1. Tìm hiểu các thông tin về mẫu biên bản đối chiếu công nợ

1.1. Đối chiếu công nợ là gì?

Đối chiếu công nợ là hoạt động các doanh nghiệp khi so sánh các khoản thu trên sổ sách với số liệu được ghi trên hợp đồng khi thực hiện giao dịch. Khi đối chiếu, doanh nghiệp cần thu thập các chứng cứ xác thực về các bên liên quan.Trong khi thực hiện đối chiếu, doanh nghiệp cần phải thập chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan chứng minh số liệu trên sổ sách là đúng thực tế.

Mục đích của việc tạo biên bản đối chiếu công nợ là để kiểm tra tình trạng thanh toán tiền giữa hai bên: bên bán và bên mua.

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc là những hình thức khác tương đương được coi là căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán và nghĩa vụ tài chính của các bên.

Đây là biên bản rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp. Nó có liên quan đến các hoạt động kê khai thuế với cơ quan Nhà nước.

Bảng đối chiếu công nợ bao gồm: số dư đầu kỳ, số phát sinh giảm trong kỳ, số phát sinh tăng trong kỳ, số dư cuối kỳ. Dựa vào bảng đối chiếu công nợ có thể kiểm tra tổng thể về số tiền dư, số tiền phát sinh trong thời gian kinh doanh.

Xem thêm: Mẫu báo cáo quyết toán dự án hoàn thành viết như thế nào?

1.2. Phân loại đối chiếu công nợ

1.2.1.Công nợ phải thu

Công nợ phải thu là những khoản tiền bán hàng hóa, các sản phẩm hay các dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được thu tiền ngay. Trong quá trình theo dõi công nợ phải thu kế toán công nợ cần chú ý một số vấn đề sau:

- Hạch toán cụ thể đối với từng đối tượng, từng lần phát sinh.

- Theo dõi quá trình thanh toán với mục đích gửi giấy đề nghị, công văn thanh toán cho khách hàng.

- Tập hợp, lưu trữ các chứng từ, giấy tờ liên quan đến công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ cuối cùng cần phải có chữ ký của hai bên để tránh gây ra rắc rối.

- Có những khoản công nợ quá hạn và khó đòi thì kế toán công nợ cần báo cho cấp trên để có được các phương án xử lý phù hợp, không làm thất thoát tài sản doanh nghiệp.

1.2.2. Công nợ phải trả

Công nợ phải trả là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho bên cung cấp dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa, dịch vụ,... khi trước đó doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Khi theo dõi các vấn đề về công nợ phải thu cần chú ý đến những vấn đề sau đây:

- Hạch toán cụ thể theo đối tượng và nhóm đối tượng.

- Cần theo dõi để thanh toán đúng hạn cho các nhóm đối tượng để đảm bảo uy tín, đúng luật đối với doanh nghiệp khi phải nộp các khoản phải nộp cho Nhà nước.

- Có những khoản nợ chưa có hóa đơn nên kế toán vẫn phải theo dõi bên ngoài. Khi đã có hóa đơn thì thông tin sẽ cập nhật vào sổ sách.

- Ngoài việc theo dõi các khoản chính, kế toán sẽ phải theo dõi thêm các khoản công nợ phải thu khác như: thu hộ nội bộ, tạm ứng, tiền bồi thường,… và một số khoản thu phải trả khác như: tiền lương, trợ cấp nhân viên, khoản phải nộp ngân sách cho Nhà nước, phải trả nội bộ,...

1.3. Nguyên tắc của đối chiếu công nợ

Các thông tin về mẫu biên bản đối chiếu công nợ sẽ được dựa trên các nguyên tắc tuân thủ quy định pháp luật và không được trái với các giá trị đạo đức xã hội.

- Các bên đối chiếu công nợ phải tôn trọng lẫn nhau trên tinh thần tự nguyện, công bằng.

- Khi thực hiện đối chiếu công nợ phải lập biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ sẽ là văn bản hay các hình thức khác tương đương. Nó được xác lập để làm căn cứ kiểm tra tình trạng thanh toán, nghĩa vụ tài chính của các bên.

2. Để thực hiện đối chiếu công nợ thì làm theo bước nào?

2.1. Đối với công nợ phải thu

Công nợ phải thu sẽ phải in các chứng từ dưới đây để gửi cho khách hàng với mục đích đối chiếu, xác nhận công nợ phải thu:

- Cần có biên bản đối chiếu công nợ để giúp khách hàng xác nhận công nợ sau đó gửi lại cho doanh nghiệp.

- Phải in các thông báo công nợ hay sổ chi tiết công nợ phải thu để khách hàng có thể kiểm tra và đối chiếu nếu có sự chênh lệch. Trường hợp gặp phải sự chênh lệch thì cần chỉnh sửa sao cho đúng với thực tế. Sau đó biên bản đối chiếu công nợ phải được lưu lại và có xác nhận của khách hàng để phục vụ cho quyết toán báo cáo tài chính.

2.2. Đối với công nợ phải trả

Cần in các chứng từ sau để gửi cho nhà cung cấp để đối chiếu và xác nhận công nợ phải trả:

- Sẽ phải in biên bản đối chiếu công nợ để nhà cung cấp xác nhận các vấn đề liên quan đến công nợ sau đó gửi lại cho công ty.

- Cần phải có sổ chi tiết công nợ phải trả để nhà cung cấp có thể kiểm tra và đối chiếu nếu phát hiện chênh lệch.

Khi thấy có chênh lệch thì cần sửa lại cho đúng với thực tế. Sau đó, lưu lại biên bản này và kèm với xác nhận của nhà cung cấp để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.

3. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ cần có những nội dung gì?

Trong mẫu biên bản đối chiếu công nợ, tùy từng công ty và tùy từng lĩnh vực sẽ có các biên bản đối chiếu khác nhau. Tuy nhiên trong bản đối chiếu công nợ sẽ không thể thiếu được các nội dung thông tin như sau:

3.1. Mở đầu mẫu biên bản

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ

- Ngày viết đơn

- Tên đơn: BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

- Thông tin của các bên: bên A và bên B. Các thông tin bao gồm (Tên công ty, địa chỉ, người đại diện, chức vụ ,số fax,...)

3.2. Nội dung của biên bản

1) Công nợ đầu kỳ: … đồng

2) Số phát sinh trong kỳ

- Kẻ bảng có ghi số thứ tự, đơn vị, số lượng, giá tiền,...

- Ghi số tiền thanh toán là bao nhiêu, tính đến ngày bao nhiêu.

3.3. Kết biên bản

Ghi nội dung như mẫu dưới đây: “Biên bản này được lập thành 2 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 1 bản để làm cơ sở cho việc thanh toán sau này. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà bên B không nhận được bất kỳ phản hồi từ quý công ty thì công nợ trên sẽ được chấp nhận.”

Cuối cùng sẽ là họ và tên cùng với chữ ký của bên A và bên B.

Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất hiện nay được lập thế nào?

 4. Những sai sót gặp phải trong biên bản đối chiếu công nợ

Trong biên bản đối chiếu công nợ sẽ gặp phải những sai sót, đòi hỏi người làm biên bản đối chiếu công nợ cần phải tham khảo các mẫu biên bản đối chiếu công nợ khác để học hỏi và rút ra được kinh nghiệm cho bản thân mình.

Khi các khoản nợ phải thu không có đủ biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định thì sẽ dẫn đến sai sót.

Việc kế toán công nợ gửi thư xác nhận đến cho khách hàng nhưng tỷ lệ phản hồi thấp cũng sẽ gây ảnh hưởng và dẫn đến việc sai sót trong quá trình quản lý công nợ.

Hiện nay có nhiều doanh nghiệp đều không thực hiện đối chiếu công nợ hay đối chiếu công nợ chênh lệch. Số tiền mà doanh nghiệp phải thu cho khách hàng bị chênh lệch giữa sổ kế toán và biên bản đối chiếu công nợ không xác định được nguyên nhân. Có nhiều khoản nợ còn không có đối tượng rõ ràng để đối chiếu như các mô hình doanh nghiệp khác.

Nếu không muốn gặp sai sót trong việc lập biên bản đối chiếu thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ. Ngoài ra doanh nghiệp có thể tìm công ty về kế toán để sử dụng các dịch vụ kế toán của họ một cách chuyên nghiệp để tránh những sai sót có thể xảy ra.

Trên đây là mẫu biên bản đối chiếu công nợ và các thông tin về biên bản đối chiếu công nợ. Mong rằng sau khi đọc xong bài viết mà vieclam123 chia sẻ bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về biên bản đối chiếu công nợ. Có thể nắm được các thông tin liên quan đến cách làm một biên bản đối chiếu công nợ.