1. Trello là gì? Trello sử dụng thế nào?

1.1. Trello là gì?

Trello là một ứng dụng giúp bạn có thể thực hiện nhiều tính năng khác nhau như quản lý thời gian, lên kế hoạch, sắp xếp công việc hiệu quả. Nếu bạn chỉ muốn sử dụng các tính năng cơ bản thì đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí.

Trường hợp bạn muốn sử dụng những tính năng nâng cao thì bạn cần phải chi trả một mức phí nhất định mỗi tháng. Bởi vậy những Freelancer, doanh nghiệp nhỏ và vừa đều “chuộng” sử dụng ứng dụng này.

1.2. Trello có những tính năng nào?

Dưới đây là những tính năng cơ bản của Trello:

- Tổng hợp các công việc trong nhóm và phân chia cho từng thành viên gồm những tính năng như thời gian, mô tả công việc, trạng thái hoàn thành.

- Quản lý và hỗ trợ sắp xếp công việc theo tình trạng, vị trí của từng thành viên.

- Cho phép các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của nhau để làm việc nhóm hiệu quả hơn khi làm việc.

- Ứng dụng miễn phí, linh hoạt, dễ sử dụng, nếu có nhu cầu sử dụng tính năng cao cấp thì bạn mới cần trả phí.

1.3. Trello gồm có những thành phần cơ bản nào?

1.3.1. Card để lưu trữ công việc

Card là một thẻ thông tin có chức năng để lưu trữ công việc, có chứa 2 phần là Title (tiêu đề) và Description (mô tả). Card có nhiều tính năng khác như như feature (tính năng sản phẩm), task (nhiệm vụ), checklist (chia nhỏ công việc) và question (câu hỏi).

1.3.2. List là danh sách tổng hợp các card

List là một danh sách tổng hợp nhiều card khác nhau có tính chất riêng biệt hoặc cùng 1 tình trạng, chẳng hạn như List chứa những card đã hoàn thành là List Done, những card đang thực hiện là List Doing,...

1.3.3. Board bảng dự án, công việc

Đây là một bảng giống với một công việc, dự án và có thể chứa nhiều list có tác dụng chia những đầu việc của một dự án theo tình trạng tiến hành. Nhờ vậy, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án hơn.

1.3.4. Thành phần tổ hợp Organization

Organization là một thành phần tổng hợp các thành viên trong nhóm và tổng hợp các board khác nhau, cực kỳ hữu ích cho người dùng.

2. Trello có những ưu và nhược điểm gì?

Sau khi đã hiểu rõ Trello là gì, chúng ta cùng tìm hiểu ưu nhược điểm của phần mềm này nhé!

2.1. Ưu điểm của Trello

- Dễ dàng sử dụng: Trello có giao diện giống với những tờ giấy note trên màn hình giúp người dùng dễ dàng sử dụng và nắm bắt. Để sử dụng ứng dụng, bạn chỉ cần nhập liệu lên kế hoạch và kéo thả khi cần thiết.

- Miễn phí: Khi sử dụng các tính năng cơ bản của phần mềm, bạn sẽ không mất phí và có thể quản lý dự án dễ dàng với những tính năng miễn phí.

- Khả năng theo dõi trực quan: Trello sẽ phân chia những giai đoạn công việc thành các danh sách khác nhau nhờ vào việc thiết kế dựa trên phương pháp quản lý Kanban. Bạn dễ dàng nắm bắt tiến độ dự án một cách trực quan khi nhìn vào giao diện của Trello.

- Dung lượng tích hợp cao: Với các phiên bản miễn phí, bạn chỉ có thể sử dụng các dung lượng file đính kèm là 10MB, thế nhưng bạn có đến 250MB khi mua gói Business của Trello.

2.2. Nhược điểm của Trello

- Thành viên quản trị không được phân cấp: Đây chính là nhược điểm lớn nhất của ứng dụng, khiến cho bảo mật thông tin doanh nghiệp gặp phải ảnh hưởng không tốt. Bởi những tính năng trong ứng dụng các thành viên trong nhóm đều có thể thao tác như giao việc, chỉnh sửa, xóa bỏ khiến dữ liệu dễ mất và thay đổi.

- Tính năng giao tiếp kém: Thành viên trong nhóm khi muốn thảo luận, trao đổi về dự án có thể sử dụng Card, thế nhưng không có bình luận chung về toàn bộ các dự án. Mặt khác, bạn không thể post bình luận ngay bằng phím Enter trong Card mà cần phải “lưu” bằng cách click chuột.

- Quản lý thời gian không phù hợp: Quản lý thời gian chính xác của công việc đôi khi sẽ gặp phải khó khăn vì giao diện của Trello theo chiều ngang. Bên cạnh đó, việc quản lý các mối quan hệ giữa những đầu việc không dễ dàng vì Card thiết kế độc lập, bạn cần sử dụng phiên bản trả phí thì mới có thể tối ưu yếu tố này.

- Thiếu báo cáo công việc: Người quản lý khi sử dụng Trello không thể theo dõi số % mà tiến độ dự án đã hoàn thành so với dự kiến và ai đang hoàn thành đúng tiến độ đưa ra.

3. Làm thế nào sử dụng Trello hiệu quả?

3.1. Hướng dẫn tạo bảng

Nếu bạn đang muốn tạo một bảng công việc trên Trello, bạn thực hiện các bước như sau:

- Bước 1: Bên dưới chữ “Personal Boards”, click vào “Create New Board”.

- Bước 2: Bạn có thể đặt tiêu đề cho bảng và thay đổi hoa văn hiển thị hoặc màu nền trong bảng.

- Bước 3: Chọn đúng nhóm nếu bạn có nhiều nhóm để cấp quyền truy cập vào trong bảng.

Trường hợp bạn muốn thêm các thành viên trong nhóm vào bảng thì thực hiện như sau:

- Bước 1: Tại trang chủ của Trello, bạn chỉ cần mở bảng công việc của mình lên, sau đó ở góc bên trái ấn vào nút “Share”.

- Bước 2: Nhập “Trello username” hoặc “Email” của người mà bạn muốn tìm kiếm để thêm vào bảng.

- Bước 3: Nhấn Send Invitation (gửi lời mời) sau khi bạn đã nhập hết tên các thành viên.

3.2. Tạo danh sách

Khi lập bảng xong, bạn có thể tổ chức lại nhiệm vụ và hệ thống lại chúng bằng việc chọn từ các danh sách có sẵn với các task khác nhau. Nếu bạn không thic các bảng có sẵn và muốn tạo nên một danh sách công việc thì thực hiện các bước như sau:

- Bước 1: Mở bảng mà bạn muốn tạo danh sách, click vào “Add a list” ở phía bên phải của danh sách.

- Bước 2: Khi bạn đã đặt tên cho danh sách của mình, hãy ấn tiếp vào “Add List”.

- Bước 3: Bạn sẽ nhìn thấy nút thêm thẻ ghi chú (Card) phía dưới danh sách.

3.3. Tạo thẻ ghi chú

Nếu bạn muốn thêm thẻ ghi chú vào danh sách thì thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Click vào “Add a card” ở bên dưới danh sách.

- Bước 2: Đặt tiêu để cho thẻ đó.

- Bước 3: Chọn “Add Card”.

3.4. Đặt deadline và chia công việc

Trong thẻ ghi chú Trello, đặt deadline và thêm thành viên là 2 tính năng vô cùng hữu ích, bạn có thể chỉ định từng người vào thẻ nhiệm vụ nhất định nếu làm việc nhóm hoặc để mọi người dễ theo dõi thì chỉ dùng một thẻ và thêm nhiều người.

Để thêm một người vào thẻ của mình, bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Lựa chọn  thẻ ghi chú mà bạn muốn thêm người vào nhóm.

- Bước 2: Click vào Members phía bên phải của thẻ.

- Bước 3: Tìm những người mà bạn muốn thêm vào nhóm và ấn vào người đó để thêm họ.

Nếu bạn muốn nhắc nhở mọi người và đặt deadline cho công việc thì có thể thực hiện như sau:

- Bước 1: Chọn vào thẻ ghi chú mà bạn muốn đặt thời hạn deadline.

- Bước 2: Click vào “Due Date” phía bên phải của thẻ.

- Bước 3: Từ công cụ lịch chọn thời gian deadline cụ thể, thêm thời gian và nhấn chọn.

3.5. Thêm nhãn vào ghi chú

Bạn sẽ nhanh chóng xác định nhiệm vụ và nhóm của từng thẻ bằng cách thêm nhãn tùy chỉnh vào thẻ ghi chú của bạn. Để dễ phần biệt, bạn có thể thêm các tên gọi khác nhau hoặc mỗi nhãn một màu.

Để thêm nhãn tùy chỉnh trong thẻ ghi chú, bạn thực hiện như sau:

- Bước 1: Lựa chọn thẻ ghi chú mà bạn muốn thêm nhãn để chỉnh sửa.

- Bước 2: Nhấn “Labels” ở phần giao diện bên phải

- Bước 3: Chọn một nhãn cần sửa, bên cạnh tùy chỉnh, ấn vào biểu tượng chỉnh sửa để thêm tiêu đề.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được Trello là gì và những thông tin về ứng dụng này. Trello là ứng dụng tích hợp nhiều tính năng hữu ích với người dùng, giúp bạn có thể quản lý dự án, công việc, lịch trình, lên kế hoạch… hiệu quả. Để sử dụng phần mềm nhanh chóng hơn, bạn có thể viết ra giấy trước các kế hoạch của mình và nên lướt qua trang Help trong ứng dụng Trello để giải đáp các thắc mắc khi sử dụng ứng dụng này.