1. Chi phí quản lý dự án và thông tin cần biết

1.1. Hiểu đúng về chi phí quản lý dự án

Trước khi tìm hiểu về chi phí quản lý dự án gồm những gì thì bạn sẽ cần hiểu được chi phí quản lý dự án là gì.

Hiểu một cách đơn giản thì chi phí quản lý dự án chính là khoản tiền tối đa được sử dụng cho việc quản lý dự án dựa trên thời gian, nội dung công việc của dự án đã được phê duyệt trước đó. Đây là khoản chi phí bắt buộc phải bỏ ra và bắt đầu từ thời điểm tổ chức tiến hành dự án cho tới khi dự án kết thúc và đảm bảo điều kiện đi vào hoạt động.

Chi phí quản lý dự án thường sẽ được lập dựa trên cơ sở về định mức tỷ lệ phần trăm hoặc cũng có thể là dựa trên dự toán có sự phù hợp với hình thức tổ chức quản lý dự án, thời gian tiến hành và phạm vi công việc cần thực hiện. Bên cạnh đó, chi phí quản lý dự án cũng cần có sự xác định tương thích với các chính sách được áp dụng cũng như có tính linh hoạt để tiến độ thi công của dự án được đảm bảo một cách tốt nhất.

Một cách tổng quát thì chi phí dự án chính là khoản chi phí được tính từ thời điểm dự án được phê duyệt cho tới khi hoàn thiện và được đưa vào sử dụng trong đời sống thực tiễn. Đây sẽ là một khoản chi phí lớn, vì thế mà người hoạch định tài chính chi phí dự án sẽ có vai trò vô cùng quan trọng để dự án có thể được thực hiện suôn sẻ nhất.

1.2. Chi phí quản lý dự án gồm những gì?

Có thể nhận thấy rằng chi phí quản lý dự án gồm rất nhiều loại chi phí khác nhau. Vậy, chi tiết thì đó là những loại chi phí nào?

Về các loại chi phí bên trong chi phí quản lý dự án thì điều này đã được nêu rõ tại khoản 2, điều số 30 của Nghị định số 10/2021/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

1.2.1. Các khoản tiền và kinh phí chi trả cho người được hưởng từ dự án

Nội dung đầu tiên trong chi phí quản lý dự án chính là các khoản tiền được chi cho những người thực hiện dự án. Gồm có những khoản chi phí như sau:

- Tiền lương chi trả cho các bộ chịu trách nhiệm quản lý dự án

- Tiền công chi trả cho người lao động theo hợp đồng lao động

- Các khoản tiền khác: phụ cấp tiền lương, tiền thưởng phúc lợi, các khoản đóng góp như BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, công đoàn,.... theo quy định của pháp luật.

Đây là khoản chi phí chính trong chi phí quản lý dự án cần được quan tâm. Vì thế mà cần có sự kiểm soát, dự toán chính xác để đảm bảo cho việc chi trả quyền lợi người lao động được tiến hành đúng theo nội dung đã ký kết trong hợp đồng lao động.

1.2.2. Các khoản chi phí cho những nội dung khác

Ngoài khoản tiền lương chi trả liên quan tới lợi ích những người thực hiện dự án thì chi phí quản lý dự án còn bao gồm những nội dung sau đây:

- Chi phí ứng dụng khoa học công nghệ 

Khoa học công nghệ đang là một phần thiết yếu trong tất cả các lĩnh vực, bao gồm cả xây dựng. Vì thế mà việc áp dụng các sản phẩm công nghệ phục vụ cho công tác quản lý là điều tất yếu. Không chỉ hỗ trợ công việc một cách tối đa mà còn là cách để nâng cao năng lực nghiệp vụ của các cán bộ quản lý dự án khi biết tới và sử dụng thành thạo những phần mềm cực hữu ích này.

- Thanh toán các dịch vụ công cộng

Các dự án được xây dựng ít nhiều đều sẽ liên quan tới các dịch vụ công cộng. Vì thế mà chi phí quản lý dự án cũng sẽ cần tính toán tới khoản phí này và thực hiện chi trả đầy đủ theo quy định của pháp luật.

- Vật tư văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là nhu cầu thiết yếu trong đời sống hàng ngày và trong công tác quản lý dự án sẽ chẳng thể nào thiếu được các thiết bị văn phòng phẩm. Từ giấy, bút, kẹp cho tới các loại vật tư khác đều cần được chuẩn bị đầy đủ để đáp ứng nhu cầu trong quá trình thực hiện công việc.

- Chi phí thông tin, tuyên truyền và liên lạc

Các dự án đều cần có sự tuyên truyền để nhiều người biết tới dự án nhiều hơn, từ đó hỗ trợ và thúc đẩy cho các hoạt động kinh doanh sau này sẽ được triển khai. Vì thế mà chi phí thông tin, tuyên truyền cũng là một khoản chi phí lớn, đặc biệt là với các dự án lớn đang trong thời điểm hoàn thiện thì hoạt động truyền thông cũng cần được đẩy mạnh hơn bao giờ hết. 

- Chi phí tổ chức hội nghị liên quan

Hội nghị về dự án là một trong các hoạt động được diễn ra để giới thiệu, ra mắt dự án với công chúng cũng như các đối tác, những nhà đầu tư tiềm năng. Tùy theo quy mô của sự kiện mà chi phí dành cho các hội nghị sẽ có sự khác biệt. Việc tổ chức hội nghị là hoạt động thiết yếu để công chúng biết tới dự án, từ đó, thu hút được sự chú ý của khách hàng, nhà đầu tư tiềm năng để dự án được biết tới nhiều hơn nữa.

- Công tác phí

Khoản công tác phí cũng sẽ là một phần của chi phí dự án. Mức công tác phí sẽ còn phụ thuộc vào địa điểm cũng như tính chất công việc. Vì vậy mà bạn cần có sự tính toán, hoạch định cụ thể để đảm bảo con số được sát sao nhất.

- Chi phí cho tài sản dùng để quản lý dự án

Chi phí cho tài sản hay sử dụng để thuê mướn nhân công sửa chữa tài sản quản lý dự án cũng là khoản chi phí không thể không kể đến. Nhất là khi các thiết bị, tài sản sử dụng trong công tác quản lý có số lượng nhiều.

- Chi phí dự phòng khác

Bên cạnh chi phí cụ thể nêu trên thì chi phí quản lý dự án còn có những loại chi phí dự phòng khác. Khoản phí này sẽ được sử dụng cho những trường hợp bất ngờ, đột xuất và không nằm trong khoản phí của những nội dung nêu trên.

Đây chính là những khoản chi phí nằm trong chi phí quản lý dự án. Tuy nhiên, việc nắm bắt chi tiết mới chỉ là bước sơ bộ. Bạn cần có sự hiểu rõ hơn để việc tính toán, dự trù được chính xác nhất.

2. Chi phí quản lý dự án được xác định như thế nào?

Việc xác định chi phí quản lý dự án là rất quan trọng, bạn không thể xác định một cách tù mù mà cần có sự tính toán để đảm bảo sát với tình hình thực tế dự án.

Công thức tính chi phí quản lý dự án (với các dự án được xây dựng ở những nơi có điều kiện khó khăn như biên giới, hải đảo, vùng sâu vùng xa,...)

Chi phí quản lý dự án = (Chi phí thi công + Chi phí mua sắm vật tư trang thiết bị) x hệ số k

Hệ số k sẽ được quy định như sau:

-  k = 1,35 với các dự án được nhà nước hỗ trợ hay trợ cấp (ví dụ như đường xá, cầu, đê đập,...)

- k = 1,1 với những dự án liên tỉnh, ít nhất là từ 2 tỉnh trở lên

- k = 1 với các dự án tách biệt hoàn toàn, được thực hiện tại những tỉnh khác nhau và không liên quan gì đến nhau

Trên đây là những thông tin sơ bộ về chi phí quản lý dự án gửi tới các bạn. Mong rằng, qua đây, bạn đã hiểu được chi phí quản lý dự án gồm những gì cũng như cách xác định loại chi phí này ra sao.