất kho và nhập kho. Tiếp theo đó sẽ chuyển phiếu này đến cho kế toán trưởng, giám đốc để được xác nhận. Riêng trường hợp yêu cầu xuất nguyên vật liệu, nhân viên kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và gửi phiếu tới thủ kho xử lý, xác nhận.

Bước 3: Yêu cầu xác nhận, tiến hành luân chuyển nguyên vật liệu

Việc xuất nhập kho hoàn tất, kế toán chuyển phiếu luân chuyển (xuất hoặc nhập kho) nguồn nguyên vật liệu tới cho thủ kho. Người thủ kho sẽ làm nhiệm vụ kiểm lại (nhận hoặc chuyển) để xác nhận và ghi vào sổ sách, đồng thời cũng ký phiếu đã nhận. 

Về việc ghi sổ, người thủ kho sẽ chuyển phiếu xác nhận xuất nhập đã ký xác nhận đến phòng kế toán nhằm mục đích ghi sổ kế toán cho phiếu này. Nhân viên kế toán sẽ lưu trữ, giữ gìn tất cả các phiếu, chứng từ liên quan.

Chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán nguyên vật liệu nói riêng là bằng chứng ghi chép lại các số liệu, tình hình thực tế của nguyên vật liệu. Nó có vai trò quan trọng, liên quan mật thiết đối với kho vận của doanh nghiệp. Khi xuất hay nhập nguyên vật liệu, sự xuất hiện của giấy tờ này bắt buộc không thể thiếu. Vì thế, khi làm nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu, bản thân nhân viên kế toán tuyệt đối phải nắm chắc nghiệp vụ chuyên ngành, kết hợp với sự tỉ mỉ trong tính cách để nắm rõ có những loại chứng từ nào thuộc chứng từ kế toán nguyên vật liệu, quy trình luân chuyển của chúng ra sao. 

Đến đây, bài viết đã mang tới cho bạn nhiều thông tin hữu ích liên quan đến chứng từ kế toán nguyên vật liệu. Đối với kế toán viên mà nói, điều này quả thực rất quan trọng giúp cho bạn thuận lợi hành nghề tốt nhất. Nhất là khi trong ngành này có vô vàn những yếu tố rất khó nắm bắt. Nó không chỉ đơn giản là đòi hỏi đức tính tỉ mỉ từ người kế toán mà còn yêu cầu kế toán viên phải có một quá trình rèn luyện, đào tạo nghề thật nghiêm túc, khổ luyện mới đủ khả năng hiểu hết tính chất nghiệp vụ chuyên môn cần nắm bắt. Trong đó, kiến thức về chứng từ kế toán nguyên vật liệu muốn nắm bắt được cũng đòi hỏi bạn phải có sự đầu tư thời gian, công sức học hỏi thật cẩn thận, nghiêm túc. Mong rằng, bằng những thông tin mà Hà My đem tới, nó góp một phần lớn giúp cho quá trình thực hành nghề của bạn đạt tới giá trị chuẩn mực và phát triển.