1. Định nghĩa về phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức

Hồ sơ cán bộ công chức là một tài liệu cực kỳ quan trọng đối với mỗi cá nhân cũng như các cơ quan đoàn thể. Việc bảo quản hồ sơ cán bộ công chức để được đúng quy định và không có những sai sót xảy ra thì bắt buộc phải được ghi chép thông quan  các loại giấy tờ. Trong đó thì phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ cũng là một giấy tờ quan trọng để nhận biết về tình trạng của hồ sơ cán bộ công chức.

Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức là một mẫu giấy tờ để ghi chép lại về việc giao nhận hồ sơ của cán bộ hoặc công chức nào đó. Việc này sẽ đảm bảo được rằng hồ sơ của họ sẽ được đến được bên nhận hồ sơ. Đồng thời thông qua mẫu phiếu giao nhận này thì bên giao và nhận sẽ nắm bắt được chi tiết về tình hình hồ sơ của cán bộ công chức như thế nào.

Như vậy, có thể khẳng định rằng phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức là vô cùng quan trọng. Đây không chỉ là một giấy tờ cần phải có khi mà có những cuộc giao nhận diễn ra mà còn giúp cho bên giao và nhận nắm rõ về tình trạng của hồ sơ cán bộ công chức như thế nào, có đủ giấy tờ hồ sơ không, có giấy tờ nào là không hợp lệ,...

2. Khám phá chi tiết mẫu phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức

2.1. Quy định chung về phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức

Để có được mẫu phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức thì người viết sẽ cần chuẩn bị theo đúng mẫu 02b-BNV/2007 đã được kèm theo với những quy định kèm theo đó. Theo đúng như điều khoản đã nêu ra thì mẫu phiếu giao nhận này sẽ cần phải viết và điền thông tin nội dung như mẫu đã được kèm theo và các thông tin trong đó cần phải được điền đầy đủ và rõ ràng.

Việc giao nhận hồ sơ cán bộ công chức cần phải được diễn ra một cách công khai, minh bạch. Do hồ sơ cán bộ công chức là một tài liệu quan trọng cho nên việc giao nhận này khi tiến hành không chỉ được diễn ra bằng hành động mà còn phải thông qua các văn bản đi kèm theo.

Phiếu giao nhận hồ sơ sẽ chỉ được ghi chép nếu như có cuộc giao nhận đi kem theo. Trong đó thì tùy trường hợp cụ thể thì bộ hồ sơ của cán bộ công chức sẽ có nhiều loại giấy tờ khác biệt nhau.

Hồ sơ cán bộ công chức là một tập hợp những tài liệu vô cùng quan trong trong các công tác quản lý cán bộ. Đây cũng là tài liệu không thể nào thiếu trong các cơ quan nhà nước. Thông qua hồ sơ cán bộ công chức thì những đơn vị quản lý có liên quan sẽ dùng để theo dõi tình hình và dựa vào đó để thực hiện những chính sách. Vì thế việc giao nhận luôn cần phải tiến hành thông qua các mẫu phiếu để nắm bắt tình trạng sử dụng hồ sơ ra sao và phục vụ cho những mục đích cụ thể nào đó

Thông thường một bộ hồ sơ cán bộ công chức đầy đủ và đúng chuẩn sẽ có những giấy tờ như là: lý lịch cán bộ công chức, bìa hồ sơ cán bộ công chức, quyển lý lịch cán bộ công chức, phiếu bổ sung lý lịch cán bộ công chức,…

Quá trình ghi phiếu giao nhận cần phải cẩn trọng, chính xác. Các thông tin về bên giao, bên nhận cùng với tình trạng của hồ sơ sẽ cần được ghi chi tiết trong mẫu và đảm bảo được tính cụ thể, rõ ràng

2.2. Hướng dẫn ghi phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức

Việc ghi chép phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức sẽ phải được tiến hành ngay lúc nhận hồ sơ cán bộ công chức. Việc này sẽ đảm bảo được rằng giấy tờ hồ sơ sẽ được kiểm soát chính xác hơn. Khi ghi thông tin của phiếu giao nhận này thì bạn cần điền những thông tin cơ bản sau đây:

2.2.1. Thông tin bên giao hồ sơ cán bộ công chức

Trước khi đến phần thông tin của bên giao hồ sơ cán bộ công chức thì bạn cần nắm chi tiết về phần mở đầu của mẫu phiếu. Thông tin phần đầu của phiếu giao nhận này khá cơ bản bao gồm tên phiếu cùng với mã hồ sơ cán bộ công chức. Với phần tiêu đề của phiếu cần ghi rõ là “PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC” còn đối với mã hồ sơ cần ghi đúng thông tin của mã phiếu vào trong đó.

Đến với thông tin bên giao hồ sơ cán bộ công chức thì bạn sẽ cần phải điền những thông tin sau đây:

- Tên cơ quan hoặc đơn vị giao hồ sơ cán bộ công chức

- Thông tin và chức vụ của người quyết định giao hồ sơ cán bộ công chức

- Thông tin, chức vụ của cá nhân tiến hành giao hồ sơ cán bộ công chức

- Những thông tin cơ bản về hồ sơ cán bộ công chức được giao bao gồm: tên của hồ sơ, độ mật của hồ sơ, đặc điểm và tình trạng chi tiết của hồ sơ cán bộ công chức cần giao nhận.

- Thời gian tiến hành giao hồ sơ cán bộ công chức và cách thức giao

Như vậy đó là toàn bộ thông tin cần phải có trong phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức của bên giao. Đây đều là những thông tin cơ bản và quan trọng cho nên khiên điền vào mẫu bạn cần phải đảm bảo được tính chính xác tuyệt đối của các thông tin đưa vào để từ đó giúp bên nhận nắm bắt cụ thể các thông tin.

2.2.2. Thông tin bên nhận hồ sơ cán bộ công chức

Cũng gần tương tự với bên giao hồ sơ cán bộ công chức thì những thông tin của phần người nhận sẽ bao gồm những thông tin sau đây:

- Tên của cơ quan nhận hồ sơ cán bộ công chức

- Tên và chức vụ của cá nhân tiến hành nhận hồ sơ

- Tình trạng của hồ sơ cán bộ công chức khi tiến hành nhận bao gồm: ngày tháng năm tiến hành nhận, mã của hồ sơ cán bộ công chức, tên của hồ sơ nhận và thông tin đặc điểm của hồ sơ

Cuối cùng khi những thông tin của cả bên giao và nhận đã được điền đầy đủ trong mẫu phiếu thì hai bên sẽ cần tiến hành ký vào phần kết của phiếu. Phần thông tin ký kết của hai cả nhân sẽ cần thẻ hiện được đâu là chữ ký của bên giao, đâu là chữ ký của bên nhận. Ngoài ra cần thể hiện rõ được chữ ký của người nhận và người giao. Thông tin của bên giao và nhận sẽ được ký bởi thủ trưởng và cần được đóng dấu trong phiếu.

Để có được phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức chuẩn nhất hiện nay thì bạn có thể tham khảo theo mẫu vô cùng chuẩn xác ngay dưới đây của chúng tôi.

mau-phieu-giao-nhan-ho-so-can-bo-cong-chuc.doc

2.3. Các lưu ý về phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức

Khi tiến hành viết phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức thì thông tin trong đó cần phải điền đầy đủ và rõ ràng. Nhất là thông tin tình trạng của hồ sơ cán bộ công chức. Bên cạnh đó thì cả bên nhận và giao cũng cần ghi đúng thông tin của mình vào bên trong của phiếu.

Mã hồ sơ cán bộ công chức phải được ghi chính xác vào trong mẫu phiếu. Thông tin này sẽ được ghi ngay phần đầu của phiếu và bạn cần ghi đúng theo mã số hồ sơ cán bộ công chức tiến hành giao.

Mẫu phiếu giao nhận cần phải viết đúng như mẫu đã được ban hành. Tuyệt đối không được ghi thiếu các thông tin đã được ghi sẵn trong mẫu, khi tiến hành giao hồ sơ cho bên nhận thì cần phải đưa kèm phiếu này.

Mong rằng với những chia sẻ trên đã đưa đến cho bạn thông tin về mẫu phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ công chức. Qua đây, hy vọng bạn sẽ điền thông tin mẫu thật chuẩn khi có những cuộc giao nhận về hồ sơ cán bộ công chức.