1. Tìm hiểu thông tin về các hình thức ghi sổ kế toán

1.1. Quy định đối với sổ kế toán

Quy định về sổ kế toán trong các hình thức ghi sổ kế toán là gì? Sổ kế toán gồm có 2 loại đó là: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Trong đó: sổ kế toán tổng hợp gồm có sổ nhật ký và sổ cái, còn sổ kế toán chi tiết gồm có số, thẻ kế toán chi tiết.

1.1.1. Số kế toán tổng hợp

Trong sổ kế toán tổng hợp gồm có sổ nhật ký và sổ cái. Trong đó, sổ nhật ký dùng để ghi chép về các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được phát sinh trong các kỳ kế toán. Trong một niên độ kế toán được xếp theo trình tự thời gian với quan hệ tài khoản đối với các nghiệp vụ đó. Nội dung về số liệu trên sổ nhật ký sẽ phản ánh về những thông số được phát sinh giữa các bên đó là bên Nợ và bên Có đối với tất cả các tài khoản kế toán được sử dụng ở doanh nghiệp. Nội dung của loại sổ này sẽ cần có các thông tin như sau: thông tin về ngày, tháng ghi sổ, các thông tin về nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh được ghi tóm tắt, số tiền mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh.

Đối với sổ cái sẽ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán. Nó được quy định ở chế độ tài khoản kế toán được áp dụng đối với doanh nghiệp. Những số liệu về kế toán trên sổ cái sẽ phản ánh về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của các hoạt động của các doanh nghiệp. Nội dung trong sổ cần có các thông tin: Ngày, tháng ghi trong sổ, thông tin về số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán, nội dung của nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh được ghi tóm tắt. Cuối cùng là số tiền của nghiệp vụ kinh tế và tài chính được phát sinh vào bên Nợ hoặc bên Có với từng tài khoản.

1.1.2. Sổ và thẻ kế toán chi tiết

Nội dung này sẽ dùng để ghi chép về các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh đối với các đối tượng kế toán được ghi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Các số liệu trên sổ, thẻ sẽ phục vụ cho các việc đó là quản lý các loại tài sản, doanh thu cùng với nguồn vốn được ghi một cách chi tiết trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Không có quy định nào bắt buộc cho việc ghi số lượng sổ và kết cấu sổ và thẻ. Dựa vào những quy định có tính chất hướng dẫn thì doanh nghiệp có thể mở các sổ và thẻ kế toán sao cho phù hợp. Doanh nghiệp có thể dựa vào kế toán ô và thẻ, kế toán chi tiết và những yêu cầu đối với việc quản lý trong doanh nghiệp.

1.2. Nội dung của các hình thức ghi sổ kế toán

1.2.1. Hình thức ghi sổ nhật ký chung

Đây là một trong các hình thức ghi sổ kế toán mà các nghiệp vụ về kinh tế và tài chính được phát sinh của doanh nghiệp sẽ cần ghi vào sổ Nhật ký chung. Khi ghi  loại sổ này cần ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo định khoản kế toán của nghiệp vụ đó một cách chính xác. Sau đó sẽ lấy số liệu từ sổ Nhật ký chung và ghi vào sổ cái với nghiệp vụ phát sinh tương ứng. Hình thức ghi sổ kế toán này được nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng nhất.

Để có thể ghi được sổ kế toán này cần phải có các loại sổ như sau: sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Khi ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung sẽ có một số ưu điểm như sau: sổ sẽ dễ dàng ghi chép bởi có kết cấu đơn giản giúp thuận lợi đối với việc phân công các công việc của ứng viên. Ngoài ra còn giúp cho việc ứng dụng tin học trong công tác ghi sổ một cách thuận tiện hơn. Sổ nhật ký chung còn có thể kiểm tra và đối chiếu các số liệu ở từng thời điểm một cách dễ dàng.

1.2.2. Hình thức ghi chứng từ ghi sổ

Hình thức ghi chứng từ ghi sổ là hình thức có đặc trưng là có căn cứ trực tiếp đó là ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán có thể ghi theo trình tự thời gian được ghi trên sổ đăng ký chứng từ và nội dung kinh tế được ghi trên sổ cái.

Kế toán viên sẽ tổng hợp chứng từ ghi sổ trên cơ sở nội dung nghiệp vụ từ bảng tổng hợp về chứng từ kế toán cùng loại. Loại chứng từ này sẽ được đánh dấu liên tục theo các tháng và dựa vào số thứ tự và có chứng từ kế toán đính kèm trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Muốn sử dụng làm căn cứ ghi sổ thì các thông tin cần phải được kế toán trưởng xét duyệt.

 Với hình thức ghi chứng từ ghi sổ này sẽ cần phải có các loại sổ sách như sau: Chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Các sổ và thẻ kế toán chi tiết, cuối cùng là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

1.2.3. Hình thức ghi sổ nhật ký và sổ cái

Các nghiệp vụ về kinh tế và tài chính phát sinh trong mỗi doanh nghiệp sẽ được ghi chép theo một trình tự về thời gian và tài khoản kế toán trên một loại sổ tổng hợp đó là sổ nhật ký - sổ cái. Đây là căn cứ được dùng để ghi sổ nếu như có chứng từ kế toán hoặc là bảng tổng hợp các loại chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức ghi sổ này được sử dụng với các sổ - thẻ kế toán chi tiết trong quá trình ghi sổ và sổ Nhật ký - sổ cái,...

1.2.4. Hình thức ghi sổ nhật ký và chứng từ

Sổ nhật ký chứng từ có thể ghi khi các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được phát sinh từ những hoạt động về kinh doanh đối với doanh nghiệp được ghi trên chứng từ kế toán. Nội dung này sẽ ghi theo bên “Nợ” và bên “Có” của các tài khoản kế toán tương ứng và có liên quan.

Các doanh nghiệp quy mô lớn sẽ áp dụng đến hình thức ghi sổ này bởi có số lượng lớn nhân viên kế toán và có trình độ chuyên môn cao.

Hình thức ghi sổ này sẽ giúp cho việc ghi sổ kế toán giảm bớt được khối lượng. Có thể kiểm tra và đối chiếu các thông tin một cách thường xuyên nên có thể tránh được những sai sót. Tuy nhiên nó cũng có một số nhược điểm đó là kế toán viên phải nắm vững nghiệp vụ bởi việc kế toán khá phức tạp nên khó có thể thao tác dễ dàng được. Ngoài ra việc ứng dụng tin vào quá trình ghi sổ trở nên bất tiện. 

1.2.5. Hình thức ghi sổ kế toán thực hiện trên máy tính

Đây là một trong các hình thức ghi sổ kế toán sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng. Các phần mềm sẽ được thiết kế theo một trong các hình thức ghi sổ đã kể ở trên. Nó có thể kết hợp nhiều hình thức lại với nhau. Trong đó, phần mềm kế toán sẽ được thiết kế tùy theo một hình thức tương ứng và khi đó sẽ có các loại sổ tương ứng với hình thức ghi sổ đã thiết kế. Tuy nhiên kết cấu của hình thức này sẽ không giống với mẫu sổ được ghi bằng tay.

2. Một số tiêu chí chọn hình thức kế toán

Doanh nghiệp sẽ lựa chọn các hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với doanh nghiệp mình trong các hình thức ghi sổ đã được kể ở trên và tuân theo những nguyên tắc cơ bản của hình thức ghi sổ kế toán đó. Không sử dụng một cách tùy tiện các hình thức lại với nhau theo quan điểm cá nhân của mình. Để có thể lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp thì bạn cần phải dựa vào những điểm phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Trong đó có thể dựa vào các tiêu chí như sau:

Dựa vào lĩnh vực mà doanh nghiệp đang sản xuất hoặc kinh doanh cùng với đơn vị quản lý hoặc trực thuộc của doanh nghiệp.

Dựa vào những đặc điểm chung về về quy trình và quy mô sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Có thể đánh giá và xem xét qua việc sử dụng đến các trang thiết bị và áp dụng các phương tiện kỹ thuật tiên tiến hay việc sử dụng đến các phần mềm kế toán.

Dựa vào các khả năng về việc kiểm soát đối với những thông tin mà kế toán đã cung cấp với trình độ quản lý và yêu cầu của kế toán và nhà quản lý.

Cuối cùng là những điều kiện và phương tiện về vật chất có thể sử dụng trong công tác kế toán.

3. Lưu ý khi ghi sổ kế toán

Để việc các hình thức ghi sổ kế toán lựa chọn và sử dụng đem lại được những hiệu quả và có được tính chính xác cao trong việc ghi các loại chứng từ và hồ sơ kế toán thì khi thực hiện ghi các loại chứng từ này cần phải có những lưu ý như sau: 

- Phải căn cứ vào các chứng từ kế toán khi ghi sổ kế toán.

- Cần phải thực hiện kiểm tra và đảm bảo các quy định đúng với pháp lý của các loại chứng từ.

- Bắt buộc có chứng từ hợp pháp nếu như trên sổ kế toán ghi các số liệu để có thể chứng minh và giải trình khi cần thiết.

- Các số và chữ khi ghi trong sổ phải được ghi một cách rõ ràng và không được viết tắt, bỏ cách các dòng hay ghi đè lên nhau. Không sử dụng các màu mực dễ phai và tuyệt đối không sử dụng bút mực đỏ để ghi vào sổ kế toán.

- Nếu như doanh nghiệp ghi các thông tin trên máy tính thì các thông tin cần phải được bảo mật một cách tối đa và có thể tra cứu được các thông tin trong thời hạn lưu trữ.

Trên đây là các thông tin về các hình thức ghi sổ kế toán mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp cho bạn lựa chọn được một hình thức ghi sổ phù hợp đối với doanh nghiệp của mình. Để có thể theo dõi nhiều bài viết về kế toán hơn bạn đọc hãy truy cập vào vieclam123.vn để liên tục cập nhật được những thông tin mới nhất nhé!