1. Tổng quan về mẫu biên bản cuộc họp công ty

1.1. Khái niệm mẫu biên bản cuộc họp công ty là gì?

Mặc dù đã nghe nói đến mẫu biên bản cuộc họp rất nhiều, thế nhưng không phải ai cũng có thể đưa ra một khái niệm chính xác về mẫu biên bản. 

Một cách dễ hiểu thì mẫu biên bản cuộc họp công ty là văn bản ghi chép lại toàn bộ nội dung, diễn biến trong cuộc họp. Bao gồm thời gian, địa điểm họp, vấn đề họp, ý kiến của các thành viên tham dự cuộc họp công ty và quyết định cuối cùng được đưa ra sau cuộc họp.

Mỗi một cuộc họp công ty sẽ có một người đóng vai trò là thư ký, chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp. Điều này nhằm đảm bảo sự đầy đủ và chính xác của các thông tin trong cuộc họp. 

Biên bản họp sau khi được ghi chép xong sẽ được phê duyệt và thông qua bởi cấp trên. Cùng với đó là chữ ký xác nhận của những người tham dự cuộc họp công ty.

Xem thêm: Hướng dẫn triển khai nội dung mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị

1.2. Mẫu biên bản cuộc họp công ty có vai trò gì?

Việc ghi lại diễn biến cuộc họp thành một biên bản họp không phải diễn ra một cách tự nhiên. Điều này chính là bởi vai trò và ý nghĩa của mẫu biên bản cuộc họp công ty được sử dụng.

1.2.1. Là minh chứng đảm bảo những sự việc đã diễn ra trong cuộc họp

Mẫu biên bản cuộc họp công ty không hề có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, đây được xem là một minh chứng, căn cứ xác thực cho những sự kiện, sự việc đã diễn ra trong cuộc họp của công ty.

Mẫu biên bản cuộc họp công ty ghi chép lại toàn bộ những diễn biến trong cuộc họp và có chữ ký xác nhận. Vì thế mà đây sẽ là cở sở để đối chiếu, so sánh những sự kiện diễn ra trong cuộc họp.

1.2.2. Hỗ trợ trong việc sắp xếp, điều chỉnh công việc

Cuộc họp công ty thường là những cuộc họp quan trọng. Theo đó, trong cuộc họp, các lãnh đạo sẽ có những ý kiến chỉ đạo công việc cụ thể. Cùng với đó là những khó khăn trong công việc sẽ được đưa ra để thảo luật. 

Việc ghi chép biên bản cuộc họp công ty sẽ là quá trình ghi chép lại những ý kiến, những đầu công việc một cách chi tiết. Thông qua đó, công ty có thể sắp xếp, triển khai và giải quyết công việc một cách hiệu quả, nhạnh chóng hơn và tránh bỏ sót vấn đề tồn đọng.

1.2.3. Nhắc nhở các công việc cần thực hiện

Thông qua mẫu biên bản cuộc họp công ty, các bộ phận, phòng ban sẽ nắm chắc được những đầu công việc của mình. Với việc ký xác nhận bên dưới biên bản, họ sẽ phải chịu trách nhiệm về tiến độ, hiệu quả công việc cần có được.

1.2.4. Theo dõi và rà soát lại các vấn đề

Trước khi bắt đầu một cuộc họp công ty mới thì những vấn đề còn tồn đọng từ thời gian trước sẽ cần phải được rà soát và kiểm tra, đối chiếu lại. Mẫu biên bản cuộc họp công ty chính là căn cứ để thực hiện cho công tác này. 

2. Cách ghi mẫu biên bản cuộc họp công ty

2.1. Yêu cầu đối với mẫu biên bản cuộc họp công ty

Việc nắm bắt yêu cầu cần có với một mẫu biên bản cuộc họp công ty sẽ giúp bạn biết được mình cần phải viết như thế nào để mẫu biên bản đạt chuẩn nhất theo yêu cầu đề ra.

Thông thường, một mẫu biên bản cuộc họp công ty sẽ cần phải thỏa mãn được những yếu tố sau đây:

- Các thông tin về số liệu, sự kiện xảy ra phải cụ thể và chính xác.

- Nội dung trong biên bản cần có ý nghĩa, vấn đề trọng tâm cần được nêu bật.

- Người ghi biên bản cần có thái độ trung thực, ghi chép một cách khách quan và không tự ý suy diễn theo quan điểm, chú ý cá nhân.

- Biên bản cần được đảm bảo về sự minh bạch, chặt chẽ với độ tin cậy cao. Sau khi biên bản được hoàn thiện cần được minh bạch trước cuộc họp để mọi người cùng nắm bắt, sửa chữa để thống nhất được mẫu biên bản. Trong trường hợp cuộc họp công ty xuất hiện bằng chứng, vật chứng thì cần được lưu giữ kèm theo biên bản để xác minh và tăng độ tin cậy.

Xem thêm: Hướng dẫn viết mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

2.2. Nội dung cần có trong mẫu biên bản cuộc họp công ty

Một mẫu biên bản cuộc họp công ty hoàn chỉnh sẽ cần có những nội dung gì? Hay bố cục của một biên bản cuộc họp công ty sẽ được xây dựng ra sao?

Thông thường, mẫu biên bản cuộc họp công ty sẽ bao gồm những nội dung cơ bản với bố cục như sau:

- Phần quốc hiệu, tiêu ngữ

- Tên của biên bản

- Thông tin về thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp công ty

- Thông tin về thành phần người tham dự

- Thông tin về nội dung của cuộc họp công ty

- Kết luận và các quyết định được đưa ra sau cuộc họp.

- Thời gian kết thúc cuộc họp và chữ ký xác nhận của những người tham gia.

2.3. Hướng dẫn ghi mẫu biên bản cuộc họp công ty

Để đảm bảo tính chính xác và sự chuyên nghiệp trong quá trình ghi biên bản cuộc họp thì bạn sẽ cần nắm bắt cách ghi biên bản cho mình.

- Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp công ty

Hiện nay, để giúp cho việc ghi biên bản được nhanh chóng, thuận tiện hơn thì các mẫu biên bản cuộc họp công ty có thể được sử dụng sẵn. Do đó mà bạn sẽ chỉ cần bổ sung các thông tin còn thiếu và ghi vào trong biên bản mà thôi.

Một số mẫu biên bản cuộc họp công ty các bạn có thể tham khảo như sau:

Link tải biểu mẫu 1: mau-bien-ban-cuoc-hop-cong-ty.docx

Link tải biểu mẫu 2: mau-bien-ban-cuoc-hop-cong-ty-1.doc

Link tải biểu mẫu 3: mau-bien-ban-cuoc-hop-cong-ty-2.doc

- Chú ý lắng nghe để ghi nhanh và đầy đủ

Một cuộc họp công ty thường nhắc tới những vấn đề quan trọng trong công việc. Do vậy mà bạn cần lắng nghe kỹ và chính xác các thông tin, sự kiện để có thể mô tả một cách đầy đủ những gì diễn ra trong cuộc họp.

Một biên bản cuộc họp công ty chuẩn là biên bản phản ánh được toàn bộ diễn biến, sự kiện trong cuộc họp một cách khách quan và đầy đủ nhất. Do đó mà bạn cần phải ghi chép nhanh chóng để kịp với tiến độ cuộc họp cũng như đảm bảo sự đầy đủ về mặt nội dung.

- Lựa chọn đúng phương pháp ghi chép

Với mỗi cuộc họp công ty với tính chất và mục đích khác nhau thì mẫu biên bản cũng sẽ cần có phương pháp ghi chép tương ứng.

Ví dụ như với biên bản bàn giao thì cần phải tập trung cho những vấn đề mang tính trọng tâm nhất nhưng vẫn cần đảm bảo sự đầy đủ các yếu tố liên quan. Còn với các mẫu biên bản cuộc họp thông thường thì cần có sự tổng hợp vấn đề trọng điểm một cách trọn vẹn theo đúng nguyên văn mà cuộc họp diễn ra.

3. Một số lưu ý với mẫu biên bản cuộc họp công ty

Là một văn bản, tài liệu quan trọng, vì thế mà bạn cần lưu ý tới một số vấn đề sau với mẫu biên bản cuộc họp công ty.

- Mẫu biên bản cuộc họp công ty là văn bản mô tả lại quá trình diễn ra cuộc họp với những nội dung cụ thể. Vấn đề cốt lõi của biên bản không phải là quá trình ghi chép mà là cách bạn mô tả sự việc trong biên bản như thế nào. Điều này có nghĩa là biên bản không phải là bản phiên âm những lời nói của những người tham gia mà là mô tả lại những hành động, sự việc được thực hiện trong cuộc họp công ty như thế nào.

- Như đã nói ở trên, mẫu biên bản cuộc họp công ty không có giá trị pháp lý, cho dù nó có vai trò quan trọng trong nội bộ của công ty. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, ví dụ như họp cổ đông, họp họp đồng quản trị thì đây lại là những văn bản pháp lý quan trọng. Tức là những luật sư hoàn toàn có thể xem xét văn bản này và được sử dụng tại tòa án. Vì thế mà bạn cần đảm bảo mẫu biên bản cuộc họp công ty được chính xác, chuyên nghiệp và đúng với yêu cầu của một biên bản chuẩn.

- Nội dung cuộc họp là phần nội dung quan trọng nhất của mẫu biên bản cuộc họp công ty. Do đó mà bạn cần tập trung, chú ý cho việc ghi chép và mô tả lại diễn biến cuộc họp. Đảm bảo sự trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ nhất.

Thực tế thì mẫu biên bản cuộc họp công ty là một văn bản có sự ứng dụng rộng rãi và phổ biến. Việc tìm hiểu và nắm bắt các thông tin xoay quanh mẫu biên bản này sẽ giúp bạn trở nên thành thạo và chuyên nghiệp hơn trong việc ghi chép văn bản quan trọng như vậy. Hy vọng bài viết mà vieclam123 chia sẻ đã gửi tới bạn những thông tin hữu ích và có giá trị nhất.