1. Các bước viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

1.1. Xác định bố cục đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

Bước đầu tiên trong quy trình viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh chính là xác định bố cục lá đơn. Mục đích của việc xác định bố cục chính là đảm bảo bạn không bỏ sót bất cứ đầu mục quan trọng nào của lá đơn. Bên cạnh đó, nếu bạn viết tay đơn xin nghỉ việc, xác định bố cục và lên dàn ý giúp bạn viết đơn nhanh chóng hơn, tránh việc phải viết đi viết lại nhiều lần gây mất thời gian.

Một lá đơn xin việc tiếng Anh cũng giống như một bài văn vậy, bố cục gồm 3 phần chính: Tiêu đề (mở đầu), nội dung chính (thân đơn), phần cuối (kết đơn).

1.2. Viết phần tiêu đề đơn xin nghỉ việc tiếng Anh như thế nào?

Phần tiêu đề trong đơn xin nghỉ việc tiếng Anh gồm hai nội dung chính. Đầu tiên, bạn cần viết tên người nhận đơn theo cấu trúc: “Dear Mr. /Mrs. …” Đây có thể là quản lý, giám đốc,… người trực tiếp quản lý bạn. Khác với đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Việt theo dạng văn bản hành chính, bạn không cần phải viết đơn gửi tới bộ phận Hành chính nhân sự hay Ban giám đốc của công ty.

Tiếp theo, bạn cần nêu thông tin cá nhân của bạn và ngày gửi thư. Thông tin cá nhân chỉ nên bao gồm họ và tên và vị trí làm việc của bạn. Ví dụ như sau:

“ My name is Nguyen Phan Viet Anh

I’m working as a Content Creator at Marketing department”

1.3. Trình bày nội dung chính đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

Phần thân và cũng là nội dung chính trong đơn nghỉ việc thường có 3 ý chính cần hoàn thiện như sau:

- Lời mở đầu

Khác với văn bản hành chính của Việt Nam trình bày ngay lý do viết đơn tại phần thân đơn, trong đơn xin việc tiếng Anh bạn cần gửi lời cảm ơn tới công ty trước khi nêu ra lý do là xin nghỉ việc. Đây là văn hoá thường gặp của người nước ngoài. Tham khảo ngay gợi ý sau:

"During the last three year, I have a chance to work as a Content Creator in your team. This position has provided me with invaluable experience. In working period, I have received dedicated and professional guidance from you - the direct instructor. Besides that I have had the opportunity to work with wonderfull colleagues, who always support me when I have problem. I tremendously appreciate all the time I have in this ABC company!"

(Tạm dịch:”Trong suốt 3 năm làm việc vừa qua, tôi có cơ hội được làm việc như là một người sáng tạo nội dung trong team của ngài. Vị trí này đã cho tôi nhiều kinh nghiệm quý báu. Trong suốt thời gian làm việc, tôi nhận được sự hướng dẫn chu đáo và chuyên nghiệp từ ngài – người trực tiếp hướng dẫn. Bên cạnh đó, tôi còn có cơ hội được làm việc cùng những đồng nghiệp tuyệt vời, những người luôn giúp đỡ tôi khi tôi có vấn đề. Tôi vô cùng trân trọng tất cả thời gian tôi đã có tại công ty ABC này!”)

- Nêu lý do xin nghỉ việc

Bạn hãy trình bày hoàn cảnh, lý do khiến bạn phải đưa ra quyết định nghỉ việc này. Tham khảo ví dụ sau đây:

“I had to make the difficult decision to resign. I was recently awarded a PhD scholarship in the USA, which will assist me in my future career. This is such a once-in-a-lifetime opportunity that I am unable to pass. As a result, I'll have to leave my current work to concentrate on my academic progress.”

(Tạm dịch: “Tôi đã phải đưa ra quyết định khó khăn là từ chức. Gần đây tôi đã được nhận học bổng Tiến sĩ tại Hoa Kỳ, học bổng này sẽ hỗ trợ tôi trong sự nghiệp tương lai. Đây là cơ hội chỉ có một lần trong đời mà tôi không thể bỏ qua. Do đó, tôi sẽ phải rời bỏ công việc hiện tại để tập trung vào quá trình học tập của mình.”)

Tiếp theo, bạn hãy đưa ra quyết định xin nghỉ chính thức và thời gian nghỉ việc. Bạn cần xin nghỉ trước ngày nghỉ chính thức 30 – 45 ngày. Vì thế, hãy tìm hiểu kỹ những quy định của công ty để đưa ra thời gian nghỉ việc hợp lý

“I'm writing to advise you that I'm resigning from this position, effective November 15, 2022.”

(Tạm dịch: “Tôi viết đơn này để báo cho ngày biết tôi xin từ chức vị trí này, chính thức từ ngày 15 tháng 11 năm 2022.”)

- Cam kết bàn giao hoặc hoàn thiện công việc 

Trước khi chính thức nghỉ việc, bạn cần đảm bảo mình thực hiện việc bàn giao công việc cho người có liên quan, đồng thời hoàn thiện đầy đủ những công việc được giao.

“I will complete my tasks before leaving, as per our labor contract, and will be available to tutor my replacement if necessary.”

(Tạm dịch: “Tôi sẽ hoàn thành nhiệm vụ của mình trước khi rời đi, theo hợp đồng lao động, và sẽ sẵn sàng hướng dẫn người thay thế tôi nếu cần.”

1.4. Phần cuối đơn xin nghỉ việc tiếng Anh viết ra sao?

Cuối cùng, gửi lời cảm ơn và ký tên, vậy là bạn đã hoàn thiện đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh rồi!

“I want to thank you and the company again for all of the experiences and opportunities. I wish our company continued success in the future!

Sincerely, 

Nguyen Phan Viet Anh.”

(Tạm dịch: “Tôi muốn cảm ơn ngài và công ty một lần nữa vì tất cả những kinh nghiệm và cơ hội. Xin chúc công ty chúng ta tiếp tục thành công trong tương lai!

Trân trọng,

Nguyễn Phan Việt Anh.”)

2. Gợi ý một số từ vựng thường dùng trong đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

Để đơn xin nghỉ việc tiếng Anh của bạn thêm thuyết phục, hãy tham khảo một số gợi ý về từ vựng sau đây của Vieclam123.vn nhé!

- Resign (động từ): nghỉ việc

- Resignation (danh từ): sự nghỉ việc

- Thankful (tính từ): biết ơn

- Coworker/ Colleague (danh từ): đồng nghiệp

- Manager (danh từ): quản lý

- Boss (danh từ): sếp

- Pledge (danh từ): lời cam kết

- Yours faithfully/ Your sincerely: Trân trọng!

3. Cần lưu ý những gì khi viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh?

- Tránh viết tắt

Tương tự như đơn xin nghỉ việc tiếng Việt, đơn xin nghỉ việc tiếng Anh cũng mang màu sắc nghiêm túc và trang trọng. Chính vì thế, bạn cần tránh sử dụng viết tắt trong đơn xin nghỉ việc tiếng Anh. Ví dụ bạn cần viết là “I would like” thay cho “I’d like”, “I am” thay cho “I’m”.

- Cẩn trọng trong chính tả và ngữ pháp

Lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ để lại ấn tượng xấu đối với quản lý của bạn khi bạn xin nghỉ việc, đặc biệt là quản lý người nước ngoài. Chính vì thế, hãy kiểm tra đơn từ của bạn thật cẩn thận trước khi gửi nó tới người nhận nhé!

- Lưu ý trong trình bày

Đơn xin nghỉ việc có thể được viết tay hoặc đánh máy tuỳ theo sở thích của người gửi. Tuy nhiên, cho dù bạn viết đơn theo cách nào, hãy đảm bảo đơn xin nghỉ việc của bạn được trình bày khoa học và sạch sẽ. 

Nếu đánh máy, bạn cần thực hiện căn chỉnh cho hợp lý, ví dụ như căn giữa, cách dòng 1.15 hoặc 1.5. Phông chữ tiêu chuẩn, dễ đọc, dễ nhìn, ví dụ như Times New Roman, Helvetica Neue, Calibri. Kích thước chữ hợp lý, thường là 11 – 13 tuỳ theo độ dài lá đơn của bạn.

Nếu bạn viết tay đơn xin nghỉ việc, lưu ý tuyệt đối không gạch hoặc sử dụng bút xoá, điều này khiến cho lá đơn của bạn trông thật thiếu chuyên nghiệp. Bạn nên viết lại một lá đơn mới nếu gặp phải sai sót trong quá trình viết. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý chỉ sử dụng một màu mực và một nét chữ duy nhất khi viết đơn để đảm báo tính đồng nhất.

Viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh không phải là một vấn đề quá khó, hãy dành thời gian luyện tập để có thể viết được một lá đơn hoàn hảo bạn nhé! Vieclam123.vn hy vọng đã giúp đỡ được bạn với những hướng dẫn cụ thể và chỉ dẫn thực tế trên đây!