Ngành tổ chức sự kiện ngày một phát triển vậy nên sức cạnh tranh trong ngành cũng gia tăng. Muốn nhận được nhiều dự án, mỗi doanh nghiệp đều cần phải có quy trình tổ chức thật chu đáo. Nếu bạn là một người tổ chức sự kiện và được giao lên kế hoạch cho các sự kiện sắp tới, hãy biết cách xây dựng biểu mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện để vừa ghi điểm trong mắt cấp trên vừa giúp doanh nghiệp bạn phát triển, chuyên nghiệp.
MỤC LỤC
Cùng vieclam123.vn khám phá về biểu mẫu này và cách viết hiệu quả nhé.
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện là biểu mẫu có nội dung về việc xây dựng kế hoạch để tổ chức một sự kiện thành công, dựa vào ngân sách và chương trình được xác định. Trong bảng biểu này sẽ xuất hiện rất nhiều thông tin khác nhau xoay quanh tiến trình diễn ra của sự kiện để người phụ trách thực hiện điều phối sự kiện diễn ra một cách thuận lợi và đem đến sự thành công tốt đẹp. Vậy có những nội dung nào bắt buộc không thể thiếu trong mẫu tổ chức sự kiện?
Bản kế hoạch tổ chức hoạt động cho một sự kiện nhìn chung sẽ có những nội dung cơ bản không thể thiếu bao gồm timeline cụ thể, rõ ràng, chi phí bỏ ra cho các hạng mục, người phụ trách điều phối sự kiện là ai, nội dung công việc phân công cho từng nhân sự một cách chi tiết nhất, những ghi chú cần thiết khác. Tất cả những nội dung này sẽ đem tới cho người người tiếp nhận hình dung được chương trình trong sự kiện sẽ diễn ra như thế nào? Vai trò của họ nằm ở đâu? Qua đó tất cả sẽ được sắp xếp và diễn ra theo đúng kế hoạch đã được lập qua biểu mẫu.
Xem thêm: [TẢI NGAY] Mẫu báo cáo thành tích tập thể nội dung chuẩn nhất
Bởi vì sự kiện chưa diễn ra, lập mẫu kế hoạch là khi mọi thứ mới chỉ bắt đầu. Sự kiện diễn ra chính thức như thế nào hoàn toàn là kết quả được thể hiện trong bản kế hoạch này. Do đó, bản kế hoạch bắt đầu được lập sẽ là lúc người phụ trách lập phát huy khả năng tưởng tượng. Sự kiện diễn ra như thế nào hoàn toàn là do sự hình dung của bạn.
Không phải là những tưởng tượng đơn thuần, bạn còn phải vận dụng cả khả năng tính toán chuyên nghiệp để có thể đưa đến những dự trù về mọi tình huống có thể xảy ra trong sự kiện, lên cả phương án điều phối cho những tình huống nguy cơ đó. Tất nhiên khi sự kiện đi vào thực tế, những dự trù đó có thể hoặc không xảy ra nhưng chắc chắn nó sẽ phải được lên kịch bản sẵn trong mẫu văn bản này. Sau khi mọi thứ đã được hình dung và xây dựng nên, tiến trình của sự kiện đã được phác thảo và đó chính là mong muốn của người tạo lập bản kế hoạch. Cấp trên có thể duyệt hoặc yêu cầu thay đổi ở điểm nào đó để phù hợp hơn và đáp ứng được mục đích của đơn vị.
Nếu chỉ nói bằng lời nói suông, người nghe chỉ có thể tiếp nhận được ý tưởng của bạn về sự kiện bạn phụ trách lập kế hoạch mà không thể nắm được câu trả lời "sự kiện đó sẽ được diễn ra như thế nào". Trong khi đó, một sự kiện sẽ phải có sự tham gia và phối hợp của rất nhiều nguồn nhân lực, nếu như một có một bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng thì mỗi người sẽ không thể hiểu rõ vai trò của bản thân trong sự kiện đó là gì?
Người quản lý chẳng thể điều phối, nhân viên không biết nhiệm vụ nào cần làm. Vì thế, mẫu văn bản này chắc chắn phải có trước khi sự kiện diễn ra và phải lập thật tỉ mỉ để tất cả mọi người tham gia hoạt động ở khâu tổ chức sẽ cùng nhau phối hợp nhịp nhàng, từ đó làm cho sự kiện "đầu xuôi đuôi lọt", không bị ngừng trệ ở bất cứ khâu nào.
Trong mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện này có phần nêu thông tin về chi phí. Nhìn vào đó, bạn sẽ dễ dự trù các khoản cần thiết, cân đối ngân sách cho sự kiện và đảm bảo sự kiện được tổ chức với sự chu đáo nhất, thành công mà vẫn hạn chế lãng phí, hạn chế được các khoản đầu tư không cần thiết.
Nếu như không có bảng biểu này thì chắc chắn chúng ta dễ rơi vào tình huống "vung tay quá trán", bị động trước những khoản chi phí bất ngờ ập đến, không đủ thời gian để cho ta suy xét về sự cần thiết của việc bỏ tiền vào hạng mục nào đó mà cứ thể chi ra để "cấp cứu" kịp thời sự đòi hỏi của sự kiện. Vậy thì, nhờ có bảng kế hoạch lập sẵn, tình huống này chắc chắn sẽ không xuất hiện, đem tới được những hiệu quả và thậm chí còn có cả nhiều lợi ích lớn.
Trên đây là ba lợi ích thiết thực nhất mà biểu mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện có thể mang tới cho bạn. Thế nên, rất cần thiết để đầu tư thời gian, sự tính toán và phát huy óc sáng tạo, trí tưởng tượng của mình. Bên cạnh đó, đừng quên đưa những điều đó vào khuôn khổ nguyên tắc xác lập nội dung và trình bày biểu mẫu này nhé.
Có thể tùy theo ý tưởng của người lập mẫu để đem đến những mẫu kế hoạch khác nhau nhưng chắc chắn trong các văn bản này đều phải đáp ứng tuân thủ bố cục gồm 3 phần nội dung chính sau đây:
- Mở đầu biểu mẫu
- Phần Kịch bản của sự kiện
- Phần Phân công nhân sự
- Phần Chi phí
Từng phần vừa nêu sẽ được lập với yêu cầu riêng. Nếu bạn còn lúng túng chưa hình dung được nêu triển khai chúng như thế nào? Hãy cập nhật ngay hướng dẫn dễ hiểu được chia sẻ ngay bên dưới để thuận lợi bắt tay vào lập biểu mẫu nhé.
Mở đầu của bản kế hoạch tổ chức này sẽ bắt đầu từ tên của văn bản, bạn chỉ cần ghi tên văn bản là KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN viết ở trên cùng khổ giấy và chính giữa cách đều hai lề. Các thông tin tiếp theo không thể thiếu bao gồm Địa điểm thực hiện, thời gian triển khai chi tiết diễn ra từ ngày tháng năm nào. Nếu sự kiện kéo dài thì ghi cả ngày sẽ kết thúc.
Sau đó, bạn ghi rõ họ và tên của người điều phối chương trình và người dẫn chương trình. Hoàn thiện đến đây cũng là lúc bạn kết thúc phần mở đầu với các nội dung được thể hiện đầy đủ theo quy định thì có thể chuyển sang các phần nội dung tiếp theo.
Người lập mẫu kế hoạch nên tạo kịch bản theo dạng bảng để dễ theo dõi tiến trình diễn ra của chương trình trong xuyên suốt sự kiện. Gợi ý bảng được lập sẽ gồm những thông tin cần thiết sau:
- Thời gian diễn ra các sự kiện, chương trình
- Nội dung của hoạt động tính theo thời gian tương ứng
- Người phụ trách nội dung theo theo thời gian.
Phần kịch bản được yêu cầu lập thật chi tiết để dễ theo dõi, điều phối nguồn lực và nội dung công việc diễn ra trong sự kiện. Các sự việc được sắp xếp để diễn ra theo tiến trình của thời gian cụ thể, diễn ra từ giờ nào đến giờ nào để những người được phân công có thể nhận được công tác của mình trong từng thời điểm đó.
Cũng tương tự như cách thực hiện ở mục trên, chúng ta sẽ lập bảng để phân công nhân sự phụ trách các đầu việc vì bảng biểu là phương thức dễ theo dõi nhất. Bạn cần lập bảng bao gồm các dữ liệu Tên của từng nhân sự, Nhiệm vụ chi tiết nhất mà họ sẽ phải đảm đương trong sự kiện, Thời gian tiến hành tính theo ngày/tháng/năm.
Xem thêm: Mẫu biên bản cuộc họp công ty và hướng dẫn cách ghi chi tiết
Lập bảng để trình bày các khoản chi phí được rõ ràng nhất, tiện cho việc đối chiếu sau khi diễn ra sự kiện cũng như là cơ sở ban đầu để chi ngân sách. Bảng này được lập bao gồm các mục khoản cần chi, cách sử dụng chi tiết của khoản này, số lượng, đơn giá, thành tiền và kèm theo cột ghi chú.
Như vậy, với 4 nội dung chính được lập đầy đủ theo hướng dẫn trên đây, bạn sẽ dễ dàng xây dựng hiệu quả biểu mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện. Đó cũng chính là nền tảng quan trọng để bạn dễ dàng triển khai công tác tổ chức sự kiện đạt được thành công hơn cả sự mong đợi.
Angenda là từ tiếng Anh mang ý nghĩa nói về công việc cần triển khai hay nói tới các chương trình nghị sự. Vậy vì sao bạn nên tìm hiểu để có hiểu biết sâu sắc hơn về Angenda? Những chia sẻ ngay sau đây sẽ lý giải về điều này và mang tới cho bạn kiến thức cuộc sống, công việc vô cùng hữu ích.
MỤC LỤC
14/07/2023
13/07/2023
11/04/2023
22/03/2023