1. Lời giải đáp cho kế toán máy là gì?

Với sự phát triển và ứng dụng của công nghệ ngày càng sâu rộng thì kế toán cũng là một vị trí không thể thiếu được các phần mềm hỗ trợ. Chính vì vậy mà khái niệm kế toán máy được ra đời để nói tới quá trình ứng dụng phần mềm công nghệ trong các nghiệp vụ kế toán chuyên môn. Vậy, kế toán máy là gì?

Kế toán máy còn được gọi là kế toán trên máy tính. Đây là thuật ngữ được sử dụng để chỉ việc kế toán sử dụng các phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ hay giải quyết một phần nghiệp vụ chuyên môn của kế toán. Mỗi một chương trình kế toán được thực hiện trên máy thường sẽ tương đương với một phần mềm kế toán chuyên dụng. 

Về cơ bản thì kế toán máy biểu thị cho sự ứng dụng của công nghệ trong việc giải quyết các nghiệp vụ kế toán. Thay vì xử lý hay thực hiện thủ công thì hiện nay, kế toán có thể sử dụng Excel hay những phần mềm chuyên dụng khác để xử lý và thực hiện nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng và chính xác. 

Từ việc tính lương, tính thuế hay tính toán hoá đơn tài chính,... có rất nhiều chương trình, phần mềm được tạo ra để hỗ trợ kế toán thực hiện những công việc này. Điều này sẽ đảm bảo tốc độ xử lý công việc của kế toán được cải thiện hơn, đồng thời vẫn đảm bảo được sự chính xác, an toàn cần có khi thực hiện nghiệp vụ quan trọng của kế toán.

Với ý nghĩa như vậy, các ứng viên cho vị trí kế toán không chỉ đầu tư cho mình kiến thức nền tảng mà cũng cần có sự cập nhật và hiểu biết về những chương trình, phần mềm của kế toán máy để có thể hỗ trợ tối đa cho công việc chuyên môn của mình.

2. Những thông tin cơ bản về kế toán máy bạn cần biết

2.1. Quy trình thực hiện của kế toán máy

Thông thường, với kế toán, nghiệp vụ sẽ được thực hiện với các quy trình như: tổng hợp thông tin, nhập liệu, phân tích và xử lý số liệu, sau đó sẽ là báo cáo và sổ sách tương ứng. Tuy nhiên, với kế toán máy tính thì những công việc này sẽ được giảm tải đi rất nhiều.

Một quy trình hoàn thiện của kế toán máy tính sẽ được thể hiện như sau:

2.1.1. Nhập liệu thông tin

Kế toán máy sẽ không thể thực hiện được chức năng của mình nếu như không có bất cứ thông tin nào được đưa vào. Chính vì thế mà kế toán sẽ cần tự nhập thông tin hay dữ liệu đầu vào trong phần mềm hay chương trình kế toán. Các dữ liệu này có thể là chứng từ, hoá đơn hay các sổ sách kế toán liên quan.

Sau khi đã nhập xong đầy đủ dữ liệu thì kế toán máy sẽ bắt đầu lưu trữ các thông tin được cung cấp đó vào trong hệ thống của mình.

2.1.2. Xử lý thông tin

Bước thứ 2 trong quy trình của kế toán máy chính là bước xử lý thông tin. Lúc này, dựa trên các thông tin đã được nhập vào từ bước 1, kế toán máy sẽ thực hiện xử lý các thông tin đó theo lệnh được đưa ra. Sau đó sẽ tiến hành việc trích lọc thông tin và đưa vào file lưu trữ tương ứng.

2.1.3. Kết xuất và cho ra dữ liệu

Dựa trên quá trình xử lý thông tin được thực hiện ở bước 2 thì kế toán máy hay phần mềm kế toán sẽ cho ra các báo cáo nghiệp vụ tương ứng như báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,.... Thông qua các báo cáo này, kế toán và doanh nghiệp có thể theo dõi cũng như sử dụng để đáp ứng cho nhu cầu cũng như phục vụ cho việc đưa ra các quyết định liên quan.

2.2. Quy trình tổ chức của kế toán máy trong doanh nghiệp

Việc ghi sổ sách kế toán theo kế toán máy trong doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo trình tự như sau:

2.2.1. Hàng ngày

Kế toán sẽ tổng hợp các chứng từ liên quan, sau đó xác định các tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có. Từ đó, nhập các thông tin tương ứng vào trong bảng biểu được thiết lập sẵn trong chương trình của kế toán máy. Dựa trên nguyên lý của kế toán máy thì những thông tin này sẽ được gửi tới các sổ sách liên quan được thiết lập.

2.2.2. Thời điểm cuối tháng, cuối kỳ hay bất cứ thời điểm cần thiết nào khác

Vào những thời điểm như cuối tháng, cuối năm, cuối kỳ thì việc lập báo cáo tài chính là rất cần thiết. Nhân viên kế toán sẽ thực hiện việc khóa sổ và sau đó, kế toán máy sẽ tiến hành việc đối chiếu, so sánh dữ liệu, bao gồm dữ liệu chi tiết và tổng hợp để đảm bảo tính chính xác một cách tối đa. 

Khi đã đối chiếu xong thì kế toán sẽ in báo cáo tương ứng và sử dụng cho mục đích của doanh nghiệp.

3. Ưu và nhược điểm của kế toán máy ra sao?

Việc ứng dụng và sử dụng kế toán máy trong doanh nghiệp là rất cần thiết. Tuy nhiên, bất cứ điều gì đều tồn tại 2 mặt. Vậy, kế toán máy có những ưu và nhược điểm gì?

3.1. Ưu điểm của kế toán máy

- Nhập và xử lý dữ liệu, thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng, ổn định hơn.

- Dễ dàng trong việc tra cứu dữ liệu, thông tin và có thể gửi thông tin đó tới nhiều người cùng một lúc.

- Có các cảnh báo tự động dựa vào các chức năng đánh giá, lập báo cáo liên quan. Từ đó có thể kiểm soát thông tin và số lượng một cách chính xác hơn.

- Giúp kế toán tiết kiệm thời gian và có thể thực hiện các nghiệp vụ nhanh chóng, hiệu quả, chính xác hơn. 

- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ.

3.2. Nhược điểm của kế toán máy

- Hỗ trợ được sổ sách kế toán cơ bản, chưa đáp ứng được nhu cầu phân tích, thống kê dữ liệu cho mục đích quản trị.

- Chỉ có thể thao tác bởi một người ở 1 file tại một thời điểm.

- Chi phí vận hành khá tốn kém. Hầu hết, các phần mềm đều sẽ cần cập nhật theo thời gian cũng như bảo trì để có thể hoạt động một cách hiệu quả, ổn định nhất.

- Cần có thêm những tính năng riêng để phục vụ cho mục đích của từng doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp lại hoạt động ở lĩnh vực khác nhau, có nhu cầu khác nhau trong nghiệp vụ kế toán của mình. Vì thế mà với các phần mềm kế toán nói chung đôi khi sẽ cần có thêm những tính năng riêng để phục vụ tốt cho nhu cầu đó.

4. Thông tin về học kế toán máy cho bạn

4.1. Đối tượng cần học kế toán máy là ai?

Với kế toán máy, các đối tượng phù hợp và nên học kế toán máy chính là các kế toán viên. Những người có nhu cầu và theo học chuyên ngành kế toán sẽ cần bổ sung và cung cấp cho mình những sự hiểu biết về kế toán máy. Điều này sẽ giúp các đối tượng nêu trên có thể thực hiện tốt hợp nghiệp vụ, công việc của mình. 

Ngay cả khi bạn đang làm một kế toán thì việc nâng cấp chính mình với sự thành thạo trong kế toán máy là rất cần thiết. Đây chính là sự đòi hỏi của doanh nghiệp với chất lượng nhân sự, đặc biệt là vị trí kế toán để đảm bảo công việc được xử lý một cách tốt nhất.

4.2. Phần mềm để học kế toán máy

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm kế toán được đưa ra để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Ví dụ như Excel, Misa, Fast hay Smart,... Mỗi một phần mềm lại có những ưu, nhược điểm cụ thể riêng biệt. Tuỳ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp để kế toán viên lựa chọn phần mềm kế toán máy sao cho phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ của mình.

Trên đây là toàn bộ các thông tin về kế toán máy. Mong rằng, với nội dung trên, các bạn đã hiểu được kế toán máy là gì cũng như những ưu, nhược điểm khi sử dụng kế toán máy trong doanh nghiệp hiện nay.