1. Nguyên tắc Kaizen là gì?

Kaizen được mọi người biết đến là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật Bản, đã được áp dụng ở rất nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới, tên của nó được ghép bởi hai chữ trong tiếng Nhật đó là “Kai” là liên tục, và “zen” nghĩa là cải tiến” nếu được dịch sang tiếng  Anh sẽ là “ongoing improvement – sự cải tiến không ngừng nghỉ”.

Để hiểu rõ nguyên tắc Kaizen là gì thì trước hết bạn cần phải tìm hiểu về Kaizen để nắm rõ bản chất của nó.

Theo như cuốn từ điển tiếng Anh “The New Shorter Oxford English Dictionary” năm 1993 thì từ Kaizen đã được bổ sung và đúc kết lại bằng định nghĩa ngắn gọn như sau:

“Kaizen chính là một quá trình cải tiến thường xuyên và liên tục, nó xuất hiện trong quá trình làm việc nhằm đổi mới và nâng cao năng suất,... điều này khiến nó được ví như một triết lý kinh doanh bất hủ”

Vậy thì nguyên tắc Kaizen là gì?

Nguyên tắc Kaizen chính là những quy định, cách làm được ứng dụng tại các doanh nghiệp Nhật Bản, bởi sự “hiệu nghiệm” của nó mà giờ đây nhiều quốc gia khác trên thế giới đều ứng dụng, trong đó có cả Việt Nam.

Dường như những người chưa hiểu rõ về nguyên tắc Kaizen thường nghĩ nó không đem lại hiệu quả như lời đồn, tuy nhiên chỉ khi áp dụng thì bạn mới thấy rằng suy nghĩ đó thực sự sai lầm.

Quá trình đổi mới hay cải tiến trong Kaizen được diễn ra với quy mô nhỏ nhưng mang lại nhiều kết quả ấn tượng trong một thời gian rất lâu sau đó. Điều này tạo nên sự khác biệt trông thấy so với những khái niệm về “đổi mới” mà các doanh nghiệp phương Tây đang áp dụng.

2. Lợi ích không ngờ khi áp dụng phương pháp Kaizen

Sau khi nắm được khái niệm nguyên tắc Kaizen là gì thì bạn đã biết đây là một phương pháp đem lại hiệu quả khá lớn tới cá nhân hay tổ chức áp dụng. Có thể bạn chưa biết ngoài sản xuất thì Kaizen còn có vai trò vô cùng to lớn trong học tập. Tìm hiểu về Kaizen và những lợi ích của nó qua những thông tin bên dưới nhé.

2.1. Lợi ích của Kaizen trong sản xuất

2.1.1. Lợi ích hữu hình của Kaizen

Với việc tích lũy những cải tiến nhỏ nhưng trong khoảng thời gian dài thì doanh nghiệp sẽ nhận được giá trị vô cùng to lớn.

Bên cạnh đó, khi áp dụng nguyên tắc Kaizen vào sản xuất thì doanh nghiệp sẽ giảm được những lãng phí không cần thiết, từ đó gia tăng năng suất trong công đoạn sản xuất của mình.

2.1.2. Những lợi ích vô hình mà nguyên tắc Kaizen đem lại

Bên cạnh những lợi ích hiện hữu mà chúng ta có thể nhìn thấy thì Kaizen còn đem đến cho doanh nghiệp và sản xuất những lợi ích vô hình. Cụ thể như sau:

- Tạo động lực cho các cá nhân ở trong doanh nghiệp đưa ra những ý tưởng cải tiến

- Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng sự gắn bó trong nội bộ

- Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp tiết kiệm và hiệu quả

Ví dụ:

Toyota là một doanh nghiệp thành công trong việc áp dụng nguyên lý Kaizen, nguyên tắc này được áp dụng một cách nghiêm túc ở bất kỳ một cơ sở nào của Toyota ( dù ở Mỹ hay Nhật)

Trong đó một sự cải tiến không thể không nhắc đến đó là về xe chở hàng, đây là một phương tiện chuyên chở ở trong nội bộ doanh nghiệp. Trước khi biết đến nguyên tắc Kaizen, Toyota từng phải chi một khoản tiền không hề nhỏ cho việc mua sắm chúng nhưng sau đó thì người ta đã phát hiện ra cách chế tạo nó bằng cách lắp thêm động cơ vào các bộ phận đã có sẵn trên dây chuyền sản xuất. Nhờ vậy mà chi phí mua xe chở hàng giảm xuống hơn một nửa tính ra đã tiết kiệm được 3000 USD cho mỗi chiếc xe.

2.2. Lợi ích của Kaizen trong học tập

Phương pháp Kaizen trong học tập khá đa dạng, bao gồm: Mỗi ngày một câu hỏi, hành động liên tục trong ngày, đơn giản hoá vấn đề, tự thưởng cho bản thân, trân trọng từng hạnh phúc nhỏ bằng cuốn sổ mang tên “hạnh phúc”.

Phương pháp Kaizen trong học tập thực sự đem lại hiệu quả bất ngờ cho cá nhân hay tổ chức áp dụng, chính vì vậy mà bạn có thể dễ dàng nhìn thấy nó được thịnh hành ở nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới.

Tất cả những bước làm trong phương pháp Kaizen đều đã được nghiên cứu và chứng minh về tác dụng, cho nên khi học tập và ôn thi theo những nguyên tắc này thì bạn sẽ sớm đạt được hiệu quả như mong muốn.

3. 10 nguyên tắc kaizen mà bạn nên nằm lòng

Nếu bạn đã xác định triển khai theo phương pháp Kaizen thì dù bất cứ hoàn cảnh nào hay thời đại nào bạn vẫn phải tuân thủ và áp dụng theo 10 nguyên tắc mà tôi sắp chia sẻ sau đây.

3.1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng

Nguyên tắc: sản phẩm hoặc dịch vụ được định hướng theo thị trường và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

Mục tiêu: tập trung vào chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại nhằm đưa đến sự hài lòng cho người tiêu dùng

Loại bỏ hết những hoạt động không phục vụ cho khách hàng.

3.2. Nguyên tắc Kaizen - không ngừng cải tiến

Nguyên tắc: “hoàn thành” không có nghĩa là đã kết thúc công việc mà nó chỉ là kết thúc một giai đoạn này trước khi chuyển sang giai đoạn khác. Về tương lai khách hàng sẽ có những đòi hỏi cao hơn về sản phẩm và dịch vụ, chiến lược cải tiến sản phẩm giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc so với sản xuất những sản phẩm mới và chiến lược này cần có sự chuẩn bị chu đáo và cẩn thận.

3.3. Xây dựng văn hóa không đổ lỗi

Nguyên tắc Kaizen: Những người được giao nhiệm vụ phải có trách nhiệm hoàn thành để trong trường hợp mắc sai lầm quy được trách nhiệm đúng đắn

Không được đổ lỗi cho bất kỳ lý do gì không chính đáng ( ví dụ: thời tiết, tắc đường…)

Mỗi cá nhân cần phát huy hết năng lực bản thân để cùng nhau làm việc vì mục đích của tập thể. 

3.4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Nguyên tắc: xây dựng một môi trường văn hóa doanh nghiệp mở, nhân viên nhìn thẳng vào những sai sót của bản thân, chỉ ra những điểm yếu để nhận sự giúp đỡ kịp thời từ đồng nghiệp và cấp trên.

Xây dựng tốt mạng truyền thông của nội bộ để nhân viên có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời. 

3.5. Khuyến khích làm việc nhóm - teamwork

Nguyên tắc Kaizen: Xây dựng nhân sự của công ty theo hướng thành lập các nhóm làm việc hiệu quả

Phân nhiệm vụ, chức vụ rõ ràng trong các nhóm: leader cần phải có năng lực lãnh đạo, thành viên cần có sự nhiệt huyết, nỗ lực cũng như tự trau dồi bản thân, tôn trọng uy tín và tính cách của mỗi thành viên.

3.6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án

Nguyên tắc: kết hợp nhân lực ở các bộ phận, phòng ban trong công ty để hoàn thành dự án nếu cần thiết thì tận dụng nhân lực ở bên ngoài.

3.7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn

Nguyên tắc: Không được phép tạo nên các mối quan hệ tiếu cực ( đối đầu, kẻ thù, chia bè phái)

Đầu tư vào các khóa đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên ở toàn công ty

Xây dựng EVP cho doanh nghiệp, tạo được niềm tin cũng như lòng trung thành trong nhân viên đối với công ty.

3.8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Nguyên tắc: Tự giác tuân theo các quy định của công ty

Chấp nhận hy sinh lợi ích cá nhân để hướng tới tầm nhìn của công ty, đặt lợi ích công ty lên trên hết.

3.9. Thông tin đến mọi nhân viên - nguyên tắc Kaizen cần nhớ

 Nguyên tắc: nếu không nắm bắt được tình hình của công ty thì nhân viên không thể đạt kết quả cao trong công việc.

Thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Duy trì việc chia sẻ thông tin đến tất cả các thành viên trong công ty.

3.10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc

 Nguyên tắc: Triển khai các phương án đào tạo đội ngũ nhân viên

- Đề cao trách nhiệm cá nhân trong mọi công việc dù là nhỏ nhất.

- Phân trách nhiệm cụ thể cho các nhân viên trong các dự án

- Phát huy được khả năng tự chủ và tự quyết đoán của nhân viên

- Khuyến khích các nhân viên đưa ra các ý kiến phản hồi

- Khen ngợi các cá nhân xuất sắc một cách kịp thời.

4. Tìm hiểu quy trình tiến hành phương pháp Kaizen

Chỉ sử dụng nguyên tắc Kaizen ở các bộ phận chuyên môn hay dây chuyền sản xuất thực sự cần thiết, hãy thử áp dụng Kaizen trong sản xuất ở một điểm nhất định, sau đó mới đến nhóm rồi phòng ban cuối cùng mới đến quy mô toàn công ty. 

Bước 1: Lựa chọn phạm vi áp dụng nguyên tắc Kaizen

Chỉ sử dụng Kaizen ở các bộ phận chuyên môn hay dây chuyền sản xuất thực sự cần thiết, hãy thử áp dụng Kaizen ở một điểm nhất định, sau đó mới đến nhóm rồi phòng ban cuối cùng mới đến quy mô toàn công ty. 

Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Trước khi áp dụng Kaizen các doanh nghiệp cần hết sức sáng suốt khi đưa ra các quyết định, cần đánh giá đúng thực trạng hiện tạo của doanh nghiệp để từ đó thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh thực hiện một cách dở dang bởi những vấn đề như không đủ nhân lực, đi không đúng hướng,… 

Triển khai Kaizen không tốn quá nhiều chi phí của doanh nghiệp vì nó vốn dĩ không phải là công nghệ 4.0 phục vụ cho các phòng ban mà đó chỉ là một triết lý quản lý, Kaizen không đòi hỏi vốn đầu tư nhiều nhưng lại cần sự cam kết cũng như sự nỗ lực dài hạn của công ty. Hãy chuẩn bị tinh thần cho tất cả các nhân viên của bạn trước khi đưa ra bất kỳ một quyết định nào.

Bước 3: Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

Sau khi đã đánh giá được doanh nghiệp thì hãy ngồi lại bàn bạc với nhau hãy xác định xem đâu là nguyên nhân của những vấn đề mà công ty bạn đang gặp phải ví dụ tại thời điểm này hàng tồn kho của công ty rất nhiều vậy lý do là gì, lỗi do chất lượng của sản phẩm hay do quá trình vận chuyển, phân phối? Các con số thống kê sẽ là câu trả lời rõ ràng nhất cho các bạn.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện

Lỗi ở đâu thì cải tiến ở đó, một khi đã biết được nguyên nhân ở đâu thì bạn hãy đề xuất các giải pháp, các bạn cần lưu ý là những giải pháp này cần được dựa trên các dữ liệu đã có và có thể đo lường được kết quả.

Bước 5: Thực hiện biện pháp

Đây chính là lúc bạn sử dụng nguyên tắc Kaizen, trong quá trình thực hiện các cấp quản lý cùng những người có liên quan phải thường xuyên thu thập các thông tin, giám sát quá trình áp dụng triết lý Kaizen vào công ty.  

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

Measurable là một trong 5 tiêu chí của mục tiêu SMART giúp xác định giải pháp Kaizen thích hợp. Vì vậy ở bước này các bạn hãy thực hiện việc thu thập dữ liệu quen thuộc. 

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Trong quá trình chờ kết quả các bạn có thể sẽ nhận ra các nhược điểm của Kaizen khi áp dụng vào công ty, nếu như các bạn phát hiện được những thiếu sót nào cần nhanh chóng khắc phục và tối ưu lại.

Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo

Khi triển khai nguyên tắc Kaizen các bạn tuyệt đối không được nóng vội, hãy kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và từ đó rút ra kinh nghiệm, chẳng có bài học mang tính quốc tế nào có giá trị thực tiễn tốt hơn bài học chính doanh nghiệp của bạn đã trải qua. 

5. Bí quyết áp dụng triết lý Kaizen hiệu quả cho doanh nghiệp

Phương pháp Kaizen là gì chính là thắc mắc của nhiều người khi tìm hiểu về Kaizen, nhất là khi đã nắm rõ trong tay những thông tin hữu ích vừa rồi. Để làm rõ phương pháp Kaizen là gì, mời bạn theo dõi những thông tin dưới đây:

5.1. Phương pháp 5S - Dọn vệ sinh kiểu hiện đại 5S

Một điều cơ bản của triết lý Kaizen được phát minh bởi người Nhật là phương pháp 5S, đây là phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc để nâng cao ý thức tự giác của nhân viên, nó mang lại những kết quả khá trực quan nên được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp. 

5S ra đời với niềm tin rằng sức mạnh của con người là vô hạn và những sự cải tiến đều được bắt nguồn từ những thứ nhỏ nhất. 5S được bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật, cụ thể là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi triết lý Kaizen dần phổ biến thì 5S được dịch thành các từ khác nhau: 

- Seiri (Sort - Sàng lọc): giữ lại những thứ hữu dụng cho công việc và loại bỏ những gì không cần thiết

- Seiton (Straighten - Sắp xếp): sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo những tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại

- Seiso (Shine - Sạch sẽ): dọn dẹp sạch sẽ nơi làm việc để giảm thiểu tai nạn rủi ro, tránh bụi bẩn máy móc

- Seiketsu (Standardize - Săn sóc): Mục tiêu của 4S là tiêu chuẩn hóa và duy trì các hoạt động 3S ở phía trên được lâu dài chứ không phải là ngẫu hứng nhất thời

- Shitsuke (Sustain - Sẵn sàng): hình thành thói quen chủ động tham gia thực hiện 5S cho các thành viên trong công ty.

5.2. Thay đổi góc nhìn về khái niệm được việc

Mục tiêu của nguyên tắc Kaizen là muốn mọi người vừa làm việc nhẹ nhàng vừa đạt được năng suất cao, bởi vậy khái niệm “được việc” không phải là suốt ngày đầu tắt mặt tối làm việc không biết giờ giấc. Với tư cách nhà quản lý, các bạn có thể hướng cho nhân viên của mình chia nhỏ các công việc, việc này sẽ giúp loại bỏ những công việc dư thừa và tập trung vào những việc mang lại giá trị cao.

5.3. Thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen

Xét theo quy mô của doanh nghiệp, khi công ty gặp khủng hoảng thì Kaizen là giải pháp bắt buộc, còn lúc mọi thứ đang trên đà tăng trưởng thì Kaizen là chiến lược đột phá, theo đúng nguyên tắc thì bạn có thể giữ nguyên một bộ phận và Kaizen những bộ phận khác miễn sao đảm bảo được giá trị cốt lõi của vấn đề.

Nguyên tắc Kaizen là gì, phương pháp Kaizen là gì cùng 10 nguyên tắc của Kaizen đã được làm rõ. Không chỉ doanh nghiệp, mỗi cá nhân cũng có thể áp dụng triết lý Kaizen để tránh sự nhàm chán, nhân viên của bạn có thể luyện tập những kỹ năng tư duy trong xử lý công việc bằng Kaizen, mong rằng bài chia sẻ trên sẽ giúp cho các doanh nghiệp có những kiến thức nhất định để có những hướng đi đúng đắn nhất.