Tổng hợp các hàm trong Excel cơ bản và cách sử dụng chi tiết dưới đây sẽ giúp bạn nắm được công dụng và các dùng của các hàm tính trong excel. Từ đó giúp việc tính toán của bạn đơn giản và nhanh chóng hơn.
MỤC LỤC
Hàm Sum là hàm tính đầu tiên mà người học cần phải biết trong Excel. Hàm này sẽ giúp bạn tính tổng các giá trị mà bạn đã chọn từ các cột hoặc các hàng hay tính tổng trong một phạm vi nào đó.
Công thức: =SUM (number 1, number 2;…)
Chức năng để tính tổng number 1, number 2;…
Chú ý:
Ví dụ:
=SUM (B2: G2) - Một sự lựa chọn đơn giản để tính tổng các giá trị của một hàng.
=SUM (A2: A8) - Một sự lựa chọn đơn giản để tính tổng các giá trị của một cột.
=SUM (A2: A7, A9, A12: A15) - Một sự lựa chọn để tính tổng các giá trị từ phạm vi A2 đến A7, bỏ qua A8, thêm A9, bỏ qua A10 và A11, sau đó thêm từ A12 đến A15.
=SUM (A2: A8) / 20 – Tính tổng các giá trị trong phạm vi từ A12 đến A15 sau đó chia tổng đó cho 20.
Hàm Average là hàm giúp bạn tính giá trị trung bình của các số được chọn trong một hàng, cột hoặc trong một phạm vi theo cách đơn giản và dễ dàng nhất, chẳng hạn như tính cổ tức trung bình của một nhóm cổ đông nhất định.
Công thức: =AVERAGE (number 1, number 2,…)
Chức năng tính trung bình cộng của number 1, number 2,… (tối đa 256 số)
Ví dụ:
=AVERAGE (B2: B11) – Tính giá trị trung bình của các số trong khoảng từ B2 đến B11, nó tương tự với SUM (B2: B11)/10.
Hàm MIN và hàm MAX giúp ta tìm được giá trị nhỏ nhất hoặc giá trị lớn nhất trong một phạm vi giá trị được chọn.
Công thức: =MIN (number 1, number 2,…) Tìm giá trị nhỏ nhất trong dãy số
=MAX (number 1, number 2,…) Tìm giá trị lớn nhất trong dẫy số
Ví dụ:
Min(2,4,8,3,5)=2
Max(2,4,8,3,5)=8
=MIN (B2: C11) - Tìm giá trị nhỏ nhất trong phạm vi từ B2 đến C11.
=MAX (B2: C11) - Tương tự như vậy, hàm này yêu cầu tìm giá trị lớn nhất trong phạm vi từ B2 đến C11.
Hàm IF thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo một điều kiện nhất định nào đó. Khi sử dụng hàm này, bạn có thể lồng ghép cả các hàm trong Excel khác ở bên trong.
Công thức: =IF ( logic_test, [value_if_true], [value_if_false] )
Ví dụ:
=IF (SUM (C1: C10)> SUM (D1: D10), SUM (C1: C10), SUM (D1: D10)) - Một ví dụ về hàm IF phức tạp. Đầu tiên, tính tổng từ C1 đến C10 và D1 đến D10 , sau đó so sánh tổng. Nếu tổng của C1 đến C10 lớn hơn tổng của D1 đến D10, trả về giá trị là tổng của ô từ C1 đến C10; nếu tổng của ô từ C1 đến C10 không lớn hơn tổng của ô từ D1 đến D10, thì trả về giá trị là tổng của ô từ D1 đến D10.
Hàm TRIM là hàm giúp đảm bảo loại bỏ các khoảng trống (dấu cách) trong các dữ liệu mà bạn nhập vào để khi thực hiện các thao tác khác không bị trả về các giá trị lỗi. Không giống như các hàm trong Excel với các chức năng khác có thể hoạt động trên một phạm vi các ô, hàm TRIM chỉ có thể hoạt động trên một ô duy nhất.
Công thức: =TRIM (text)
Ví dụ: =TRIM(A2) - Loại bỏ khoảng trống trong giá trị của ô A2.
Công thức: =COUNT ( value1, [value2],…)
=COUNT (A : A) - Đếm tất cả các giá trị bằng số trong cột A. Tuy nhiên, để đếm hàng, thì bạn phải điều chỉnh địa chỉ bên trong công thức thì hàm mới có thể được thực hiện
=COUNT (A1: C1) - Bây giờ công thức đã có thể đếm hàng.
Công thức: = COUNTA ( value1, [value2],…)
Ví dụ: =COUNTA (C2: C13) - Đếm các hàng từ 2 đến 13 trong cột C bất kể giá trị nào. Tuy nhiên, giống như hàm COUNT, bạn không thể sử dụng cùng một công thức để đếm hàng. Bạn phải điều chỉnh lựa chọn bên trong dấu ngoặc, ví dụ =COUNTA (C2: H2) sẽ đếm các cột từ C đến H.
Trong các hàm excel, hàm left là hàm xử lý chuỗi, sử dụng hàm left nhằm mục đích lấy ra các kí tự ở bên trái chuỗi kí tự
Cú pháp của hàm left: =LEFT( text,n )
( Trong công thức trên text là chuỗi kí tự, n là số kí tự cần cắt ra từ chuỗi kí tự và n có giá trị mặc định là 1 )
Ví dụ minh họa: Yêu cầu bạn là phải lấy được 4 kí tự bên trái trong cột họ và tên của học sinh thì ta phải sử dụng hàm left với cú pháp như sau :
=LEFT( B2,4 )
Kết quả trả về như hình dưới đây :
Trái ngược với hàm left, hàm right được sử dụng nhằm mục đích lấy ra các kí tự ở bên phải chuỗi kí tự và đây cũng là một trong những hàm excel hay được sử dụng nhất
Cú pháp của hàm Right : =RIGHT( text,n )
( Trong công thức trên text là chuỗi kí tự, n là số kí tự cần cắt ra từ chuỗi kí tự và n có giá trị mặc định là 1 )
Ví dụ minh họa: Yêu cầu bạn là phải lấy được 4 kí tự bên phải trong cột họ và tên của học sinh thì ta phải sử dụng hàm left với cú pháp như sau :
=RIGHT( B2,4 )
Kết quả trả về như hình dưới đây :
Trong các hàm excel thì hàm sumif được sử dụng để tính tổng các vị trí các ô. Không giống như hàm sum, hàm sumif cũng là tính tổng nhưng phải thõa mãn điều kiện, yêu cầu đề ra
Cú pháp hàm sumif =SUMIF(Range, Criteria, Sum_Range) Range
( Trong đó Range là vị trí của điều kiện, criteria là điều kiện còn sum_range là vị trí cần tính tổng )
Lưu ý: Trong trường hợp vị trí phạm vi của điều kiện trùng với vị trí phạm vi cần tính tổng thì cú pháp của nó không như cũa nữa mà sẽ đơn giản hơn =SUMIF( Phạm vi điều kiện, Điều kiện ).
Ví dụ minh họa : Đề bài yêu cầu bạn tính tổng số điểm của các bạn nam trong lớp thì bạn nhập cú pháp như sau
=SUMIF(C2:C11,"nam",D2:D11)
Kết quả trả về như hình dưới đây :
Lưu ý: - Khi điều kiện tính tổng là text ( các kí tự )thì hàm SUMIF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường
- Chúng ta cũng có thể dùng những kí tự để đại diện trong điều kiện: dấu ? thì được đại diện cho 1 kí tự, còn dấu * thì đại diện cho nhiều kí tự. Để tìm ra những dấu * hay ? thì chúng ta cần gõ thêm dấu ~ đứng trước dấu * hay ? ví dụ như để biểu diễn điều kiện “các ô có chứa 4 kí tự và có chứa cả dấu ? “ như đây ???~?
Hàm SUMIFS: tính tổng các ô theo nhiều điều kiện, bạn có thể xem ví dụ dưới đây.
VD: tính tổng điểm các bạn tuổi trên 18 và giới tính nữ
Đây là 3 hàm excel có đặc điểm là chỉ về thời gian : day có nghĩa là ngày, month có nghĩa là tháng, year có nghĩa là năm
Cú pháp chung của cả 3 hàm này là =YEAR(today()), =MONTHtoday()), =DAY(today()). Mục đích chính mà mọi người hay sử dụng là nhằm để tách lấy 1 trong 3 yếu tố ngày tháng năm từ một chuỗi số liệu thống kê trên excel.
– Với biểu thức ngày hoặc tháng hoặc năm ở đây là một giá trị số chỉ giá trị ngày tháng năm.
– Ví dụ về hàm: Nếu hôm nay là ngày 22/09/2019, thì khi bạn gõ =DAY(TODAY()) → 22; =MONTH(TODAY()) → 9; =YEAR(TODAY()) → 2019.
Đây là một hàm excel dùng để tính thời gian, tiêu biểu là bạn làm công việc này trong bao lâu, bạn đã sử dụng cái này trong bao lâu, gặp lại bạn cũ trong bao lâu,...vv
Networkday là một hàm rất thuận tiện để làm việc đó
Cú pháp hàm networkday : =NETWORKDAY ( Number1, Number2 )
Ví dụ minh họa : Để tính số ngày bạn đã làm việc cho công ty A từ 10/11/2016 đến 01/07/2019 bạn gõ như sau:
=NETWORKDAY( C2, D2 )
Và kết quả nhận lại được là 585 ngày.
Hàm and được biết đến như là một hàm logic cơ bản trong phần mềm Microsoft Excel, đây là hàm thường để sử dụng với hàm IF để xét nhiều logic cùng lúc.
Kết quả trả về là TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE
Cú pháp hàm And : =AND (Logical 1 , Logical 2, ….)
Trong đó các đối số Logical 1, Logical 2 là các biểu thức điều kiện
Kết quả hàm sẽ trả về cho bạn giá trị TRUE ( 1 ) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về cho bạn kết quả có giá trị FALSE ( 0 ) nếu thấy trong đó có một hay nhiều đối số là sai.
Lưu ý:
- Nếu trong đó đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null thì những giá trị text và Null đó chắc chắn sẽ bị bỏ qua.
- Trong đó vùng tham chiếu không có chứa giá trị logic thì hàm sẽ trả về lỗi hiển thị VALUE
- Các đối số trong đó bắt buộc phải là giá trị Logic hoặc mảng hay tham chiếu có giá trị logic.
Hàm OR là hàm lý luận tương tự như hàm and, hàm OR này được sử dụng kết hợp với các hàm khác như SUMIF, HLOOKUP, VLOOKUP, COUNTIF, SUMIF,... mà hàm này không dùng độc lập.
Cú pháp hàm OR : =OR( D1, D2... )
( Trong đó các đối số D1, D2 là các biểu thức điều kiện )
Sau khi thực hiện hàm sẽ trả về cho bạn giá trị TRUE ( 1 ) nếu bất cứ đối số của nó là đúng, và ngược lại nó sẽ trả về cho bạn kết quả có giá trị FALSE ( 0 ) nếu thấy trong đó có một hay nhiều đối số là sai.
Ví dụ : =OR(F7>08/03/2000,F7>08/08/20019)
Hàm choose sẽ trả về kết quả từ danh sách bạn chỉ định, dựa trên các vị trí được yêu cầu
Ví dụ trên cho thấy hàm CHOOSE trả về giá trị BOAT ở vị trí thứ 3.
Hàm COUNTIF: Để đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể (ví dụ, có giá trị bằng 5), dưới đây là cách dùng COUNTIF:
Hàm COUNTIFS: Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện khác nhau, bạn có thể dùng hàm COUNTIFS theo ví dụ sau:
Đếm các ô lớn hơn 5 ở cột A và trùng với tên Linh ở cột B
Bây giờ, sau khi đã nắm được các hàm trong Excel cơ bản nhất, thì các mẹo mà vieclam123.vn đưa ra ở dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số hướng dẫn về cách sử dụng chúng hiệu quả nhất và không mắc phải một số sai lầm thường gặp.
Một khi bạn đã gõ hàm nào đó vào một ô trong bảng tính, bạn sẽ không cần phải gõ lại nhiều lần nếu như các ô tính tiếp theo cũng sử dụng hàm công thức đó. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác sao chép công thức hàm vào các ô liền kề bằng cách kéo fill handle (một hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô) vào các ô muốn sử dụng cùng một hàm đó. Để sao chép công thức vào toàn bộ cột, đặt con trỏ chuột vào fill handle và kích đúp chuột vào dấu cộng.
Chú ý: sau khi sao chép công thức, đảm bảo rằng tất cả các địa chỉ ô là chính xác. Vì địa chỉ ô có thể thay đổi hay không tùy thuộc vào việc bạn để địa chỉ ô trong công thức là địa chỉ tuyệt đối (không thể thay đổi) hay địa chỉ tương đối (có thể thay đổi).
Giá trị đã được tính cũng sẽ bị xóa khi bạn xóa công thức bằng cách nhấn phím Delete. Dưới đây, vieclam123.vn sẽ chỉ bạn cách xóa công thức mà vẫn giữ được giá trị kết quả trong ô.
Bấm chọn chuột phải và xuất hiện bảng lựa chọn, rồi bấm Paste Values -> Values để dán các giá trị đã được tính trở lại các ô đã chọn. Hoặc bạn cũng có thể bấm Shift + F10 + V hoặc Ctr + Shift + V để dán giá trị.
Nếu các hàm trong Excel của bạn đột nhiên tự động không thực hiện tất cả các hàm tính, rất có thể Calculation Options (Tùy chọn tính toán) đã bị chuyển sang chế độ Manual (Thủ công). Để khắc phục điều này, hãy chuyển đến tab Formulas (Công thức) -> Calculation (Tính toán), nhấp vào nút Calculation Options (Tùy chọn tính toán) và chọn Automatic (Tự động).
Hãy nhớ quy tắc đơn giản này: các dữ liệu số trong các hàm trong Excel của bạn phải được nhập mà không sử dụng bất kỳ định dạng nào như ký hiệu đô la hoặc dấu phân cách thập phân. Trong bảng tính Excel, dấu phẩy là dấu phân cách đối số mặc định và ký hiệu đô la ($) được sử dụng để tạo địa chỉ tuyệt đối cho ô. Vì vậy, thay vì nhập 2.000 đô la, chỉ cần nhập 2000, sau đó định dạng giá trị đầu ra theo ý muốn của bạn bằng cách lựa chọn thiết lập.
Khi thực hiện một hàm Excel phức tạp với một hoặc nhiều công thức lồng nhau, bạn chắc chắn sẽ phải sử dụng nhiều hơn một bộ dấu ngoặc đơn để xác định thứ tự ưu tiên cho việc tính toán. Trong các công thức Excel phức tạp như vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã đóng mở các dấu ngoặc đơn đầy đủ. Để hỗ trợ người dùng ghép dấu ngoặc đơn khi thực hiện các hàm trong Excel không bị thiếu hoặc thừa, Excel đã tạo ra các màu khác nhau cho mỗi cặp dấu ngoặc, vì vậy, các bạn có thể để ý đến yếu tố này để ghép ngoặc đơn sao cho đúng.
Một vấn đề nữa thường gây ra bối rối cho người dùng Excel đó là về dấu ngăn cách các giá trị trong hàm. Khi dùng các hàm trong Excel, người dùng sẽ thấy có máy tính thì dùng dấu phẩy (,) để ngăn cách các giá trị trong hàm Excel, nhưng có máy tính khi dùng dấu phẩy lại báo lỗi và bạn phải thay bằng dấu chấm phẩy (;) thì hàm mới thực hiện được.
Có hiện tượng này xảy ra là vì do việc quy ước biểu diễn dữ liệu mặc định của mỗi hệ điều hành là không giống nhau. Để biết được chính xác Excel mà bạn đang dùng sẽ dùng dấu phẩy hay dấu chấm phẩy để ngăn cách giá trị các hàm trong Excel, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau của vieclam123.vn:
Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể thay đổi dấu mà bạn muốn sử dụng để ngăn cách giữa các giá trị trong hàm. Để không làm ảnh hưởng đến Excel, bạn có thể sử dụng thiết lập trong mục Option dành cho Excel theo hình hướng dẫn như sau:
Khi bạn bỏ dấu tích chọn ở mục Use System separators, và lựa chọn dấu mà mình muốn, là bạn đã thay đổi được dấu ngăn cách được thiết lập mặc định.
Mong rằng bài viết trên của vieclam123.vn đã giúp bạn đọc có được những thông tin hữu ích nhất về các hàm trong Excel thông dụng cũng như mẹo để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Chúc bạn đọc nhanh chóng thành thạo Excel để biến mọi công việc văn phòng cũng như hoạt động học tập trở nên dễ dàng hơn vì đã có Excel hỗ trợ. Ngoài những kiến thức về các hàm trong Excel cơ bản và quan trọng nhất, vieclam123.vn còn chia sẻ rất nhiều các kinh nghiệm, kiến thức học tập vô cùng hữu ích, bạn đọc có thể truy cập trang web để có cho mình những thông tin tuyệt vời nhất!
>> Bài viết liên quan khác:
MỤC LỤC
14/07/2023
13/07/2023
11/04/2023
22/03/2023