1. Làm rõ sổ kế toán chi tiết là gì?

Sổ kế toán chi tiết nằm trong hệ thống các sổ kế toán nói chung trong hoạt động kế toán, nó được định nghĩa là giấy tờ dùng để ghi chép những nghiệp vụ kế toán phát sinh từ quá trình làm việc của các kế toán viên. Những nghiệp vụ đó rất đa dạng, có thể là nghiệp vụ tài chính - kinh tế liên quan trực tiếp tới dịch vụ, hàng hóa, … của đơn vị kinh doanh. Chúng sẽ được kế toán viên theo dõi một cách sát sao để ghi chép lại chi tiết nhất, giúp cho quá trình quản lý được rõ ràng, đầy đủ. 

Toàn bộ số liệu cần ghi chép vào trong sổ kế toán chi tiết sẽ cung cấp những thông tin đầy đủ bao gồm nguồn vốn, tài sản, chi phí, doanh thu, … Chính vì sự đầy đủ và tỉ mỉ như thế mà nhân viên kế toán càng dễ dàng quản lý những loại chi phí vốn chưa được phản ánh ở trên các loại sổ khác như Sổ cái, Nhật ký kế toán. 

Hiện nay, luật kế toán không đưa ra quy định nào bắt buộc về kết cấu, số lượng của loại sổ kế toán chi tiết. Muốn xây dựng sổ kế toán chi tiết phù hợp để sử dụng phù hợp thì doanh nghiệp bạn hãy dựa theo những hướng dẫn chung về việc lập loại sổ này do Nhà nước ban hành. Qua đó chắc chắn bạn sẽ dễ dàng tự mình có thể thiết kế để lập sổ thuận theo các đặc thù hoạt động của đơn vị. 

Trong bản thân sổ kế toán chi tiết lại bao gồm nhiều loại sổ khác nhau. Thế nên việc lập sổ kế toán chi tiết không đơn giản chỉ là lập ra sổ sách theo định nghĩa sổ kế toán chi tiết là gì chúng ta đã nêu trên mà hơn hết, bạn phải chọn lấy một loại sổ để tiến hành lập. Vậy rốt cuộc số kế toán chi tiết có bao nhiêu loại? Khám phá rõ điều này để quá trình lập sổ ở các bước sau sẽ dễ dàng, thuận lợi bạn nhé.

2. Những loại sổ kế toán chi tiết để bạn lựa chọn

2.1. Nguyên tắc vàng để lập sổ sách kế toán chi tiết là gì?

Khi đã biết rõ sổ kế toán chi tiết là gì, các kế toán viên hãy hiểu đầy đủ thêm về loại sổ sách này bằng cách nắm bắt các loại được phân chia trong đó. Sự thật thì không có những loại sổ kế toán chi tiết cố định bắt buộc phải dùng ở tất cả doanh nghiệp mà tùy theo đặc điểm hoạt động, nhu cầu quản lý số liệu mà hoạt động kế toán của doanh nghiệp đó có thể chia và dùng những loại sổ kế toán chi tiết khác nhau. 

Dù có bao nhiêu loại được lập thì doanh nghiệp đều sẽ phân chia dựa trên xuất phát điểm là mục đích theo dõi những tài khoản kế toán một cách sát sao nhất. Mọi chi tiết từ các hoạt động kế toán đều sẽ được chú trọng ghi lại và từ đó hình thành các sổ kế toán chi tiết theo nhu cầu ghi chép. 

Chẳng hạn như một doanh nghiệp có thể sẽ cần sổ chi tiết tạm ứng, sổ chi tiết về quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết về các công nợ cần thu, … Hệ thống sổ sách kế toán sẽ được lập và sử dụng chính thức cũng như duy nhất, không có bản sao hay các hệ thống sổ sách kế toán khác song song trong mỗi một kỳ kế toán. Doanh nghiệp cần dựa trên các yếu tố gồm yêu cầu cụ thể đối với quá trình quản lý doanh nghiệp, hệ thống tài khoản để xác định mở các sổ chi tiết cần thiết.

2.2. Những loại sổ kế toán chi tiết phổ biến

2.2.1. Loại sổ liên quan đến các khoản mục tiền tệ

Loại sổ này có thể chia ra làm hai loại cụ thể bao gồm:

- Sổ quỹ tiền mặt: đây là loại sổ được người kế toán tiền mặt hay là thủ quỹ dùng để theo dõi cụ thể các hoạt động thu chi tại quỹ tiền mặt.

- Sổ kế toán chi tiết gửi ngân hàng: sổ này dùng cho mục đích ghi lại những nghiệp vụ phát sinh về kinh tế, liên quan tới tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp đã mở để giao dịch.

2.2.2. Loại sổ liên quan công nợ

Loại này cũng gồm hai loại nhỏ là sổ công nợ chi tiết phải thu và sổ công nợ chi tiết phải trả. Trong đó, nhóm sổ phải thu được lập ra vì mục đích chính là theo dõi những đối tượng trong tài khoản phải thu một cách chi tiết. Nói cách khác, tài khoản này chính là TK 131. 

Sổ công nợ chi tiết phải trả sẽ phục vụ cho mục đích giúp kế toán viên theo dõi dễ dàng công nợ cần trả lại cho bên bán hoặc trả cho các đối tượng của TK 331. 

2.2.3. Những loại sổ kế toán khác trong hệ thống sổ kế toán chi tiết

Các sổ liên quan tới tạm ứng cũng được lập thành sổ kế toán chi tiết. Loại sổ này dùng cho mục đích nắm bắt được việc tạm ứng trong doanh nghiệp diễn ra cụ thể như thế nào hoặc là để theo dõi những đối tượng trong TK 141.

Tiếp theo là sổ kế toán có liên quan tới kho. Các loại sổ chi tiết sẽ được hình thành điển hình như sổ chi tiết dụng cụ, sổ vật liệu chi tiết. Ngoài ra còn tùy theo các đối tượng khác nhau, nhu cầu mục đích khác nhau mà có các sổ kế toán chi tiết cần lập khác. 

Sổ kế toán chi tiết có cách ghi khác biệt gì đối với hệ thống sổ sách kế toán nói chung. Muốn dùng hiệu quả loại sổ này, nhất định bạn cần nắm được cả thông tin bí quyết về cách ghi sổ kế toán chi tiết nữa nhé.

3. Hướng dẫn quy trình ghi đúng của những loại sổ kế toán chi tiết

Hiểu sổ kế toán chi tiết là gì thực chất để làm bước đệm giúp bạn thực hiện các nghiệp vụ liên quan sau đó một cách hiệu quả nhất. Và việc nắm bắt quy trình ghi chép trong sổ kế toán chi tiết chính là một trong số mục tiêu hướng tới đó. 

Trong hoạt động ngành nghề kế toán, Luật Kế toán đã đưa ra quy định về việc áp dụng quy trình ghi sổ kế toán chung. Các doanh nghiệp có thể tùy theo nhu cầu quản lý hay đặc điểm trong hoạt động mà được pháp luật cho phép lập sổ kế toán chi tiết riêng nhưng luôn nhớ rằng, việc lập sổ vẫn phải tuân thủ trong khuôn khổ quy định, tức là đảm bảo được đầy đủ các thông tin giao dịch, kịp thời phản ánh đối tượng kế toán và luôn kiểm soát chặt chẽ, đối chiếu số liệu thường xuyên.

Nếu như doanh nghiệp không đủ khả năng nghiệp vụ để xây dựng sổ kế toán chi tiết thì hãy tìm hiểu và áp dụng tỉ mỉ, cẩn thận quy trình ghi sổ kế toán chi tiết theo hướng dẫn Nhà nước ban hành. Cụ thể, hướng dẫn về quy trình ghi sổ kế toán chi tiết đã được Nhà nước, Bộ Tài chính hướng dẫn rất rõ trong Thông tư số 200, được triển khai như sau:

* Mở sổ

Cần mở sổ ở đầu kỳ kế toán năm. Các đơn vị thành lập mới, yêu cầu mở sổ kế toán chi tiết từ ngày bắt đầu thành lập, trong đó, đối tượng đứng ra ký duyệt những sổ sách này chính là kế toán trường cùng với người đại diện theo pháp luật. Bạn có thể sử dụng sổ ở hai dạng: tờ rơi hoặc quyền. Nếu dùng ở dạng tờ rơi, sử dụng xong phải đóng thành quyền và lưu trữ lại cẩn thận. 

* Ghi sổ kế toán chi tiết: phải dựa vào các chứng từ kế toán hợp lệ. Số liệu ghi vào sổ cần được đi kèm với chứng từ hợp pháp để chứng minh.

* Khóa sổ: Khóa sổ vào cuối kỳ và trước thời điểm lập bản báo cáo tài chính. Lưu ý, ngoài thời điểm khóa sổ cuối kỳ thì những lúc kiểm kê hay các trường hợp theo quy định pháp luật cũng phải thực hiện khóa sổ đầy đủ.

Như vậy, bài viết tới đây đã khép lại. Bạn đã thực sự hiểu sổ kế toán chi tiết là gì hay chưa? Không chỉ định nghĩa mà các nội dung xoay quanh sổ kế toán chi tiết đều đã được Hà My bật mí. Bạn đừng quên đọc và nghiên cứu kỹ để có quá trình tiếp thu kiến thức chuyên ngành kế toán thật hiệu quả nhé.