1. Bạn biết gì về mẫu phiếu thu tiền mặt?

1.1. Phiếu thu tiền mặt là gì?

Trong quá trình hoạt động, các khoản tiền mặt hay ngoại tệ trong doanh nghiệp khi nhập vào quỹ của doanh nghiệp đều cần phải có phiếu thu. Bộ phận kế toán sử dụng phiếu thu hằng ngày, được xem là chứng từ và biểu mẫu hợp pháp nhằm ký nhận với khách hàng và đối tác về việc khoản tiền dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp đã hoàn thành.

Ngoài việc xác định số tiền mặt hoặc ngoại tệ được nhập vào quỹ của mình, doanh nghiệp hay các đơn vị còn sử dụng phiếu thu cho các khoản tiền ngoại tệ và tiền Việt Nam khi thực hiện nhập vào quỹ. Dù là mục đích sử dụng xác định số tiền nào thì cũng cần sử dụng phiếu thu.

Bên cạnh đó, phiếu thu còn được coi là một biểu mẫu biên nhận được thủ quỹ sử dụng để làm các căn cứ đã thu tiền, các khoản thu có liên quan thì kế toán sẽ ghi sổ các khoản này và ghi sổ quỹ.

Phiếu thu sẽ được đóng thành từng quyển, mỗi quyển sẽ đánh số riêng và số của phiếu thu cũng được đánh theo số. Quyển sổ phiếu thu được sử dụng trong vòng 1 năm và đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.

1.2. Phiếu thu có tác dụng gì?

Trong doanh nghiệp, phiếu thu là mẫu phiếu đóng vai trò cực kỳ quan trọng và không thế thiếu. Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp, đây chính là giấy tờ cần thiết và quan trọng không kém các mẫu phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hay mẫu phiếu chi.

Ngoài việc sử dụng phiếu thu để xác định số tiền mặt là tiền ngoại tệ hay tiền Việt Nam nhập vào quỹ doanh nghiệp, phiếu thu còn có mục đích được xem là mẫu biên nhận giúp thủ quỹ thực hiện các nhiệm vụ như ghi sổ quỹ, thu tiền và giúp kế toán ghi sổ những khoản thu trong doanh nghiệp có liên quan.

Khi sử dụng các mẫu phiếu thu, doanh nghiệp sẽ rút ngắn được nhiều thủ tục và công đoạn hơn rất nhiều lần, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian. Thay vì việc ngồi gõ từng dòng, hoặc viết tay từng chữ thì giờ đây, bạn chỉ cần sử dụng các mẫu phiếu thu tiền mặt có sẵn để thực hiện các thao tác nhanh nhất.

2. Hướng dẫn cách viết mẫu phiếu thu tiền mặt và một số lưu ý

2.1. Tải mẫu phiếu thu tiền mặt ở đâu?

Hiện nay, có rất nhiều mẫu phiếu thu tiền mặt theo các thông tư và quyết định khác nhau được ban hành. Doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu phiếu thu phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất để thuận tiện trong quá trình thu tiền mặt hoặc ngoại tệ.

Dưới đây là một số mẫu phiếu thu được ban hành mới nhất:

- Tải về mẫu phiếu thu ban hành theo Thông tư 133 năm 2016 do Bộ Tài Chính ban hành:

Tải ngay

2.2. Cách viết mẫu phiếu thu tiền và một số lưu ý

2.2.1. Hướng dẫn cách viết

Kế toán sẽ lập biểu mẫu phiếu thu thành 3 liên và các phiếu cần được ghi đầy đủ nội dung, thực hiện ký vào phiếu thu và chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký, đóng dấu (đối với giám đốc), cuối cùng chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ doanh nghiệp. Khi đã nhận đủ số tiền mặt, thủ quỹ sẽ là người ghi số tiền thực bằng chữ nhập vào quỹ trong phiếu thu trước khi thực hiện ký, ghi đầy đủ họ tên.

Trong 3 liên, 1 liên thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ, 1 liên lưu nơi lập phiếu và 1 liên giao cho người nộp tiền. Vào cuối ngày, kế toán sẽ nhận toàn bộ phiếu thu cùng với các chứng từ gốc đi kèm để ghi sổ kế toán. Trong quá trình lập phiếu thu, số phiếu cần phải ghi rõ và thời gian (ngày, tháng, năm) lập phiếu cần ghi cụ thể.

Đặc biệt, phiếu thu không thể thiếu các nội dung dưới đây:

- Tên và địa chỉ của đơn vị: Trong góc trên cùng bên trái của biểu mẫu, tên đơn vị và địa chỉ đơn vị cần được trình bày rõ ràng.

- Số quyển và số phiếu thu: Trong mỗi phiếu thu cần phải ghi rõ số quyển phiếu thu và số của từng phiếu thu theo thứ tự, thời gian lập phiếu cần ghi rõ ràng.

- Họ và tên người nộp tiền, địa chỉ người nộp tiền: Tránh có phát sinh sau này xảy ra, để tiện liên lạc thì họ tên và địa chỉ của người nộp tiền cần ghi rõ.

- Lý do nộp tiền: Ghi rõ lý do nộp tiền là gì, có nội dung ra sao?

- Số tiền: Số tiền cần ghi rõ theo từng đơn vị bằng cả chữ và số.

- Chứng từ đi kèm: Nếu có các chứng từ gốc đi kèm, cần ghi rõ ràng tên và số lượng trong phiếu thu.

- Ký tên và đóng dấu: Những bên có liên quan tới phiếu thu cần ký tên và đóng dấu (nếu có), ví dụ như giám đốc, kế toán trưởng, người lập phiếu, người nộp tiền, thủ quỹ.

Sau khi hoàn thành các nội dung trong mẫu phiếu này, cán bộ phụ trách về kế toán sẽ thực hiện lập phiếu thành 3 liên giống nhau và phiếu thu cần có chữ ký của người nộp tiền. Sau đó, người lập phiếu sẽ ký tên và chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký tên, kiểm tra và xét duyệt, cuối cùng chuyển giao cho thủ quỹ để thực hiện lập quỹ. Khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi rõ trong phiếu thu số tiền thực tế nhập quỹ, gồm cả bằng số và bằng chữ. 

2.2.2. Một số lưu ý khi lập phiếu thu tiền mặt

Trong quá trình lập phiếu thu, người đảm nhận lập phiếu thu cần chú ý một số nội dung để đảm bảo phiếu thu được chính xác và không xảy ra sai sót, cụ thể:

- Khi thực hiện lập phiếu thu, người lập phiếu thu cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu và số phiếu, thông tin của người nộp tiền (gồm địa chỉ và họ tên của người nộp tiền), nội dung nộp tiền là gì, ví dụ như thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm hay thu tiền tạm ứng còn thừa.

- Người lập phiếu cần ghi rõ trong phiếu thu số tiền thu được, diễn giải bằng cả chữ và số.

- Khi kèm chứng từ gốc, người lập cũng cần lưu ý. Việc này giúp cho người sử dụng dễ dàng theo dõi và quản lý các hoạt động chi tiêu trong doanh nghiệp, cũng như theo dõi các chứng từ, hóa đơn của doanh nghiệp dễ dàng.

Ngoài ra, khi trình bày các phiếu thu, người lập phiếu thu cần đảm bảo chú ý tới các hình thức trình bày lẫn nội dung trình bày. Mỗi doanh nghiệp có thể sẽ có cách viết mẫu thu khác nhau tùy theo lĩnh vực và quy mô hoạt động.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được các thông tin về mẫu phiếu thu tiền mặt. Trong doanh nghiệp, phiếu thu tiền mặt là giấy tờ không thể thiếu và cực kỳ quan trọng, xác nhận với khách hàng về các khoản tiền đã hoàn thành và là căn cứ để nhập tiền quỹ cho doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo các mẫu phiếu thu kể trên và tải về máy của mình. Khi viết các mẫu phiếu thu, bạn cũng cần nắm được một số lưu ý để phiếu thu có hiệu lực pháp lý nhé!