1. Admin văn phòng là gì? Công việc của Admin Officer

1.1. Admin văn phòng là gì?

Admin văn phòng hay Admin Officer, hoặc gọi là quản trị hành chính văn phòng thực hiện điều phối các hoạt động trong công ty, doanh nghiệp bằng cách lên kế hoạch, phân bổ và kiểm soát công việc cho từng phòng ban trong công ty, đảm bảo các công việc trong công ty vận hành trơn tru và thông suốt nhất. Bên cạnh đó, Admin văn phòng còn đảm nhiệm những công việc nội bộ chung như lễ tân, tiếp khách, mua sắm văn phòng phẩm và cung cấp thiết bị làm việc…

Đây là vị trí quản trị các hoạt động trong một công ty, thuộc về bộ phận hành chính – văn phòng. Admin văn phòng là người có nhiệm vụ quản lý, theo dõi các hoạt động hành chính như: xây dựng quy định, nội quy và theo dõi việc thực hiện các quy định của toàn bộ nhân viên; tổ chức, điều phối các sự kiện nội bộ, các cuộc họp trong công ty, phụ trách tài liệu, hợp đồng, giấy tờ, thủ tục, mua sắm văn phòng phẩm, biểu mẫu hành chính, tiếp nhận thư từ, cuộc gọi, bưu phẩm và xử lý…

Bên cạnh đó, Admin Officer trong công ty sẽ chịu trách nhiệm tuyển dụng cho các bộ phận và đào tạo nhân viên, cũng như xem xét những quy định về luật doanh nghiệp hay áp dụng cho ngành kinh doanh, đảm bảo doanh nghiệp không thực hiện trái các điều luật.

1.2. Admin văn phòng làm những công việc gì trong công ty?

Sau khi đã biết được Admin văn phòng là gì, để hiểu rõ hơn về vị trí này, bạn cần biết bản mô tả công việc của Admin văn phòng. Tuy chỉ làm việc với giấy tờ, sổ sách là chính, thế nhưng Admin văn phòng cần phải hoạt động nhiều và thực hiện nhiều công việc phức tạp. Cụ thể:

1.2.1. Lễ tân văn phòng

Amin văn phòng đảm nhiệm công việc làm lễ tân văn phòng, là bộ mặt chính của công ty, doanh nghiệp, trả lời điện thoại từ đối tác, khách hàng, đồng thời tiếp đón đối tác hay khách hàng của công ty. Đồng thời thực hiện những công việc liên quan tới xử lý tài liệu như in ấn, đóng dấu, khi các bộ phận khác yêu cầu sẽ chuẩn bị những tài liệu cần thiết.

1.2.2. Công tác thư ký và quản lý hồ sơ

Khi có cuộc họp hay sự kiện quan trọng, Admin Officer cần lên lịch, sắp xếp. lưu trữ tài liệu cần thiết. Đồng thời, họ cần tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, công văn từ các bộ phận khác nhau, sau đó sắp xếp, phân loại, gửi đến bộ phận có thẩm quyền để xử lý, giải quyết.

Ngoài ra, khi lãnh đạo ban bố yêu cầu, quyết định nào đó, Admin văn phòng cần soạn thảo những văn bản cấp thiết cho ban lãnh đạo, cũng như hỗ trợ đóng dấu mộc, in ấn, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu các bộ phận.

1.2.3. Lên bảng lương mỗi tháng

Admin văn phòng còn có nhiệm vụ theo dõi bảng chấm công, bảng lương của các nhân viên trong công ty mỗi tháng và nếu có trường hợp sai sót cần xử lý ngay. Vào cuối tháng, họ sẽ tổng hợp bảng công rồi lên bảng lương cho nhân viên. Cuối cùng, họ liên hệ với bên kế toán thể thực hiện bảng lương đúng chuẩn.

1.2.4. Quản lý thiết bị, tài sản

Với những tài sản chung của công ty, Admin văn phòng là người kiểm kê, kiểm soát, nếu có thiết bị hư hỏng hay cũ thì cần lên kế hoạch bảo trí. Để đảm bảo hoạt động cho công ty, họ cũng cần thường xuyên thay mới trang thiết bị hay theo dõi tình trạng của chúng.

Ngoài ra, nhân viên Admin văn phòng sẽ quản lý số lượng nhân viên nội bộ, quản lý hồ sơ nhân viên, tổ chức và lên kế hoạch tuyển dụng, phỏng vấn, cũng như cập nhật thường xuyên tình hình nhân sự trong công ty để báo cáo lên cấp trên.

2. Admin văn phòng cần có những kỹ năng gì?

2.1. Kỹ năng chuyên môn

Yêu cầu tối thiểu nhất cho nhân viên Admin Officer là phải có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, thế nhưng hầu hết các nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên cần có bằng Cao đẳng hoặc Đại học các ngành về Kinh doanh thương mại, Hành chính công hay những ngành có vị trí liên quan, tương tự.

Admin văn phòng cần làm việc với nhiều bộ phận nên cần sự kết nối, do đó vị trí này cần phải trau dồi những trình độ và kỹ năng chuyên môn để đảm nhiệm tốt vai trò của mình, cụ thể như: Kỹ năng ngoại ngữ; kỹ năng kế toán, đặc biệt liên quan tới những khoản trả, chi trong công ty; kỹ năng làm việc nhóm và hợp tác; kỹ năng lập trình tốt và quản lý thời gian; kỹ năng xử lý tình huống tốt, kỹ năng giao tiếp; thực hiện nhiều công việc bao quát; kỹ năng sử dụng tin học văn phòng cơ bản…

Trong đó, đối với vị trí Admin văn phòng, kỹ năng giao tiếp là không thể thiếu vì cần làm việc với nhiều bộ phận, phòng ban, đối tác, khách hàng và cả ban giám đốc.

2.2. Tố chất và kinh nghiệm

Admin văn phòng cần thực hiện nhiều công việc, tiếp xúc với nhiều phòng ban nên cần có kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực. Do đó, khi đã hiểu rõ Admin văn phòng là gì, vị trí này cần phải tích lũy các kinh nghiệm cần thiết trong nhiều lĩnh vực để giải quyết công việc nhanh chóng.

Các nhà tuyển dụng khi tìm kiếm ứng viên thường ưu tiên những người có kinh nghiệm trong các ngành như tiếp thị, kinh doanh hay kinh tế đối ngoại.

Bên cạnh đó, để làm được công việc này, bạn cần có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn, tháo vát trong công việc, có độ chính xác cao, tỉ mỉ và biết sắp xếp công việc hợp lý, thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đã đưa ra, chịu được áp lực công việc, có tư duy cầu tiến và yêu thích công việc tại văn phòng.

Nếu mới nghe qua công việc của Admin văn phòng, nhiều người nghĩ là nhẹ ngành, thế nhưng công việc đòi hỏi phải liên tục di chuyển và mang nhiều áp lực. Bởi vậy, để hoàn thành tốt công việc này, bạn cần đáp ứng được những tố chất trên.

3. Admin văn phòng có cơ hội việc làm ra sao?

Admin văn phòng là vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp, công ty, để các công việc có thể được sắp xếp, điều phối hợp lý, gọn gàng. Bởi vậy, vị trí nhân viên Admin văn phòng có nhu cầu tuyển dụng khá cao, cơ hội việc làm luôn rộng mở với các ứng viên. Những thông tin tuyển dụng tại mạng xã hội, website tìm việc làm như vieclam123.vn đều rất thu hút ứng viên tham gia.

Vị trí này khá phù hợp với các bạn nữ, tuy có khá nhiều áp lực, thế nhưng không cần di chuyển nhiều, có tính ổn định cao, được ngồi văn phòng sạch đẹp, thoáng mát.

Admin văn phòng có mức lương trung bình khoảng 5 triệu đến 15 triệu đồng/tháng. Mức lương này chưa kể tới phụ cấp chuyên cần, phụ cấp trách nhiệm hay những khoản khác.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được Admin văn phòng là gì cũng những thông tin liên quan khác tới vị trí này. Có thể thấy, Admin Officer đảm nhận khá nhiều công việc khác trong công ty, giúp hoạt động trong bộ phận, phòng ban và toàn công ty luôn hoạt động ổn định nhất. Để có thể làm đáp ứng được yêu cầu vị trí này, bạn cần trau dồi và rèn luyện những kỹ năng cần thiết. Chúc bạn thành công!