Hướng dẫn cách viết CV xin việc Thư ký - trợ lý chuyên nghiệp nhất

  By   Administrator   21/07/2021

Khi xin việc thư ký - trợ lý, ngoài việc chuẩn bị kỹ càng cho mình những hành trang kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm phỏng vấn thì viết CV xin việc thư ký - trợ lý chuyên nghiệp cũng là bước đệm tốt nhất cho ứng viên có thể tiếp cận cơ hội việc làm chất lượng cao. Vậy làm sao để viết được một CV xin việc thư ký - trợ lý chuyên nghiệp? Dưới đây hướng dẫn chi tiết cách viết một CV xin việc chuẩn nhất. Hãy cùng theo dõi nhé!

Xem thêm

1. Giới thiệu CV Thư ký - trợ lý

CV thư ký - trợ lý là loại CV xin việc chuyên dụng cho các vị trí việc làm thư ký, trợ lý trong một công ty, doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh nhất định, trong đó những mô tả từ thông tin cá nhân, trình độ học vấn, chứng chỉ, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, tố chất, sở thích đến mục tiêu nghề nghiệp đều thể hiện sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc thư ký - trợ lý. 

Mỗi CV thư ký - trợ lý được xây dựng hoàn chỉnh sẽ phải là sự phản ánh chân thực nhất hình ảnh của ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển dụng nhân sự thư ký, trợ lý hiện đại.

CV thư ký - trợ lý phản ánh chân thực rằng ứng viên có đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng không
CV thư ký - trợ lý phản ánh chân thực rằng ứng viên có đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng không

2. Cách viết CV xin việc thư ký - trợ lý chi tiết

Một CV thư ký - trợ lý có cấu trúc đầy đủ gồm 9 mục chính như sau:

- Thông tin liên hệ (contact)

- Thông tin cá nhân (about)

- Trình độ học vấn (education) 

- Chứng chỉ (certificate)

- Kỹ năng (skills)

- Kinh nghiệm làm việc (experience)

- Tố chất (qualities)

- Sở thích (hobby)

- Mục tiêu nghề nghiệp (career objectives)

Cách viết CV xin việc thư ký - trợ lý
Cách viết CV xin việc thư ký - trợ lý

2.1. Thông tin liên hệ 

Thông tin liên hệ luôn luôn đứng đầu trong mọi cấu trúc CV, giúp nhà tuyển dụng có thể chủ động liên hệ với ứng viên khi cần thiết (ví dụ khi trao đổi công việc, đặt lịch phỏng vấn).

Thông tin liên hệ sẽ thể hiện được:

- Họ và tên ứng viên (name)

- Ảnh đại diện (avatar)

- Ngày tháng năm sinh (date of birth)

- Số điện thoại liên hệ (telephone number)

- Địa chỉ thư điện tử (email)

- Địa chỉ liên lạc (address)

2.2. Thông tin cá nhân

Tùy vào loại hình nghề nghiệp mà thông tin cá nhân sẽ được trình bày (khai thác) những khía cạnh khác nhau, cơ bản về:

- Giới tính

- Chiều cao

- Cân nặng

- Ngoại hình

- Số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu)

- Ngày cấp

- Nơi cấp

2.3. Trình độ học vấn

Về cơ bản, trình độ học vấn sẽ phải thể hiện được:

- Bằng cấp + trường học (đối với trường trung cấp/ cao đẳng/ đại học)

- Ngành học

- Năm tốt nghiệp

- Xếp loại (không bắt buộc)

- Điểm tích lũy trung bình chung toàn khóa (không bắt buộc)

Lưu ý: Nếu ứng viên ở trình độ học vấn THPT thì chỉ cần cập nhật: “THPT” mà không cần cập nhật tên trường.

Trình độ học vấn cũng là yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng sẽ cân nhắc
Trình độ học vấn cũng là yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng sẽ cân nhắc

 

2.4. Chứng chỉ

Chứng chỉ là một dạng đánh giá năng lực cứng của ứng viên, liên quan đến các năng lực về ngoại ngữ, tin học, nghiệp vụ. Tương ứng với đó sẽ có 3 loại chứng chỉ thông dụng nhất khi cập nhật CV ứng viên là:

- Chứng chỉ ngoại ngữ

- Chứng chỉ tin học

- Chứng chỉ nghiệp vụ (chuyên dụng cho từng ngành nghề)

2.5. Kỹ năng

Kỹ năng skill là cấu trúc bắt buộc mà CV nào cũng cần có.

Thường thì không có một khái niệm đồng nhất về kỹ năng. Tuy nhiên hiểu một cách đơn giản nhất thì kỹ năng chính là việc các bạn có thể vận dụng những kiến thức, hiểu biết được tích lũy trong cuộc sống hoặc năng lực thuộc về tố chất để thực hiện tốt nhất 1 hoạt động nào đó, công việc nào đó hay nghề nghiệp nào đó.

Từ đó có thể chia kỹ năng thành 2 dạng chính:

- Kỹ năng cứng (kỹ năng chuyên ngành, chuyên biệt)

- Kỹ năng mềm

Ngoài ra liên quan đến “kỹ năng” còn có thuật ngữ “kỹ năng sống”. Tuy nhiên kỹ năng sống rất ít khi được cập nhật vào CV xin việc nên các bạn có thể tạm thời bỏ qua kỹ năng sống trong phạm vi bài viết này.

Kỹ năng cứng, kỹ năng mềm rất quan trọng đối với thư ký hay trợ lý
Kỹ năng cứng, kỹ năng mềm rất quan trọng đối với thư ký hay trợ lý

2.6. Kinh nghiệm làm việc

Kinh nghiệm làm việc thực chất là sự phản ánh quá trình làm việc của ứng viên, trả lời cho câu hỏi “bạn đã từng làm những công việc gì”? hay “bạn đã từng làm trợ lý, thư ký bao giờ chưa?”

Thường thì sự phản ánh này có thể được mô tả ở 2 dạng:

- Dạng 1: trình bày sơ lược về quá trình hoạt động theo trình tự thời gian 1 chiều

- Dạng 2: viết kinh nghiệm làm việc theo tổng quỹ thời gian (ví dụ dưới 1 năm kinh nghiệm trợ lý)

2.7. Tố chất

Dù là nội dung không bắt buộc trong cấu trúc CV thông dụng, nhưng tố chất lại cần thiết khi các bạn xin việc thư ký - trợ lý. Do đó nội dung này nên thể hiện được những phẩm chất tốt về ngoại hình, đạo đức, tính cách, khả năng công việc của ứng viên, ví dụ:

- Ngoại hình khá

- Chăm chỉ

- Chịu áp lực công việc tốt

Ngoại hình là thế mạnh khi xin việc thư ký hay trợ lý
Ngoại hình là thế mạnh khi xin việc thư ký hay trợ lý

2.8. Sở thích

Đây cũng thường là nội dung không bắt buộc phải có trong cấu trúc CV thư ký - trợ lý. Tuy nhiên nếu các bạn chọn mẫu CV đầy đủ có cấu trúc này thì có thể cập nhật khoảng 3 sở thích cá nhân nổi bật nhất (nên là những sở thích có tính hỗ trợ cho công việc ứng tuyển)

2.9. Mục tiêu nghề nghiệp

Mục tiêu nghề nghiệp có thể được đặt ở đầu CV (sau thông tin liên hệ) hoặc cuối CV, thể hiện cô đọng nhất định hướng công việc của người lao động cho vị trí công việc ứng tuyển mới.

Thông qua mục tiêu nghề nghiệp, nhà tuyển dụng thường đánh giá sơ bộ khả năng làm việc cũng như mức độ gắn bó của ứng viên với công việc.

Ngoài ra, một số mẫu CV có thiết kế đơn giản hơn có thể lược bỏ những cấu trúc hỗ trợ, ví dụ như: tố chất, sở thích, thông tin cá nhân, … 

3. Một vài lưu ý quan trọng khi viết CV Thư ký - trợ lý mà ứng viên cần quan tâm

Các lỗi cơ bản khi viết CV thư ký - trợ lý khiến bạn bị loại khỏi cuộc chơi
Các lỗi cơ bản khi viết CV thư ký - trợ lý khiến bạn bị loại khỏi cuộc chơi

Viết CV online là cách thức viết CV nhanh nhất với nhiều mẫu CV được tạo sẵn, thiết kế đa dạng đáp ứng yêu cầu phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng khác nhau. Tuy nhiên có lẽ cũng chính vì như vậy mà khi viết CV các bạn càng phải lưu ý đến một vài thủ thuật hay bí kíp viết để đạt hiệu quả sử dụng cao, tránh tình trạng “mặc đồng phục cho CV”.

3.1. Về thông tin cá nhân

Chắc chắn rằng thông tin cá nhân của mỗi người là không giống nhau. Trong mục này các bạn chỉ cần liệt kê thông tin (họ  tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ, …) để đảm bảo tính chính xác, mục đích là cung cấp thông tin cho người đọc, không dài dòng lan man. Không viết những thông tin không cần thiết.

3.2. Về trình độ học vấn

Mục này sẽ thể hiện những nội dung chính về bằng cấp, chuyên môn của các bạn.

Nếu ở trình độ phổ thông, bạn chỉ cần viết “THPT”, không cần viết đầy đủ tên trường học, năm tốt nghiệp.

Nếu ở trình độ cao đẳng/ đại học/ sau đại học (thường thì cũng không cần thiết đến trình độ sau đại học), bạn cần viết tên trường, chuyên ngành học, năm tốt nghiệp, xếp loại, … Vì xếp loại, điểm tích lũy toàn khóa không phải là mục bắt buộc trong CV nên ưu tiên viết vào CV nếu xếp loại giỏi, xuất sắc, xếp loại trung bình bạn có thể bỏ qua.

3.3. Về kỹ năng 

Kỹ năng rất quan trọng đối với người làm thư ký, trợ lý, nếu không muốn nói là quan trọng nhất. Do đó khi viết mục này, cách thông minh hơn cả là bạn hãy đi tìm câu trả lời cho câu hỏi “Thư ký, trợ lý cần có kỹ năng gì?” thay vì trả lời cho câu hỏi “Bạn có những kỹ năng gì?”

3.4. Viết kinh nghiệm làm việc

Kinh nghiệm làm việc là mục dễ viết nhất cho những người đã có kinh nghiệm. Nằm trong nhóm đối tượng này, bạn chỉ cần trình bày quá trình hoạt động, công tác, làm việc của mình trong nghề thư ký - trợ lý hoặc liên quan.

Vậy một câu hỏi đặt ra là đối với những người chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc không có kinh nghiệm (ví dụ như sinh viên mới ra trường) thì sẽ viết ra sao cho hiệu quả?

Cách 1: Nếu xây dựng kinh nghiệm theo trình tự thời gian, bạn có thể liệt kê những công việc part time, việc làm thêm, dự án tham gia, ...

Cách 2: Thông minh nhất, khi chưa có nhiều kinh nghiệm bạn có thể mô tả kinh nghiệm làm việc dưới dạng tổng quỹ thời gian kinh nghiệm: “kinh nghiệm trợ lý dưới 1 năm”, “kinh nghiệm thư ký trên 6 tháng”, …

3.5. Viết mục tiêu nghề nghiệp

Mỗi cá nhân sẽ có mục tiêu công việc không giống nhau. Do đó thay vì tham khảo mẫu mục tiêu của người khác, bạn có thể tự xây dựng mục tiêu công việc cho mình bằng cách trả lời cho câu hỏi: “định hướng cho công việc sắp tới là gì?”. Bạn cũng cần xác định mình mong muốn đạt được gì ở công việc, xây dựng kế hoạch, ý chí tiến thủ, …

Khi viết CV, rất nhiều ứng viên thường không chú trọng phần này vì cho rằng không cần thiết, tuy nhiên trong thực tế Nhà tuyển dụng sẽ nhìn vào mục tiêu công việc để xác định khả năng gắn bó của ứng viên, định hướng công việc cũng như ý chí cá nhân.

4. Kết Luận

Cuối cùng, dù chưa phải là tất cả nhưng hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây của Vieclam123.vn đã giúp các bạn phần nào nắm bắt sơ bộ những bí quyết tạo CV thư ký - trợ lý chuyên nghiệp nhất. Để sử dụng miễn phí tất cả các thiết kế CV có sẵn trên Vieclam123.vn, bạn vui lòng truy cập vào trang thông tin chính thức của chúng tôi theo địa chỉ: https://vieclam123.vn/. Cảm ơn vì đã đồng hành!

© 2019 vieclam123 All rights reserved

Hotline

0869.154.226