1. Những thông tin chung về mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng

1.1. Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng là gì?

Biên bản kiểm tra hiện trạng là biên bản dùng để đánh giá, ghi chép tình trạng các vấn đề vừa được kiểm tra. Nội dung được ghi chép sẽ phản ánh thiết thực những vấn đề mà người kiểm tra đã đánh giá và có các hướng giải quyết riêng.

1.2. Các loại mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng

Biên bản kiểm tra hiện trạng thường được sử dụng chủ yếu ở các lĩnh vực giáo dục, xây dựng và nhà đất. Nó có vai trò quan trọng trong việc xác minh, thực hiện giải quyết các vấn đề sau đó.

Có rất nhiều loại biên bản kiểm tra hiện trạng. Các mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng hay được sử dụng nhất là:

1.2.1. Biên bản kiểm tra hiện trạng về tình trạng trạng hư hỏng của trang thiết bị

Biên bản này được sử dụng trong môi trường thuộc lĩnh vực giáo dục. Dựa vào biên bản đó, ban lãnh đạo của các đơn vị sẽ biết được tình trạng hiện tại về việc sử dụng những trang thiết bị đang diễn ra như thế nào, số lượng và chất lượng ra sao. Từ đó, họ sẽ đưa ra được phương án xử lý hợp lý đối với các tình trạng trên nếu trong phạm vi quyền được phép.

Ngoài ra, họ có thể lấy đó làm cơ sở để nộp lên cấp trên và cho cấp trên xem xét về những tình trạng hiện tại. Qua đó có thể đưa ra quyết định giải quyết việc đầu tư, mua tài sản, trang thiết bị hay sửa chữa những tài sản, trang thiết bị đó.

Xem thêm: Cập nhật các mẫu báo cáo tình trạng thiết bị được ưa chuộng nhất

1.2.2. Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng việc sử dụng đất

Biên bản này thường được sử dụng trong các trường hợp đảm bảo cho quyền lợi của người sử dụng đất và khẳng định về việc sở hữu, sử dụng đất hợp pháp và tránh được tình trạng tranh chấp gây ra những mâu thuẫn nghiêm trọng giữa chủ sở hữu nhà đất và xác định được nguồn gốc đất, diện tích đất chủ sở hữu.

1.2.3. Biên bản kiểm tra lại hiện trạng công trình trước khi hết hạn bảo hành

Biên bản này được sử dụng ở lĩnh vực xây dựng. Để có thể đảm bảo được quyền lợi cho bên giao thầu cùng với bên nhận thầu khi đó sẽ tiến hành việc ký hợp đồng giao kết để thực hiện công trình.

Để có thể duy trì và đảm bảo chất lượng công trình một cách tốt nhất thì đây sẽ là một biên bản được đưa ra để làm căn cứ cho ra những hướng giải quyết khác nhau, nhưng nó sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp xảy ra khi thực hiện quá trình kiểm tra.

Dựa vào biên bản kiểm tra hiện trạng công trình trước khi hết thời hạn bảo hành thì bên nhận thầu có thể thực hiện được nghĩa vụ đúng với những gì đã ký trong hợp đồng thi công công trình để đảm bảo chất lượng cho công trình và quyền lợi của nhà thầu.

2. Cách viết mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng

Mỗi một loại biên bản kiểm tra hiện trạng sẽ có một nội dung khác nhau vì mỗi một loại biên bản sẽ giải quyết được một vấn đề riêng. Tùy vào mục đích sử dụng khác nhau người viết sẽ lựa chọn một loại biên bản phù hợp sao cho đúng với mục đích của mình. Sau đây sẽ là phần nội dung chung mà các biên bản kiểm tra hiện trạng sẽ có:

2.1. Phần mở đầu

Các biên bản kiểm tra hiện trạng bắt buộc phải có Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày ở phía trên cùng lề bên phải của biên bản: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Trong phần này sẽ phải có tên đơn vị thực hiện kiểm tra và tên của biên bản. Tên biên bản sẽ được viết chữ in hoa vfa đặt ở chính giữa có giấy: BIÊN BẢN KIỂM TRA HIỆN TRẠNG…

Tiếp đến là thông tin về ngày tháng năm lập biên bản.

2.2. Nội dung của biên bản

2.2.1. Nội dung chính của biên bản

Đưa ra các thông tin về hiện trạng kiểm tra: tên, địa điểm và thông tin cụ thể của các đối tượng (trang thiết bị, nhà đất, hiện trạng công trình,…)

Các thông tin sau khi được kiểm tra và có được kết quả kiểm tra.

Đề cập đến phương án giải quyết thích hợp để khắc phục sự cố xảy ra.

Xem thêm: Mẫu biên bản hủy hàng hóa hỏng và những thông tin xoay quanh

2.2.2. Thông tin về nội dung và số bản biên bản của mẫu kiểm tra hiện trạng

Xác định được các đối tượng tham gia và người đại diện để giải quyết các phát sinh có liên quan tới vấn đề được kiểm tra.

Các thông tin được ghi chú cần đánh số thứ tự như trong mẫu kiểm tra hiện trạng của đối tượng kiểm tra. Những thông tin về hiện trạng phải được ghi chép đầy đủ, cụ thể và chi tiết nhất.

Đối với những đề xuất nhằm khắc phục hay sửa chữa trong mẫu báo cáo thì biên bản sẽ  được lập và thực hiện. Nó được quyết định bởi các cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Với những biên bản kiểm tra hiện trạng của các đối tượng khác nhau thì sẽ được lập theo nội dung khác nhau. Tuy khác nhau nhưng khi soạn thảo vẫn thì vẫn cần có đầy đủ các thông tin về Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên của biên bản, ngày tháng lập biên bản.

Nội dung trong biên bản bắt buộc phải có các thông tin về đối tượng được kiểm tra. Từ những kiến thức kiểm tra đó mới có thể đưa ra kết luận của những nội dung trên.

Trong nội dung này sẽ phải ghi cụ thể về kết quả kiểm tra và thời gian kiểm tra cùng những ý kiến của các cá nhân, tổ chức có thẩm quyền kiểm tra theo quy định.

Ngoài ra không được thiếu chữ ký của người thực hiện và các đối tượng có liên quan đến mẫu biên bản kiểm tra hiện trang. Khi viết biên bản, các nội dung trong đó phải được trình bày chính xác, gọn gàng và không có bất kỳ vết tẩy xóa nào.

2.3. Phần kết trong biên bản kiểm tra hiện trạng

Trong phần kết này sẽ phải có các thông tin về những người có liên quan đến việc kiểm tra hiện trạng: người kiểm tra, người được kiểm tra, đại diện phòng quản trị,... 

3. Vai trò của mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng là gì?

Biên bản kiểm tra hiện trạng có vai trò ghi nhận toàn bộ nội dung trong suốt quá trình kiểm tra hiện trạng của một sự vật, sự việc nào đó. Dựa vào các thông tin được ghi lại thì những bên liên quan có thể sử dụng các thông tin đó để giải quyết và xử lý các vấn đề phát sinh.

Qua mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng thì ta có thể nắm được những nội dung cụ thể về số lượng, chất lượng để đảm bảo được việc sử dụng các đối tượng một cách hợp hiệu quả. Từ đó cho ra phương án khắc phục các vấn đề còn tồn tại để việc lập biên bản kiểm tra hiện trạng. Việc sử dụng biên bản rất phổ biến và trở nên cần thiết trong giai đoạn hiện nay.

Trên đây là những nội dung về mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng chuẩn mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết của vieclam123.vn bạn có thể hình dung ra cấu trúc của một biên bản kiểm tra hiện trạng. Để từ đó bạn có thể biết cách xây dựng và ghi chép các nội dung cần thiết trong biên bản kiểm tra.