1. Vì sao cần quản lý đơn hàng online hiệu quả?

Thông qua các trang mạng xã hội như Facebook, Tik Tok, Zalo, Instagram hay các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Sendo, Tiki… khách hàng sẽ đặt các đơn hàng online, chủ shop sẽ nhận được các thông tin về sản phẩm và thông tin đầy đủ của khách hàng gồm họ tên, địa chỉ nhận hàng, ghi chú kèm theo.

Doanh nghiệp hay chủ shop khi nhận được đơn hàng online từ khách, cần nhanh chóng thực hiện quản lý đơn hàng, gồm có: Kiểm tra thông tin khách hàng, kiểm soát số lượng hàng hóa, liên hệ với đối tác vận chuyển, đảm bảo đơn hàng không bị bỏ sót…

Tâm lý khách hàng khi đặt hàng luôn muốn mau chóng nhận được sản phẩm chất lượng và giao đúng hoặc trước hẹn. Vì vậy, khi bạn thực hiện quản lý đơn hàng, hàng hóa sẽ chuẩn xác, nhanh chóng được xử lý và gửi đến tay khách hàng, giúp khách hàng hài lòng với cửa hàng, từ đó giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và cũng là một cách quảng bá hiệu quả.

2. Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả mà bạn nên biết

2.1. Thực hiện quản lý đơn hàng online theo đúng quy trình

Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, bạn nhanh chóng cần thực hiện quy trình quản lý theo các bước sau đây:

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng. Trong giai đoạn này cửa hàng sẽ tiếp nhận thông tin của khách hàng sau khi họ đã ấn đặt hàng, bạn cần xác nhận lại đơn hàng một lần nữa. Sau đó, đơn đặt hàng sẽ chuyển đến kho hàng để nhân viên trong kho đóng gói hàng hóa và gửi đến khách hàng.

Bước 2: Xử lý đơn hàng. Trong quá trình xử lý đơn hàng, doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện đơn đặt hàng của khách, gồm có 2 quá trình gồm:

- Lấy hàng và đóng gói: Dựa theo mặt hàng và số lượng yêu cầu trong đơn hàng, nhân viên sẽ đóng gói và lựa chọn hàng hóa chính xác, tiếp đến đóng gói sản phẩm chỉn chu, cẩn thận, nên có lớp chống sốc để bảo vệ hàng hóa. Sau khi gói xong, nhân viên làm phiếu xuất kho và đưa hàng hóa cho bên vận chuyển.

- Vận chuyển: Nhân viên phụ trách vận chuyển hàng hóa đó sẽ dán hóa đơn của đơn hàng và dán nhãn vận chuyển, tiếp đến nhân viên đó sẽ gửi thông tin theo dõi qua tin nhắn hoặc email để khách hàng dễ theo dõi hơn.

Bước 3: Làm các bước sau bán hàng. Để khách hàng tăng tỷ lệ mua lại, sau khi đơn hàng đã giao thành công tới khách hàng, cửa hàng hay doanh nghiệp nên liên hệ tới khách hàng để nhận phản hồi về sản phẩm. Với những trường hợp sản phẩm lỗi, khách hàng không hài lòng thì bạn nên giải quyết, xử lý khéo léo, đổi trả hoặc hoàn lại tiền cho họ.

2.2. Một số cách quản lý đơn hàng online thành công và hiệu quả

2.2.1. Dùng công cụ Excel

Bạn có thể sử dụng Microsoft Excel để quản lý đơn hàng online dễ dàng, thay vì quản lý đơn hàng theo cách truyền thống. Nhờ vậy, bạn sẽ tiết kiệm được công sức, thời gian quản lý đơn hàng của mình.

Microsoft Excel có nhiều ưu điểm như: Hoàn toàn miễn phí sử dụng; thống kê số liệu dễ dàng; tạo báo cáo bán hàng bằng Excel; Dễ dàng thay đổi, tìm kiếm hay chỉnh sửa các thông tin về sản phẩm, đơn đặt hàng dễ dàng.

Tuy nhiên, khi quản lý đơn hàng bằng Excel cũng có một số nhược điểm như: Người dùng cần nắm rõ cơ chế hoạt động và thao tác trên Excel; chỉ dành cho các cửa hàng có số lượng tồn kho ít và quy mô bán hàng online nhỏ; là công cụ chưa bảo mật thông tin chắc chắn và dễ mất dữ liệu.

2.2.2. Áp dụng các phần mềm quản lý đơn hàng online chuyên nghiệp

Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý đơn hàng online hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng bởi sẽ nhận được các lợi ích như sau: Hạn chế sai sót tối đa, giúp quy trình bán hàng thêm thuận lợi; cải thiện các dịch vụ chăm sóc khách hàng; tiết kiệm nhân công, thời gian cho doanh nghiệp; tích hợp báo cáo kinh doanh chi tiết; cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng; quản lý vận chuyển đơn hàng tiết kiệm, nhanh chóng…

2.2.3. Nhập trước, xuất sau

Một cách quản lý đơn hàng online hiệu quả khác là cần phải nắm chắc nguyên tắc nhập trước, xuất sau. Có nghĩa là doanh nghiệp cần nhập các thông tin của khách hàng vào công cụ quản lý đơn hàng của mình, sau đó mới xuất đơn để tránh bỏ sót các đơn hàng cũ và xảy ra sai sót với đơn hàng. Cách tốt nhất là doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp, thông minh.

2.2.4. Quản lý tồn kho cẩn thận và chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Kiểm soát hàng hóa trong kho cũng là một cách để quản lý đơn hàng, hàng tồn kho hiệu quả. Khi quản lý tồn kho, doanh nghiệp sẽ biết được mặt hàng nào sắp hết, đã hết hoặc đang tồn kho quá nhiều, từ đó quyết định nhập thêm hàng hóa phù hợp để khách hàng nhận được hàng hóa nhanh nhất.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp muốn quản lý đơn hàng hiệu quả thì nên hợp tác với một đơn vị vận chuyển, giao hàng uy tín. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp thể hiện sự tận tâm, chuyên nghiệp khi phục vụ khách hàng, giúp khách hàng củng cố hài lòng và tăng khả năng khách hàng quay trở lại mua hàng.

2.2.5. Tích hợp kênh bán hàng online

Tùy theo mặt hàng, sản phẩm mà bạn bán và đối tượng khách hàng bạn muốn hướng đến, bạn có thể bán hàng trên mạng xã hội hoặc thông qua các sàn thương mại điện tử, cũng có thể là bán hàng qua website,...

Do đó, để thu hút khách hàng và giúp doanh nghiệp đem lại lợi nhuận cao hơn, tích hợp bán hàng đa kênh chính là lựa chọn đúng đắn nhất.

2.3. Một số lưu ý cần biết khi quản lý đơn hàng online

Để có thể thực hiện quản lý đơn hàng online hiệu quả, bạn cần phải tránh một số điều sai lầm sau đây:

- Không nên quản lý đơn hàng bằng phương pháp thủ công vì dễ thiếu sót, nhầm lẫn và ảnh hưởng tới doanh thu.

- Không quản lý hàng tồn kho chính xác khiến đơn hàng giao chậm vì phải đợi có hàng về kho, khiến khách cảm thấy khó chịu và có ấn tượng không tốt với doanh nghiệp.

- Không quản lý hàng hóa kỹ càng và không nắm rõ quá trình xuất nhập hàng khiến hàng hóa tồn kho hết hạn sử dụng hoặc bị giảm chất lượng, ví dụ như các hàng điện tử, thực phẩm, thuốc men…

- Việc phân loại hàng hóa không khoa học khiến hàng hóa dễ nhầm lẫn, mất thời gian và hàng giao không đúng hẹn.

Trên đây là cách quản lý đơn hàng online hiệu quả, mang lại doanh thu cao mà bạn nên tham khảo. Trên thực tế, có rất nhiều cách quản lý đơn hàng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp nên lựa chọn cách phù hợp và dễ dàng nhất để thực hiện. Cách tốt nhất đó là doanh nghiệp nên quản lý đơn hàng bằng phần mềm, vừa tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức mà vẫn đạt hiệu quả cao.