1. Thế nào phiếu xuất kho Excel?

Mẫu phiếu xuất kho Excel là mẫu phiếu dùng để theo dõi về số lượng vật tư, dụng cụ, công cụ của các sản phẩm hàng hóa được sử dụng trong từng bộ phận của các doanh nghiệp. 

Phiếu xuất kho được lập khi hàng hóa đã được xuất ra khỏi doanh nghiệp. Dựa vào đó có thể làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm với những người liên quan, đồng thời thực hiện các ghi chép về sổ sách kế toán.

Dựa vào các thông tin trong mẫu phiếu xuất kho đưa ra, bạn có thể sử dụng các thông tin đó để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng các định mức tiêu hao các loại vật tư.

2. Cách viết mẫu phiếu xuất kho Excel

2.1. Nội dung trong phiếu xuất kho Excel

2.1.1. Phần mở đầu phiếu xuất kho Excel

Trong phần mở đầu của mẫu phiếu xuất kho Excel sẽ có các thông tin về tên đơn vị, bộ phận, tên phiếu xuất kho, ngày tháng năm thực hiện xuất kho.

Trong nội dung về tên đơn vị sẽ trình bày tên của công ty, doanh nghiệp cùng với bộ phận thực hiện xuất kho trong đơn vị đó.

Tên mẫu phiếu xuất kho được trình bày đầu tiên và căn ở chính giữa các nội dung thông tin được trình bày bên dưới. Bên dưới tên phiếu xuất kho là thông tin về ngày tháng thực hiện xuất kho “PHIẾU  XUẤT  KHO

….., ngày….., tháng…., năm…..”

Lề phải của phiếu sẽ trình bày các thông tin về số phiếu xuất kho. “Số phiếu….

Nợ….

Có….”

2.1.2. Nội dung phiếu xuất kho Excel

Trong nội dung của phiếu xuất kho Excel là các thông tin về người nhận hàng, địa chỉ nhận, lý do xuất kho, xuất tại kho nào, số lô và địa điểm xuất kho. Các thông tin sẽ được ghi cụ thể như sau “Họ tên người nhận hàng……………………..Địa chỉ/ Tên bộ phận.......................

Lý do xuất kho………………………….

Xuất tại kho (số ngăn, số lô).............................. Địa điểm…………………”

Thông tin về người nhận hàng phải được ghi chính xác và đầy đủ để đảm bảo được việc xuất kho trở nên chính xác. Lý do xuất kho cùng với nơi xuất bao gồm cả địa điểm và số lô cụ thể cũng cần phải ghi cụ thể và chính xác để làm căn cứ sau này nếu như gặp bất cứ vấn đề phát sinh nào.

Sau đó trong mẫu phiếu xuất kho Excel, bạn cần phải kẻ bảng các nội dung theo thứ tự các hàng (A, B, C, D,....). Các nội  dung bao gồm: STT, tên sản phẩm (vật tư, hàng hóa), Mã số, Đơn vị tính, Số lượng (số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất), Đơn giá, Thành tiền.

Cuối cùng là thông tin về tổng số tiền, chứng từ gốc kèm theo “Tổng số tiền (viết bằng chữ)..................................

Chứng từ gốc bổ sung kèm theo (nếu có)…………………………….”

Mỗi một nội dung sẽ tương ứng với một cột và ghi thêm cả số chứng từ gốc kèm theo phiếu xuất kho để bổ sung cho phiếu nếu cần thiết.

Tải mẫu phiếu xuất kho Excel chuẩn nhất tại đây

Tải xuống phiếu xuất kho Excel chuẩn nhất

2.1.3. Phần kết phiếu xuất kho Excel

Trong phần kết của mẫu phiếu xuất kho Excel sẽ đề cập lại thông tin về ngày tháng năm viết phiếu xuất kho. Kèm theo đó là các thông tin vô cùng quan trọng về tên và chữ ký của Người lập phiếu, Người nhận hàng, Thủ kho. Kế toán trưởng (bộ phận có nhu cầu nhập), Giám đốc. Trong phần này nội dung chính chủ yếu là tên và chữ ký của các chức vụ có liên quan. Nếu thiếu một trong các nội dung trên thì các thông tin đã được trình bày ở trên không có ý nghĩa gì nữa. Đồng thời khi có các thông tin này thì phiếu xuất kho Excel mới có giá trị.

2.2. Hướng dẫn cách viết mẫu phiếu xuất kho Excel

Khi thực hiện lập mẫu phiếu xuất kho Excel bạn phải ghi rõ các thông tin về số phiếu, ngày tháng năm lập phiếu, họ và tên của người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận) xuất kho, số hóa đơn xuất hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm ghi theo hóa đơn cùng với lý do xuất kho và tên kho xuất.

Thứ tự của các cột sẽ được ghi và trình bày tương ứng như sau:

Cột A: Ghi STT (số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn).

Cột B: Ghi tên vật tư, sản phẩm, , dụng cụ, hàng hóa ghi trên hóa đơn).

Cột C: Mã số ghi theo hóa đơn nếu có.

Cột D: Đơn vị được ghi theo hóa đơn.

Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu của bộ phận sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh xuất).

Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế đã xuất (số lượng thực tế khi xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn với số lượng được yêu cầu).

Cột 3: Giá xuất kho (giá chưa thuế của một đơn vị hàng hóa).

Cột 4: Đơn giá của sản phẩm nhân với số lượng.

Dòng tổng: Cộng các giá trị được ghi trên phiếu xuất với các cột số lượng, đơn giá và thành tiền.

Dòng số viết bằng chữ: Ghi bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền ở phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho sẽ do bộ phận kho hay bộ phận quản lý (tùy vào tổ chức, quản lý và quy định của các loại doanh nghiệp) được lập thành 3 liên. Sau khi thực hiện lập phiếu thì người lập phiếu và kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền để duyệt (cần phải ghi rõ họ tên) để giao cho người nhận phiếu xuất kho sau đó nhận hàng.

Cuối cùng thủ kho sẽ ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện xuất kho và người nhận hàng sẽ ký và ghi rõ họ tên vào phiếu xuất kho.

Nội dung của các liên cụ thể như sau: Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu, Liên 2: Thủ kho giữ để có thể ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán, Liên 3: Là liên được giao cho người nhận hàng.

3. Cần chú ý gì khi viết phiếu xuất kho Excel?

Khi viết phiếu xuất kho bạn phải chú ý trình bày đầy đủ và chính xác các thông tin cần phải đề cập trong phiếu xuất kho Excel. Bởi đây là giấy tờ quan trọng để làm cơ sở cho việc hạch toán sau này. Nếu như các thông tin thông tin trong phiếu xuất kho không đúng sẽ dẫn đến việc xuất kho bị sai lệch, không đúng với thực tế. Từ đó sẽ rất khó trong việc kiểm soát số lượng vật tư, công cụ và các dụng cụ cần thiết trong doanh nghiệp.

Chú ý các hàng và cột trong Excel phải được trình bày sao cho đẹp mắt. Các nội dung trong cột cần trình bày ngắn gọn, nội dung của từng cột phải được căn chỉnh sao cho hợp lý nhất để đảm bảo được tính thẩm mỹ và người xem cũng dễ dàng nắm bắt được các thông tin hơn.

Trên đây là các nội dung về hướng dẫn cách soạn thảo mẫu phiếu xuất kho Excel. Hy vọng với những thông tin mà bài đọc đã cung cấp ở trên thì bạn đọc có thể biết được cách viết, cách trình bày các nội dung có trong phiếu xuất kho trên Excel một cách chính xác nhất nhé! Để có thể biết thêm cách viết nhiều loại văn bản khác mời bạn đọc truy cập vào trang vieclam123.vn để có thể biết thêm cách viết nhiều loại văn bản thông dụng khác.