1. Chi phí nhân sự là gì? Bao gồm những khoản tiền nào?

1.1. Chi phí nhân sự là gì?

Chi phí nhân sự hay còn gọi là chi phí lao động, là những khoản chi phí dành cho người lao động, công nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức. Nhiều người cứ nghĩ rằng, chi phí nhân sự chỉ bao gồm tiền lương. Điều này đúng nhưng chưa đủ, chi phí nhân sự bao gồm tất cả những khoản chi phí phát sinh cho nhân sự trong quá trình làm việc.

1.2. Chi phí nhân sự bao gồm những khoản tiền nào?

1.2.1. Lương nhân viên

Hàng tháng, khoản tiền cố định trả cho người lao động chính là lương nhân viên, đây chính là chi phí nhân sự chủ yếu trong doanh nghiệp. Ngoài nhân viên full-time (toàn thời gian), nhiều doanh nghiệp còn tuyển dụng cả nhân viên làm part-time (bán thời gian). Tùy thuộc vào thời gian làm việc thực tế của các nhân viên part-time mà doanh nghiệp sẽ trả tiền theo quy định. Số lương này được tính theo giờ và thường trả hàng tháng.

1.2.2. Tiền thưởng

Ngoài tiền lương, nhân viên còn có những đãi ngộ khác như được thưởng lễ, Tết, thưởng dự án, hoặc khi doanh nghiệp đạt được mốc doanh thu nào đó hay thưởng cho nhân viên cố gắng làm việc và đạt KPI… Những khoản tiền thưởng này đóng vai trò động viên tinh thần và khích lệ nhân viên có thêm động lực cố gắng, cũng như có thể giữ chân những nhân tài cho doanh nghiệp.

1.2.3. Tiền tăng ca và các khoản khác

Nhiều doanh nghiệp sẽ tính lương cho nhân viên tăng ca, làm thêm ngoài giờ hoặc làm thêm vào ngày nghỉ. Tùy theo doanh nghiệp mà khoảng thời gian và số tiền tăng ca sẽ khác nhau. 

Bên cạnh đó, chi phí nhân sự còn bao gồm các khoản tiền như nghỉ có hưởng lương, nghỉ mát hàng năm, nghỉ lễ, nghỉ phép… Những khoản tiền mà nhiều doanh nghiệp cũng cần đóng cho nhân viên như tiền thuế lương, tiền bảo hiểm,...

Ngoài ra, chi phí nhân sự có thể bao gồm các khoản chi phí khác như tiền điện nước chi trả cho văn phòng làm việc, tiền ăn uống hoặc nuôi ăn nhân viên, tiền mua sắm vật dụng và văn phòng phẩm cho nhân viên (máy tính, bàn ghế, đồng phục…), tiền tuyển dụng nhân viên, tiền phụ cấp, phúc lợi hay tiền khám sức khỏe…

2. Tính chi phí nhân sự như thế nào?

2.1. Tính chi phí nhân sự theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu ra sao?

Sau khi đã hiểu rõ chi phí nhân sự là gì, chúng ta cùng tìm hiểu công thức tính tỷ lệ chi phí nhân sự dựa vào tỷ lệ phần trăm doanh thu trong doanh nghiệp. Cụ thể:

% Chi phí nhân sự = (Tổng chi phí lao động / Doanh thu) x 100%

Với công thức này, doanh nghiệp có thể xác định được chi phí nhân sự trong doanh nghiệp, là những khoản mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong cả năm. Bạn cũng cần xác định doanh nghiệp có doanh thu là bao nhiêu và đây chính là điểm quan trọng, là số tiền mà trước khi các khoản khấu trừ hay các khoản thuế được diễn ra.

Khi đã xác định được doanh thu nhà hàng và chi phí lao động cần chi trả hàng năm, bạn thực hiện theo công thức kể trên.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp của bạn trả 300.000.000 đồng/năm cho nhân sự của mình và thu về doanh thu là 3 tỷ đồng, khi đó phần trăm chi phí nhân sự được tính như sau:

% Chi phí nhân sự = (300.000.000 / 3.000.000.000) x 100% = 10%

Như vậy, mỗi năm doanh nghiệp của bạn chi trả chi phí lao động là 10%.

2.2. Tính chi phí lao động dựa vào tỷ lệ phần trăm tổng chi phí hoạt động

Công thức tính như sau:

% Chi phí lao động = (Tổng chi phí lao động / Chi phí hoạt động) x 100%

Trong đó, bạn cần xác định được những chi phí lao động hàng năm trong doanh nghiệp, là số tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên trong một năm. Đồng thời cũng cần tính tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp, chính là tổng chi phí kinh doanh, ngoài bán hàng có có các chi phí khác như huê nhà, tiếp thị quảng cáo, đồ uống, thực phẩm và những chi phí khác.

Ví dụ: Chi phí cho lao động mỗi năm cho doanh nghiệp của bạn là 500.000.000 triệu đồng và tổng chi phí hoạt động là 1 tỷ đồng, khi đó ta có:

% Chi phí nhân sự = (500.000.000 / 1.000.000.000) x 100% = 50%

Như vậy, tỷ lệ phần trăm chi trả cho lao động chiếm 50% tỷ lệ của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn tối ưu chi phí nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả

Khi đã tính được tỷ lệ phần trăm của chi phí nhân sự trong doanh nghiệp, bạn cần đưa ra quyết định phù hợp. Bạn cần giảm tỷ lệ chi phí lao động xuống thấp hơn nếu nó quá cao. Thế nhưng, nếu bạn giảm lương nhân viên, họ sẽ giảm năng suất làm việc, mất động lực và có thể rời bỏ doanh nghiệp hàng loạt.

Đồng thời, việc sắp xếp thời gian làm việc và cắt giảm nhân sự cần phải hợp lý, tránh ảnh hưởng tới tình hình hoạt động của doanh nghiệp và khách hàng. Để có thể tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả, bạn hãy theo dõi phần dưới đây nhé!

3.1. Phân bố nhân sự hợp lý

Bạn có thể lên kế hoạch cho cả tuần, cả tháng, sau đó chia nhỏ thành từng phần một chi tiết để nếu có phát sinh thì cần nhanh chóng cập nhật và thay đổi. Bạn cần đảm bảo nhân sự luôn đủ đáp ứng cho công việc, tránh thiếu nhân sự đột ngột. Để tránh việc nhân viên cần phải tăng ca làm thêm giờ hay phải thuê ở ngoài đội ngũ khác, bạn nên sắp xếp đủ nhân lực.

Đồng thời, bạn có thể xem xét giảm giờ làm việc của nhân viên xuống khoảng 1 đến 2 tiếng, hoặc từ full-time chuyển sang part-time tạm thời trong một khoảng thời gian. Điều này giúp nhân viên vẫn ở lại với bạn và không rời xa doanh nghiệp.

Ví dụ: Thay vì cho nhân viên làm 7 tiếng 1 ca tại cửa hàng, bạn nên rút ngắn thời gian làm việc của nhân viên đó xuống còn 5 hoặc 6 tiếng nếu có thể, hoặc ví dụ như có 2 thu ngân, bạn hãy để hai người luân phiên, thay nhau làm việc.

Điều quan trọng nhất là bạn cần nói rõ với nhân viên của mình, hãy chia sẻ một cách chân thật để họ thông cảm và hiểu cho bạn, còn hơn là sự nghi ngờ và bối rối.

3.2. Tính công nhân sự chặt chẽ 

Để nhân viên tránh gian lận khi chấm công, bạn nên tính thời gian mà họ bắt đầu làm việc và đảm bảo họ chấm công là đã có mặt, bạn có thể cắt cử một người quản lý đi điểm danh đầu giờ. Dựa theo bảng phân công, kế hoạch công việc mỗi ngày, hãy theo dõi số giờ, số ngày mà họ làm việc và số ca làm việc của họ để tránh sai lệch.

3.3. Ưu tiên nhân viên làm việc từ xa

Với thời buổi internet phát triển mạnh mẽ như hiện nay, làm việc từ xa đang trở nên phổ biến. Do đó, để giảm bớt chi phí nhân sự cho việc chi trả tiền điện, tiền nước, tiền đồ ăn thức uống trên văn phòng… thì bạn hoàn toàn có thể khuyến khích nhân viên làm việc ở nhà và mức lương vẫn giữ nguyên như cũ, không có sự thay đổi.

Điều này giúp nhân viên chủ động hơn trong thời gian làm việc và giúp họ cảm thấy thoải mái hơn, từ đó nâng cao năng suất làm việc mà bạn vẫn có thể cắt giảm những chi phí cần thiết cho nhân sự. Bạn cũng cần đảm bảo ở văn phòng giữ lại những nhân viên cần thiết và nên tổ chức cuộc họp trực tuyến mỗi tuần để trao đổi thông tin với mọi người, cũng như lắng nghe kết quả báo cáo của mọi người.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được chi phí nhân sự là gì và những thông tin cần thiết về chi phí nhân sự. Để một doanh nghiệp hoạt động tốt, ngoài biết cách quản lý và kinh doanh, chi phí nhân sự cũng đặc biệt quan trọng. Nếu bạn cảm thấy doanh nghiệp đang đầu tư quá nhiều cho chi phí nhân sự thì hãy tìm cách giảm thiểu và tối ưu chi phí cho nhân sự sao cho hiệu quả nhất.