1. Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử có lợi ích gì?

1.1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử (tiếng Anh là (Electronic signature)) được tạo bằng nhiều phương tiện điện tử khác nhau như tạo lập dưới dạng số, chữ, ký hiệu, từ, âm thanh, hình ảnh hay những hình thức khác, kết hợp hoặc gắn liền một cách logic với các thông tin dữ liệu. Khi ký bằng chữ ký điện tử, loại chữ ký này có sự chấp thuận của người ký với nội dung văn bản mà họ ký tên và có khả năng xác minh được người ký.

Hiểu một cách đơn giản hơn, chữ ký điện tử là một đoạn thông tin kèm theo dữ liệu, phương tiện điện tử, có thể xác nhận được người ký tên vào dữ liệu và xác nhận người ký tên đã đồng ý, chấp thuận với nội dung được ký. Các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử sẽ thực hiện chứng thực chữ ký điện tử.

1.2. Chữ ký điện tử có lợi ích gì?

Khi đã hiểu rõ khái niệm chữ ký điện tử là gì, chúng ta cùng tìm hiểu lợi ích của chữ ký này đối với cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức. Khi sử dụng chữ ký điện tử, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích thiết thực, tối ưu hóa những quy trình, thủ tục khi thực hiện các giao dịch trực tuyến, giúp quá trình thực hiện dễ dàng và nhanh chóng.

1.2.1. Rút ngắn thời gian ký kết và đảm bảo bảo mật

Chữ ký điện tử ra đời giúp các giao dịch ký kết nhanh chóng, dễ dàng hơn. Đồng thời loại chữ ký này cũng giúp rút ngắn thời gian ký kết mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

So với việc ký kết bằng tay, tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp được bảo mật an toàn hơn, tính bảo mật danh tính cao và không thể giả danh được chữ ký điện tử.

1.2.2. Cách thức linh hoạt và rút gọn các quy trình

Sử dụng chữ ký điện tử giúp bạn không cần gặp mặt khách hàng, đối tác, mà có thể ký kết bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu, có thể ký từ xa trên nhiều các thiết bị điện tử khác nhau như điện thoại, máy tính, máy tính bảng…

Các quy trình chứng nhận giấy tờ và quy trình nộp thuế trở nên nhanh chóng, đơn giản hơn. Bạn sử dụng chữ ký này sẽ giúp các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu dễ dàng, nhanh chóng trong quá trình lập, chuyển, nhận cho cơ quan, đối tác hay khách hàng, đem lại hiệu quả tối ưu nhất. Các doanh nghiệp cũng dễ dàng nộp thuế, kê khai thông tin thuế theo hình thức trực tuyến dễ dàng, không cần đóng dấu hay in các giấy tờ phức tạp.

2. So sánh và phân biệt chữ ký điện tử với chữ ký số

Cả hai loại chữ ký là chữ ký số và chữ ký điện tử đều có thể sử dụng trong các môi trường thực hiện giao dịch điện tử và có thể thay thế cho chữ viết tay. Tuy nhiên, bản chất 2 loại chữ ký này khác nhau.

2.1. Chữ ký điện tử khác chữ ký số thế nào?

Về tính chất, chữ ký điện tử là hình ảnh, biểu tượng được đính kèm với tài liệu hay tin nhắn, người ký thể hiện được sự chấp thuận của văn bản, tin nhắn đó và thể hiện danh tính của người ký tên. Còn chữ ký số đóng vai trò như một con dấu, dấu vân tay điện tử, được mã hóa bằng dữ liệu và người nhận có thể xác định được danh tính người ký,

Về tiêu chuẩn, chữ ký điện tử không dùng các dữ liệu mã hóa và phụ thuộc vào những tiêu chuẩn đề ra. Còn chữ ký số dựa trên cơ sở hạ tầng khóa công nghệ KPI để đưa ra các phương thức mã hóa, đảm bảo dữ liệu của văn bản đã ký được toàn vẹn và danh tính của người ký cũng được đảm bảo.

Về tính năng, chữ ký điện tử có tính năng để xác minh một tài liệu, còn chữ ký số được sử dụng để bảo mật các tài liệu quan trọng.

Về cơ chế xác thực, chữ ký điện tử xác minh danh tính, thông tin của người kỳ dựa vào mã pin điện thoại hoặc tài khoản email. Chữ ký số dựa trên chứng chỉ xác minh qua cơ chế ID kỹ thuật số.

Về việc xác nhận, chữ ký điện tử không có xác nhận rõ ràng, cụ thể. Chữ ký số được chứng nhận bởi cơ quan chứng nhận tin cậy hay một số cơ quan cung cấp dịch vụ ủy thác xác nhận.

Về tính bảo mật, so với chữ ký số thì chữ ký điện tử dễ bị giả mạo hơn, còn chữ ký số khó sao chép, giả mạo và có độ an toàn bảo mật cao.

Về phần mềm độc quyền, chữ ký số bất kỳ ai đều có thể xác nhận. Còn chữ ký điện tử trong một vài trường hợp sẽ xác nhận yêu cầu phần mềm độc quyền, không có tính ràng buộc về mặt pháp lý.

2.2. Nên dùng chữ ký số hay chữ ký điện tử?

Trong các giao dịch điện tử, chữ ký điện tử và chữ ký số đã được áp dụng phổ biến và nó mang tới lợi ích lớn cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Chữ ký số chính là một dạng chữ ký điện tử, thuộc vào chữ ký điện tử. Giống như chữ viết tay, chữ ký số được sử dụng để cam kết, xác nhận, có tính pháp lý cao, đã ký thì không thể rút lại. Thế nhưng, thay vì sử dụng giấy mực, chữ ký số sẽ gắn với những điểm nhận dạng mà người ký tên thực hiện trong văn bản, bản cam kết.

Chữ ký số được thừa nhận về mặt pháp lý và đóng vai trò như con dấu đối với doanh nghiệp hay chữ ký đối với cá nhân. Mỗi tài khoản người dùng sẽ sử dụng 2 cặp khóa là khóa bảo mật và khóa công khai khi dùng chữ ký số. Trong đó, chữ ký số được tạo bằng khóa bảo mật, còn khóa công khai sử dụng để kiểm tra, thẩm định chữ ký số và xác minh danh tính người dùng.

Như vậy, có thể thấy so với chữ ký thường, chữ ký số có tính bảo mật cao hơn và trong các giao dịch thường được sử dụng phổ biến hơn cá chữ ký điện tử. Chữ ký số thuộc về chữ ký điện tử, do đó khi sử dụng, bạn cần tránh nhầm lẫn, đảm bảo chữ ký của mình có tính pháp lý và an toàn.

3. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý gì?

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý gồm 2 vai trò là đóng vai trò là con dấu và chữ ký điện tử, cụ thể:

- Khi tài liệu, văn bản cần đảm bảo tính pháp lý khi ký tên thì chữ ký điện tử cần phải đảm bảo yếu tố như: Chữ ký điện tử không bị giả mạo, phải đảm bảo đủ an toàn và chữ ký điện tử cho phép xác minh thông tin người ký, ghi nhận người ký đã công nhận nội dung trên các văn bản, tài liệu.

- Văn bản được coi là hợp lệ khi được cơ quan, tổ chức đóng dấu và khi đó, chữ ký điện tử cần đảm bảo đáp ứng an toàn về yêu cầu như: Tại thời điểm ký, dữ liệu chữ ký điện tử sẽ chỉ phụ thuộc vào sự kiểm soát của người ký; trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng, dữ liệu điện tử chỉ được gắn với một người ký duy nhất; sau thời điểm ký, nếu chữ ký điện tử có thay đổi có thể bị phát hiện; sau thời điểm ký, nội dung thông điệp dữ liệu nếu có thay đổi cũng đều có thể bị phát hiện.

Lưu ý rằng khi các tổ chức cung cấp chữ ký điện tử chứng thực, chữ ký điện tử mới được xem là đảm bảo an toàn.

Trên đây là khái niệm chữ ký điện tử là gì và những thông tin khác liên quan tới chữ ký điện tử. Có thể thấy, chữ ký điện tử có nhiều lợi ích khác nhau, đảm bảo an toàn, bảo mật hơn so với chữ ký viết tay và dễ dàng thực hiện online, chứng thực chữ ký dễ dàng. Bạn có thể tạo cho bản thân một chữ ký điện tử, tuy vậy bạn cần nắm rõ các quy định để chữ ký có giá trị pháp lý.